Event-Einkauf Weihnachten preiswert feiern

Jedes Jahr geben Unternehmen für Veranstaltungen wie Weihnachtsfeiern beachtliche Summen aus. Häufig werden solche Veranstaltungen „eingekauft“, das heißt von externen Agenturen beziehungsweise Organisationen ausgerichtet. Entsprechend hoch sind dann die Kosten. Gerade in wirtschaftlich schwierigen beziehungsweise unsicheren Zeiten fragen sich deshalb viele Unternehmen: Sollen wir auf unser Betriebsfest verzichten, oder sollen wir unsere Neujahrstagung für unsere Händler oder Kunden dieses Jahr ausnahmsweise ausfallen lassen?

Ein solcher Verzicht ist jedoch meist schwierig, weil die Veranstaltungen in der Regel Firmentradition sind. Die Folge: Eine Streichung im Terminkalender hat negative Signalwirkung – nach innen und außen.

Event-Kosten, nicht Event-Qualität senken

Statt eine solche Veranstaltung abzusagen, sollten sich Unternehmen besser fragen, wie sie ihre Veranstaltungen preiswerter einkaufen können. Denn hier ruhen in der Regel beachtliche Einsparpotenziale, insbesondere bei Unternehmen, die mit dem Planen und Organisieren der Events externe Agenturen beauftragen, weil sie selbst keine Veranstaltungsspezialisten beschäftigen. 

Möchte ein Unternehmen Events wie die Weihnachtsfeier oder den Neujahrsempfang preiswerter einkaufen, sollte es zunächst die so genannten „fünf Ws“ des Einkaufs kennen:

Wer kauft was von wem zu welchem Preis in welcher Menge?

Tipp: Die Rechnungen der bisherigen Veranstaltungen sichten und diese den Einzelposten der verschiedenen Gewerke wie Technik, Kreativ-Dienstleistungen und Catering zurechnen. So gewinnen Unternehmen einen Überblick über das Einkaufsvolumen und ein Gespür dafür, wo Einsparpotenziale ruhen. Wenn Unternehmen die „fünf Ws“ kennen, lassen sich ebenso viele Hebel ansetzen, um die Kosten der Events ohne Qualitätsverlust zu reduzieren.

1. Verzicht auf Full-Service-Anbieter

Fast alle Event-Agenturen arbeiten nach dem Prinzip „Alles aus einer Hand“. Diesen Full-Service lassen sie sich bezahlen. Tipp: Nicht alle Gewerke bei einem „Generalunternehmer“ einkaufen, das senkt die Kosten.

Doch viele Firmen scheuen diesen Schritt und befürchten, die Veranstaltung würde so nicht reibungslos verlaufen. Mit einer Spezifikationsoptimierung, also einer genauen Definition dessen, was der Betrieb braucht, lassen sich Probleme vermeiden.

2. Experten bedarfsorientiert hinzuziehen

Bei erfolgskritischen Gewerken wie der Veranstaltungstechnik können Unternehmen zum Spezifizieren ihres Bedarfs unabhängige Experten hinzuziehen und sind somit nicht mehr auf eine Full-Service-Agentur angewiesen. Außerdem können sie die Gewerkelieferanten selbst beauftragen, so dass das „handling fee“ der Agentur entfällt.

3. Kooperation mit wenigen Lieferanten

Viele Unternehmen kaufen Veranstaltungsleistungen bei unterschiedlichen Lieferanten ein. Tipp: Bündeln Sie das Einkaufsvolumen und bauen Sie einen Lieferantenpool auf. Denn je größer das Einkaufsvolumen ist, um so leichter können Sie Rabatte vereinbaren.

4. Interner Preisvergleich

Oft kaufen mehrere Abteilungen im Unternehmen ähnliche Veranstaltungsdienstleistungen ein – zu verschiedenen Preisen. Tipp: Führen Sie auch interne Preisvergleiche durch. Mit ihnen lassen sich oft „Quick Wins“ erzielen.

5. Koordinationsagentur beauftragen

Angenommen, einem Unternehmen fehlt das nötige Personal, um den Einkauf der Leistungen zu koordinieren. Dann kann es diese Aufgabe auch einer externen Agentur übertragen. Diese betreut dann sozusagen als Treuhänder das Erstellen der Spezifikationen durch externe Experten und die Ausschreibung der Gewerke. Wichtig: Die Agentur darf nicht zugleich Gewerkelieferant sein, sonst sind Interessenkonflikte vorprogrammiert.