Allen, DavidGetting Things Done The Art of Stress-Free Productivity

Wer seine Arbeit besser und effizienter organisieren und seine Zeit besser verplanen will, kommt an David Allens "Getting Things Done" nicht vorbei. Dieser einfache Prozess führt zu einer klaren Arbeitsorganisation. Alle Aufgaben werden erfasst und Schritt für Schritt bewältigt. In diesem Buch erhält der Leser viele Tipps und Hilfestellungen für alle Details.

New York: Penguin, 2001, 267 + XVI Seiten
ISBN-10: 0142000280
ISBN-13: 9780142000281
Rezensiert von: Redaktion business-wissen.de

 mit 5 von 5 Punkten bewertet

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Schlagworte: Büroorganisation, Projektmanagement, Selbstmanagement, Zeitmanagement

David Allen ist ein inspirierender und hilfreicher Vordenker, wenn es um die persönliche Arbeitsorganisation und effektives Zeitmanagement geht. In seinem Beststeller "Getting Things Done" beschreibt er ein Modell und die wichtigen Werkzeuge, um seine Arbeit besser, effizienter und stressfreier zu bewältigen. Viele Autoren zum diesem Thema stützen sich auf dieses Modell. Es ist zu einem Klassiker geworden.

Im Mittelpunkt steht dabei ein idealtypischer Prozess, wie Aufgaben (aus dem Eingangskörbchen) am besten bearbeitet werden. Dieser Prozess umfasst:

1. Prüfen, was im Eingangskörbchen (Physisch, E-Mail, Anrufe und Notizen) ist.
2. Muss es bearbeitet werden?
3. Nein: Dann kommt es gleich in den Mülleimer oder eine passende Ablage (muss nur aufgehoben werden oder kann irgendwann einmal gelesen werden).
4. Ja: Braucht die Bearbeitung weniger als fünf Minuten? Dann gleich erledigen.
5. Ja, aber die Bearbeitung braucht länger als fünf Minuten. Dann wird es als Aufgabe im Terminkalender eingeplant oder es wird gleich ein Projekt daraus, das dann zu gegebener Zeit bearbeitet wird.
6. Wenn diese Aufgabe delegiert werden kann, dann kommt sie mit entsprechenden Anweisungen ins Ausgangskörbchen.

David Allen erläutert in diesem Buch alle Elemente des Prozesses, die einzelnen Prozessschritte, die Aktivitäten und die Prüfungen, die dabei relevant sind. Außerdem stellt er hilfreiche Werkzeuge dafür vor. Er gibt dem Leser viele Tipps für die eigene Arbeitsorganisation und macht dies an kleinen, alltäglichen Beispielen aus der Büroarbeit anschaulich.

Im weiteren Verlauf des Buches zeigt Allen, wie sein Modell und die einzelnen Werkzeuge auf größere und komplexere Projekte übertragen werden können. Sie werden damit zu einer hilfreichen Vorlage für das Projektmanagement. Dabei macht Allen alle Aufgaben, die aus mehr als einem Schritt bestehen, zu einem Projekt. die Planung und die Selbstorganisation werden dadurch entlastet, dass immer nur der jeweils nächste Schritt beachtet werden muss. Das entlastet, meint Allen.

Grundlage für sein Modell und für seine Werkzeuge ist eine entsprechende "Denkhaltung" sowie einige Prinzipien.

• Es gehe darum, sich seinen Aufgaben und seinen Projekten verpflichtet zu fühlen. Wenn das aber alles im Kopf des Verantwortlichen als "unfertige Baustellen" herumspuckt, dann ist es sehr belastend. Es muss in einem System sinnvoll abgelegt werden.
• Dabei muss man sich immer im klaren sein, welche Teilaufgaben alles im Einzelnen ausgeführt werden müssen. Diese werden aufgeschrieben und im System abgelegt.
• Schließlich muss man regelmäßig im System nachschauen, was als nächstes ansteht. Dabei kann eine Erinnerungsfunktion helfen.

Wer seine Arbeitsabläufe und sein Zeitmanagement verbessern will, kommt an David Allens System nicht vorbei. Es ist einfach und effektiv zugleich. Natürlich braucht es auch hier die wesentliche Essenz: den nötigen Willen und die Disziplin, sich an all das zu halten.