Einkaufsmanagement So optimieren Sie Ihre Lieferanten-Kosten

1. Motivieren Sie sich, Ihre Mitarbeiter und Ihre Lieferanten!

Überlegen Sie sich mit Experten (in Ihrer Organisation) erste Wege, wie Sie eventuell die Kosten im Einkauf gemeinsam senken und Einsparungen erzielen könnten. Tun Sie dies, bevor Sie Ihre Lieferanten kontaktieren. Die konkrete Aussicht, gemeinsam die Kosten zu senken und die realisierten Einsparungen zu teilen, sollte außer Ihrer Mannschaft auch Ihre Lieferanten motivieren, nach weiteren Einsparmöglichkeiten zu suchen.

2. Verpflichten Sie alle Beteiligten, gemeinsam Kosten zu optimieren!

Dazu reichen kein Telefonat und keine Zusage zwischen Tür und Angel. Schließen Sie mit Ihren Lieferanten eine schriftliche Übereinkunft – möglichst im Anschluss an einen ersten gemeinsamen Workshop, in dem sie die Wege zum Realisieren von Einsparungen definiert und mögliche Einsparpotenziale zumindest schätzungsweise quantifiziert haben.

3. Arbeiten Sie interdisziplinär!

Wer schon viele Kosten eingespart hat, muss scharf nach- und querdenken, um weitere Einsparpotenziale zu finden. Am besten gelingt dies mit unternehmensübergreifend und „cross-funktional“ zusammengesetzten Teams. In ihnen kommen erfahrungsgemäß die unterschiedlichen Aspekte entlang der Supply Chain zur Sprache sowie auch brisante Themen.

4. Halten Sie als Beschaffer das PKO-Team beisammen!

Sorgen Sie dafür, dass alle Mitglieder des Teams, stammen sie auch aus unterschiedlichen Bereichen wie F&E, Produktion oder Logistik, durchgängig bei der Sache bleiben. So sollte zum Beispiel das Thema „Einsparungen im Einkauf“ regelmäßig auf der Agenda der Meetings stehen und die Teammitglieder nicht zu häufig wechseln. Das schafft die erforderliche Kontinuität und ermöglicht ein wirkliches Durchdenken der Einsparpotenziale.

5. Gewinnen Sie Sponsoren für jeden beteiligten Funktionsbereich!

Die Sponsoren sollten aus der Vorstands- oder Bereichsleiterebene stammen, denen die PKO-Teams regelmäßig berichten. Sponsoren haben unter anderem die Funktion, die erforderlichen Grundsatzentscheidungen zu treffen und mögliche Interessenkonflikte – zwischen Personen und Bereichen – die sich beispielsweise aus der Neustrukturierung des Einkaufs ergeben, zu schlichten.

6. Wählen Sie geeignete Lieferanten für die Umsetzung der PKO aus!

Geben Sie den Lieferanten den Vorzug, die für Sie von strategischer Bedeutung sind. Entweder weil es wenige Alternativen gibt, oder weil sie einen hohen Anteil an Ihrem Beschaffungsvolumen repräsentieren. Erfahrungsgemäß ist das Einsparpotenzial bei komplexen Materialgruppen und bei den Dienstleistungen am größten.

7. Finden Sie mit Ihrem Lieferanten neue Wege!

Verlassen Sie den Pfad klassischer Beschaffungsstrategien und vergessen Sie vorübergehend die eher kurzfristig angelegten Volumenkonzentrationen und „Best-Price-Vergleiche“. Denken Sie stattdessen mit Ihren Lieferanten intensiv über mögliche Spezifikations- und Prozessoptimierungen oder ein grundlegendes Restrukturieren Ihrer Beziehungen nach.

8. Nehmen Sie das Programm- und Projekt-Management ernst!

Einsparideen müssen rigoros überprüft werden. Zudem muss auch die Umsetzung der vereinbarten Sparmaßnahmen in allen involvierten Abteilungen genau überwacht werden.

9. Führen Sie ein Tracking-Tool ein!

Ein Tracking-Tool dokumentiert die unterschiedlichen Phasen der Kostenoptimierung. Dieses „Tracking“ sollte von der Ideensammlung und deren Priorisierung, über deren Konkretisierung und endgültige Auswahl, bis hin zur Ideenumsetzung und Erfolgskontrolle reichen.

10. Gehen Sie die PKO kooperativ an!

Gehen Sie zumindest bei den Lieferanten, die für Ihr Unternehmen eine strategische Bedeutung haben, das gemeinsame Kostenoptimieren wirklich partnerschaftlich an. Beide Seiten müssen letztlich davon profitieren, sonst erlahmt oder fehlt die für die Umsetzung erforderliche Motivation. Bei einer guten Abstimmung gewinnen Sie, als Einkäufer, und Ihr Lieferant gleichermaßen. Gemeinsam können sie auch in Zukunft Einsparungen im zweistelligen Bereich erzielen.