Assistenten Was würden Chefs nur ohne sie tun?

Der Großteil der Assistenten ist also zufrieden. Sollte es dennoch einmal Probleme in der Zusammenarbeit geben, hier ein paar Tipps, wie Sie diese lösen können:

• Widerruf bereits getroffener Entscheidungen: Besprechen Sie alle wichtigen Projekte frühzeitig. Dann haben Sie genügend Zeit, auf geänderte Entscheidungen zu reagieren.
• Seltenes Lob: Bitten Sie Ihren Chef, ein Feedbackgespräch mit Ihnen zu führen.
• Druck wird nach unten weitergegeben: Läuft das Geschäft schlecht, steigt der Druck des Chefs. Dieser gibt die Belastung oft an die Assistenten weiter. Auch hier hilft ein klärendes Gespräch. Aber beachten Sie dabei die Gesprächsregeln.
• Verhalten des Chefs: Ihr Chef verhält sich seltsam. Versuchen Sie sich in die Position Ihres Chefs und die aktuelle Situation zu versetzen. Wenn Sie dann sein Verhalten immer noch nicht verstehen oder einordnen können, dann ist es eben so. Aber das Beste in dieser Situation: Belasten Sie ihn nicht mit weiteren Problemen. Seien Sie eine Entlastung, indem Sie ihm so viel wie möglich abnehmen.

Wie wird man eigentlich Assistent und welche Karriereaussichten gibt es?

Eine klassische Berufsausbildung zum Assistenten der Geschäftsführung gibt es nicht. Eine gute Grundlage ist beispielsweise eine kaufmännische Ausbildung. Danach ein betriebswirtschaftliches oder juristisches Studium oder eine Weiterbildung je nach Branche.

Durch mehrjährige Tätigkeit in einem Unternehmen und auffallend gute Leistungen kann man es jedoch auch bis ins Vorzimmer des Vorstands schaffen. Doch die Konkurrenz schläft nicht. Die begehrten Jobs als Assistent sind meist nicht einfach zu bekommen, denn ein Einstiegsgehalt von bis zu 50.000 Euro im Jahr möchten viele haben.

Die passenden Stellen finden zukünftige Assistenten in Tageszeitungen wie der Frankfurter Allgemeinen Zeitung oder in Jobbörsen im Internet. Viele derartige Stellen werden aber oft betriebsintern besetzt, weshalb es zunächst schwer ist, in einem Unternehmen gleich mit der Position des Assistenten der Geschäftsleitung zu beginnen. Der Grund dafür ist, dass der zukünftige Assistent sich bestens mit dem Unternehmen und den Strukturen auskennen muss. Um richtiges Insider-Wissen aufzubauen, sollte ein Mitarbeiter bereits zwei bis drei Jahre im Unternehmen beschäftigt gewesen sein. Ein guter Einstieg ist zum Beispiel ein Trainee-Programm, in dem junge Absolventen verschiedene Abteilungen durchlaufen.

Wer sich allerdings eine Anstellung ergattern konnte, für den sind die Karriereperspektiven jedenfalls hervorragend. Denn niemand lernt mehr über Unternehmensführung als der direkte Assistent der Unternehmensleitung, der in die strategischen Entscheidungen einbezogen wird. Dies sind die besten Voraussetzungen, selbst zum Geschäftsführer befördert zu werden oder zumindest in eine Führungsposition. Schon bei der Personalauswahl werden die meisten Assistenten daraufhin überprüft, ob sie Potenzial für eine Führungsaufgabe haben. Wer sich durch eigene Projekte profiliert, kann bereits nach zwei bis drei Jahren in eine verantwortungsvolle Position im Unternehmen aufsteigen.

Außerdem knüpft der Assistent viele Kontakte zu den Mitarbeitern in anderen Abteilungen im Unternehmen und kann dadurch entsprechend schnell Netzwerke aufbauen, was der Karriere sehr förderlich ist.

Assistenten sind krisenfester als andere

Einer weiteren Studie von OfficeTeam Interim zufolge waren die deutschen Fachkräfte im Büro- und Assistenzbereich wenig von der Finanz- und Wirtschaftskrise 2009 betroffen. Es wurden insgesamt 2.857 Co-Manager in sieben Ländern befragt. Viele Assistenten sahen sich in ihrem Arbeitsumfeld nicht direkt durch die wirtschaftliche Situation beeinflusst. 45 Prozent der Befragten in Deutschland gaben an, die Auswirkungen des angeschlagenen Finanzsystems selbst nicht zu spüren. Diejenigen, die Veränderungen bemerkten, beklagten sich in erster Linie über:

• Stress (28 Prozent),
• Motivationsverlust (18 Prozent) und
• Überstunden (14 Prozent).

Doch trotz der wenig spürbaren Konsequenzen der damaligen Wirtschaftslage denken deutsche Office-Fachkräfte zukunftsorientiert und treffen Vorsorgemaßnahmen. Viele Assistenten sichern sich ab: 35 Prozent der Befragten gaben an, Weiterbildungsprogramme in Anspruch zu nehmen oder an Schulungen teilzunehmen und sich so vor möglichen Rezessionsfalle zu schützen. Karl-Joachim Brand, Business Director bei OfficeTeam Interim, erläutert die Ergebnisse der Studie so:

„Die Krise ist für viele Assistenten glücklicherweise noch nicht präsent. Trotzdem bereiten sie sich auf den Ernstfall vor und investieren in ihre Weiterbildung. Diese ist mehr denn je ein wichtiges Entscheidungskriterium in Personalfragen und nicht nur ein Benefit wie in wirtschaftlich stabilen Zeiten. Fachliche Qualifikation hat für Personaler absolute Priorität und der Bedarf an Fachkräften wird auch in Zukunft weiter steigen.“

In diesem Sinne: Bleiben Sie am Ball und nutzen Sie die Möglichkeiten zur Weiterbildung. Denn das lohnt sich gerade in wirtschaftlich guten Zeiten.

Der wirtschaftliche Aufschwung 2011 kommt da gerade richtig: 45 Prozent der deutschen Arbeitgeber wollen neue Mitarbeiter im administrativen Bereich einstellen. Das ist ein Ergebnis des aktuellen Administrative Hiring Index, für den OfficeTeam 2011 über 1.200 Personalmanager in elf Ländern befragte. Um die Karrieremöglichkeiten von Assistenzkräften steht es momentan also gut: 83 Prozent der Befragten haben Schwierigkeiten, qualifizierte Fachkräfte zu finden. Besonders Personal Assistants, die Assistenten für das Management, sind rar.