Assistenten Was würden Chefs nur ohne sie tun?

Aufgaben und die daraus resultierenden Anforderungen an den Assistenten

Die Assistenten übernehmen heute immer mehr die Rolle des Co-Managers, weil sie mehr Verantwortung tragen und eigene Aufgaben wahrnehmen. Sie organisieren Teamevents, Weiterbildungs- oder Ausbildungsprogramme und andere Projekte, die früher noch ihr Vorgesetzter erledigt hat. Das wertet die Position der Assistenten auf und macht sie zu Allroundtalenten im Büro.

Da sie direkt mit den mächtigsten Menschen im Unternehmen zu tun haben, werden hohe Anforderungen an sie gestellt. Kein Mitarbeiter kommt so nah an die Führungsspitze heran wie sie. Die wichtigsten Eigenschaften sind in einer solchen Position Loyalität und Diskretion. Angesichts ihrer Stellung ist es selbstverständlich, dass es sich hierbei um eine absolute Vertrauensposition handelt.

Die Assistenten bereiten zum Beispiel Reden des Vorstands sowie Aufsichtsrats- und Gremiensitzungen vor. Sie bearbeiten vertrauliche, teils auch delikate Personalangelegenheiten, die aus bestimmten Gründen nicht in der Personalabteilung des Unternehmens bearbeitet werden sollen.

Die Assistenten arbeiten aktiv und gestaltend in zukunftsweisenden und weichenstellenden Projekten mit, die die Unternehmensstruktur betreffen. Auch für die Revision bestimmter Vorgänge sind sie verantwortlich.

Im Verhältnis zu ihrem Chef können sie verschiedene Rollen einnehmen. Dabei bestimmt der Vorgesetzte, wie er seinen Assistenten gerade sieht und anspricht:

• Der Geschäftsführer oder Vorstand seinen Assistenten,
• der persönliche Vorgesetzte seinen Mitarbeiter,
• der Mensch den Menschen,
• der Ratsuchende den Fachmann oder
• der Erfahrene den Schüler.

Die Qualifikation eines Assistenten

Ein gut qualifizierter Assistent muss in der Lage sein, ein anspruchsvolles Sekretariat selbstständig und souverän zu managen. Dazu gehört auch die Postbearbeitung. Er muss die Post für den Unternehmensleiter vorsortieren und in Prioritäten einteilen. Weiterhin sollte der Assistent jeweils das Wichtigste kurz zusammenfassen können, damit der Chef nicht jedes Schriftstück komplett durchlesen muss.

Wenn Assistenten sich nicht mit der Postbearbeitung abgeben möchten, weil es eine anspruchslose Tätigkeit ist, sollten sie sich über Folgendes klar werden:

• Der Assistent persönlich – nicht etwa eine Führungskraft – hat diese Aufgabe direkt vom Vorsitzenden erhalten.
• Er ist der „Kümmerer“ und dafür verantwortlich, die Informationen zu beschaffen, Unteraufträge zu veranlassen und so weiter.
• Er hat unternehmerische Freiheit. Der Chef hat nichts vorgeschrieben, sondern baut auf seine Intelligenz.

Mehrsprachigkeit ist auch eine Voraussetzung, die der Assistent oft erfüllen muss - sowohl schriftlich als auch mündlich. Tipp für Assistenten: Lesen Sie täglich ein bis zwei internationale fremdsprachige Zeitungen oder Zeitschriften. Das hält den Wortschatz frisch. Der Nebeneffekt: Sie bleiben auf dem Laufenden, was das internationale Wirtschaftsleben betrifft.

Erfahrungen in Mitarbeiterführung sind in größeren Sekretariaten des Vorstands unerlässlich, da der Assistent des Vorstands häufig von weiteren Mitarbeitern mit Sachbearbeitungsfunktion in bestimmten Aufgabenbereichen unterstützt wird.

Als Soft Skills sollten Assistenten von Führungskräften über ein ausgeprägtes Zahlenverständnis und eine überdurchschnittliche Analysefähigkeit verfügen, da sie auch Geschäftsberichte mit Geschäftszahlen für den Vorstand oder Geschäftsführer im Vorfeld analysieren müssen. Darüber hinaus sollten sie außerordentliche Einsatzbereitschaft mitbringen und sich mit dem Unternehmen und den Verantwortlichen identifizieren können. Die Bereitschaft zu Überstunden darf auch keinesfalls fehlen. Des Weiteren sind gute Umgangsformen wie Höflichkeit, gutes Benehmen unverzichtbare Voraussetzungen.