Gesprächsführung So funktioniert die Kommunikation mit dem Chef

Jahresgespräche sind bei Mitarbeitern oft unbeliebt. Es führt aber kein Weg an ihnen vorbei, denn sie sind sehr sinnvoll, um Gehaltserhöhungen oder Beförderungen zu erreichen. Bestenfalls setzt sich Ihr Vorgesetzter einmal jährlich mit Ihnen zusammen und bespricht Ihre Leistungen und Entwicklungsmöglichkeiten mit Ihnen. Es werden auch neue Ziele festgelegt und wenn Ihr Chef es versteht, Mitarbeiter gut zu führen, motiviert und fördert er Sie mit diesem Gespräch.

Als Mitarbeiter gibt es einiges, was Sie vor, während und nach dem Gespräch tun können, um einen möglichst positiven Eindruck zu hinterlassen. Hier sind einige Tipps:

Die Vorbereitung:

Sie sollten Ihrem Vorgesetzten gut vorbereitet entgegentreten, gerade wenn Sie zum Beispiel krisenbedingt Ihre Zielvorgaben vergangenes Jahr nicht erfüllen konnten. Sie können zum Beispiel alle zusätzlichen Aktivitäten aufführen, die Sie unternommen haben, um das Ziel doch noch zu erreichen. Oder vergleichen Sie sich mit den Kollegen oder Mitarbeitern aus anderen Bereichen, wenn Sie vergleichsweise gut da stehen.

• Sie sollten sich selbst vorab Ziele überlegen, die Sie für das kommende Jahr haben. Diese können Sie dann aktiv vorstellen, ohne dass Sie abwarten, was Ihr Chef anbietet.
• Blicken Sie noch einmal zurück auf den Zeitraum seit dem letzten Gespräch und schätzen Sie selbst Ihre Leistungen im Hinblick auf die zuletzt vereinbarten Ziele und Aufgaben ein. Wenn es Ihr erstes Jahresgespräch im Unternehmen ist, bezieht sich der Rückblick auf Ihre Leistung seit Ihrer Betriebszugehörigkeit.
• Wenn Sie sich mehr Gehalt wünschen, ist das die beste Möglichkeit, danach zu fragen. Machen Sie sich Gedanken über die Höhe der Gehaltsforderung. Bleiben Sie dabei realistisch, auch wenn Sie ein bisschen mehr fordern können, als Sie erwarten. Dann gibt es bei der Gehaltsverhandlung noch Spielraum.
• Betrachten Sie Ihre Arbeitssituation. Können Sie Ihre Arbeit ungestört und reibungslos verrichten? Haben Sie Wünsche, zum Beispiel eine neue Büroausstattung?
• Beurteilen Sie das Arbeitsklima. Wie ist das Verhältnis zu Kollegen und zum Vorgesetzten? Gibt es irgendwo Probleme?
• Notieren Sie sich, was Sie dem Vorgesetzten schon immer einmal sagen wollten, aber während der täglichen Arbeit nie hineingepasst hat. Was stört Sie? Was soll geändert werden? Wie soll diese Veränderung vonstattengehen? Was finden Sie gut? Achtung: Wenn Sie nur negative Kritik äußern, wird das nicht sehr gut ankommen, überlegen Sie sich unbedingt auch etwas Positives. Hier ist die Gelegenheit, den Chef auch einmal zu loben. Allerdings nicht so, dass Sie ihn von oben herab loben, das könnte ihn verärgern, weil Sie nicht das Recht dazu haben, seine Leistung zu beurteilen. Machen Sie eher eine Bemerkung aus der Ich-Perspektive, zum Beispiel: „Ich bewundere, wie Sie immer die Sitzungen leiten, da kann ich mir viel von Ihnen abschauen.“
• Notieren Sie sich sonstige Fragen, die Sie stellen möchten. Zum Beispiel: Wie geht es mit unserer Abteilung weiter? Wie steht das Unternehmen am Markt da? Welche Projekte sind in Zukunft geplant?

Während des Gesprächs:

• Seien Sie darauf gefasst, dass der Vorgesetzte auf Ihre menschlichen und fachlichen Fähigkeiten zu Sprechen kommen wird. Er sollte dabei sachlich bleiben und wenn er Kritik äußert, sollte diese konstruktiv sein. Ist die Kritik verletzend, versuchen Sie trotzdem ruhig zu bleiben und denken Sie noch einmal einen Tag nach dem Gespräch darüber nach. Vielleicht sehen Sie die Vorwürfe dann ein. Wenn nicht, sollten Sie noch einmal mit dem Chef reden und ihm sagen, dass Sie die Kritik nicht nachvollziehen können. Wichtig: Bleiben auch Sie sachlich und bewahren Sie Ruhe!
• Ihre neuen individuellen Ziele wird er Ihnen auch nennen. Sollten Sie nicht damit einverstanden sein, äußern Sie gleich, dass Sie diese Vorgaben nicht schaffen werden können. Als Ziele eignen sich sowohl „weiche“ als auch „harte“ Faktoren. Weiche Faktoren sind beispielsweise Vereinbarungen über notwendige Veränderungen am Arbeitsplatz oder auch Weiterbildungsmaßnahmen. Harte Faktoren sind etwa konkrete Umsatzsteigerungen, Stückziele oder verringerte Ausschussquoten.
• Wenn Sie sich geeinigt haben, achten Sie darauf, dass er die Zielvereinbarungen schriftlich festhält und
• Ihnen einen exakt festgelegten Zeitraum dafür nennt und ebenfalls notiert.
• Sie sollten sich auch selbst die Dinge aufschreiben, die Ihnen als wichtig erscheinen.
• Klären Sie die Rahmenbedingungen, unter denen Sie Ihre Ziele erreichen sollen. Dazu zählt beispielsweise, welche Möglichkeiten Sie zur Zielkorrektur haben, wenn unvorhersehbare Ereignisse eintreten.
• Manchmal koppeln Arbeitgeber das Erreichen der Ziele an die Zahlung von Entgeltbestandteilen wie Boni oder Prämien. Dabei ist es erlaubt, dass Ihr Arbeitgeber diese Bestandteile variabel gestaltet. Das heißt, die Höhe der Zahlungen vom Grad der Zielerreichung abhängig macht. Wenn Sie einen Betriebsrat im Unternehmen haben, ist es ratsam, sich bei ihm zu erkundigen, ob Betriebsvereinbarungen hierzu bestehen.
• Sollten Sie Kritik äußern, seien Sie vorsichtig, dass der Chef diese nicht missversteht oder dadurch gekränkt wird. Auch Chefs sind Menschen und haben Gefühle. Es ist zwar wichtig, Missstimmungen zu äußern, aber es kommt darauf an, wie Sie das tun. Versuchen Sie es erst einmal durch die Blume zu sagen. Wenn er es dann nicht versteht, können Sie Stück für Stück etwas deutlicher werden. Aber bleiben Sie stets höflich, sonst gefährden Sie Ihr gutes Image und letztendlich Ihren Arbeitsplatz.
• Nicht immer können Chefs im Gespräch konkrete Antworten geben. Dann können Sie Ihre Bitte so formulieren: "Ich verstehe, wenn Sie derzeit zu diesem Thema noch nichts sagen können. Wann darf ich Sie diesbezüglich wieder ansprechen, da mich Ihre Einschätzung sehr interessiert?“

Nach dem Gespräch:

• Denken Sie noch einmal über den Gesprächsverlauf nach und analysieren Sie, was gut und was nicht so gut gelaufen ist. Sind Sie mit allem zufrieden?
• Wenn nicht, dann sollten Sie den Vorgesetzten um ein Nachgespräch ein paar Tage später bitten, in dem Sie letzte zu klärende Punkte ansprechen. Zum Beispiel: Sie merken, dass Sie die vereinbarten Ziele doch nicht schaffen können. Oder: Ein Punkt ist aus Ihrer Sicht der Dinge noch offen geblieben. Sie können auch später im informellen Gespräch noch etwas ergänzen, wenn Sie sich beispielsweise im ersten Gespräch nicht getraut haben, Ihren Chef zu loben oder zu kritisieren, weil es einfach unpassend war.
• Wenn Sie zufrieden sind und alles nach Ihren Vorstellungen gelaufen ist, können Sie das Ihrem Chef mitteilen. Er wird sich dann gut fühlen und wissen, dass er das Mitarbeitergespräch erfolgreich geführt hat. Das bestätigt ihn und nimmt ihm die Scheu vor dem nächsten Gespräch mit Ihnen. Denn auch Vorgesetzte sind sich manchmal unsicher beim Gespräch mit ihren Mitarbeitern.