Gesprächsführung So funktioniert die Kommunikation mit dem Chef

Gespräche zwischen Chef und Mitarbeiter sind manchmal problematisch, aufgrund der unterschiedlichen Machtverhältnisse beziehungsweise der Hierarchie. Die Mitarbeiter sind sich unsicher, weil sie nicht wissen, wie weit sie gehen dürfen oder müssen und wie sie Unzufriedenheiten und Probleme ansprechen sollen. So mancher denkt auch: „Ich spreche meinen Chef lieber nicht an, sonst drückt er mir wieder mehr Aufgaben auf´s Auge!“ Die Vorgesetzten sehen hingegen keine Notwendigkeit für ein Gespräch oder scheuen sich davor, sich mit den Mitarbeitern auseinanderzusetzen. Doch gar nichts zu sagen, ist sehr häufig die falsche Strategie, weil Missverständnisse entstehen.

Probleme mit dem Chef besprechen

Wenn Sie mit Ihrem Chef Dinge besprechen möchten, die eher heikel oder unangenehm sind, dann ist das Jahresgespräch die passende Gelegenheit dazu. Mal heißt dieses Gespräch auch Mitarbeitergespräch oder Zielgespräch, mal Feedbackrunde oder Kritikrunde. Solche Gesprächsrunden finden manchmal nur einmal jährlich statt, sie können aber auch mehrmals im Jahr stattfinden.

Gerade, wenn Sie ein dringendes Anliegen haben, sollte zeitnah ein Gesprächstermin vereinbart werden und nicht erst, wenn das nächste Jahresgespräch ansteht. Ebenso müssen Sie Ihren Chef vielleicht mehrmals monatlich oder sogar täglich ansprechen, um Ihre Arbeit erledigen zu können. Sie brauchen beispielsweise Informationen, eine Entscheidung oder eine Unterschrift. Es gibt viele Situationen, in denen Mitarbeiter Ihren Vorgesetzten aktiv ansprechen beziehungsweise mit ihm kommunizieren müssen. Oder er spricht die Mitarbeiter an, die dann darauf angemessen reagieren sollten.

Bei einem Problem ist es wichtig, dass Sie sich, bevor Sie es ansprechen, überlegen, wie Sie es am besten vermitteln. Dies können zum Beispiel Probleme mit Kollegen, Vorgesetzten oder privater Natur sein. Es macht beispielsweise einen schlechten Eindruck, wenn Sie die Schuld nur anderen geben oder in einen Jammerton verfallen. Versuchen Sie, so weit wie möglich objektiv zu sein und das Problem sachlich zu beschreiben. Emotionen sollten Sie dabei möglichst vermeiden, denn Ärger und Frust lassen einen manchmal aus der Haut fahren, was der Chef negativ werten könnte.

Mit der Stimme und der Art, wie Sie sich artikulieren, können Sie vieles ausdrücken. Um gelassen und ruhig zu wirken, sollten Sie nicht zu laut, nicht zu hoch und nicht zu schnell sprechen. Wer zu schnell, zu laut oder in einer hohen Stimmlage redet, wirkt nervös und zuweilen nicht vernünftig. Aber Sie sollen Ihrem Chef zeigen, dass Sie ganz genau wissen, wovon Sie sprechen und Ihre Problembeschreibung ehrlich ist und Hand und Fuß hat. In der Aufregung kommt es allerdings vor, dass Sie in eine unruhige, quietschige Stimme verfallen. Wenn Sie dies bemerken, schalten Sie schnell wieder um und sprechen mit besänftiger Stimme. Auch Christine Öttl, Coach und Autorin rund um das Thema Karriere, rät:

"Seien Sie gerade bei kritischen Punkten besonders respektvoll und vermeiden Sie Aggressionen.“

Am besten ist es, erst gar nicht aufgeregt zu sein. Bedenken Sie stets: Chefs sind auch nur Menschen und es gibt ebenso Situationen, in denen sie genauso nervös sind! Das könnte zum Beispiel der Fall sein, wenn der Vorgesetzte die undankbare Aufgabe hat, einem Mitarbeiter eine schlechte Nachricht zu übermitteln, zum Beispiel eine Urlaubssperre. Dies muss häufig der Abteilungsleiter übernehmen. Doch auch bei schlechten Nachrichten sollten Sie als Mitarbeiter erst einmal ruhig bleiben, denn toben, sich aufregen, schreien oder heulen bringt in dieser Situation gar nichts. Nehmen Sie die Mitteilung zunächst hin und überlegen Sie sich danach, was Sie davon halten und welche Möglichkeiten es gibt, besser damit umzugehen. Vielleicht bietet Ihnen der Arbeitgeber einen Kompromiss an, wenn Sie ihn in Ruhe darum bitten.