Web Conferencing im Unternehmen erfolgreich einführen

Fachartikel – FCT Akademie GmbH
Executive Summary: Web Conferencing eröffnet zahlreiche neue Möglichkeiten der Kommunikation und Zusammenarbeit über Distanzen. Allerdings werden diese Möglichkeiten in vielen Fällen nicht umgesetzt, so dass sich der Nutzen von Web Conferencing nur beschränkt einstellt. In diesem Whitepaper wird aufgezeigt, wie Web Conferencing erfolgreich eingeführt oder genutzt wird. Nach einer Einführung in Web Conferencing wird die derzeitige Situation vieler Betriebe bezogen auf Web Conferencing dargestellt. Weiterhin werden die Erfolgsfaktoren der Einführung von Web Conferencing beschrieben und wichtige Elemente einer Web-Conferencing-Strategie erläutert.

1. Einführung in das Thema

Was ist das eigentlich – „Web Conferencing“? Wie häufig in der IT-Welt und im Internet wird auch der Begriff „Web Conferencing“ nicht einheitlich verwendet. So wird nicht selten von „Web Meeting“, „Web Collaboration“ oder auch „Realtime Collaboration“ gesprochen. Kommt der Schulungs- und Trainingsaspekt mit ins Spiel, findet man oft auch die Bezeichnung „Webinar“. Zahlreiche weitere Begriffe verwirren den Interessenten an dieser Methodik noch mehr.

In diesem Whitepaper wird Web Conferencing bzw. Webkonferenz in seiner ganz allgemeinen Bedeutung verwendet.

„Web Conferencing ist eine Methode, um Besprechungen, Präsentation, Vorträge und Schulungen über das Internet abzuwickeln, wobei die Teilnehmer an der Webkonferenz mehr oder weniger stark kommunizieren und interagieren.“

Die Teilnehmer einer Webkonferenz sind über einen PC und das Internet miteinander verbunden. In Abhängigkeit von der eingesetzten Software haben sie zahlreiche Möglichkeiten der Kommunikation und Zusammenarbeit, von denen hier die wichtigsten genannt werden.

  • Das grundlegende Kommunikationsmittel ist die Sprache. Die Sprachkommunikation kann dabei integrierter Bestandteil der Webkonferenz unter Verwendung eines Headsets (Kopfhörer mit Mikrofon) sein, sie kann aber auch über eine parallele Telefonkonferenz erfolgen.
  • In vielen Fällen wird die Kommunikation durch die Möglichkeit zur Videokonferenz unterstützt.
  • Die Teilnehmer haben ein elektronisches Whiteboard zur Verfügung, das mit einem klassischen Flipchart vergleichbar ist. Zahlreiche Werkzeuge erlauben vielfältiges Arbeiten am Whiteboard. Die Möglichkeiten sind dem klassischen Flipchart weit überlegen.
  • In einer Web Conference können Inhalte in unterschiedlichen Formaten präsentiert werden. Diese reichen von einfachen Powerpoint-Präsentationen bis hin zu Video-Sequenzen.
  • Über Application Sharing können die Teilnehmer gemeinsam Dokumente erstellen und bearbeiten. Hierzu stellt ein Teilnehmer seine Anwendung, z.B. Word, Excel, Grafikprogramme, etc. den anderen Teilnehmern zur Verfügung, die dann über das Web auf diese Programme zugreifen können.
  • Zahlreiche Funktionen ermöglichen eine sehr interaktive Kommunikation und Zusammenarbeit. Dies reicht von schnellen Abstimmungen bis zur Zusammenarbeit an komplexen Projektthemen.

Viele weitere Funktionen machen Web Conferencing zu einem hervorragenden und dennoch einfach zu bedienenden Instrument, das sich nicht nur auf die verteilte Zusammenarbeit konzentriert, sondern eine Vielzahl weiterer Einsatzmöglichkeiten bietet, z.B.

  • rasche Abstimmungen und Entscheidungen
  • Rückgriff auf geographisch entfernte Experten
  • Verbesserung von Prozessen, die sich über mehrere Standorte erstrecken
  • professionelle Vorbereitung von Präsenztreffen
  • Durchführung innovativer Schulungen
  • aktives Wissensmanagement
  • Steigerung der Kreativitäts- und Innovationskraft
  • Verbesserung von Projektergebnissen durch intensive Kommunikation und Zusammenarbeit
  • Vermeidung von Kosten durch Doppelarbeiten an unterschiedlichen Standorten
  • Beziehungspflege in verteilten Teams

und vieles mehr.

2. Web Conferencing in der Praxis – eine Situationsbeschreibung

siehe Link zu weiteren Informationen / Download

erstellt am: 27.01.2012


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