Laufer, HartmutSprint-Meetings statt Marathon-Sitzungen Besprechungen effizient organisieren und leiten
Offenbach: Gabal Verlag, 2009, 186 Seiten
ISBN-10: 3897499223
ISBN-13: 9783897499225
Rezensiert von: Redaktion business-wissen.de
Fast alle Mitarbeiter in Unternehmen leiden unter der Vielzahl an Besprechungen. Da diese oft schlecht vorbereitet und geleitet werden, machen sich Lustlosigkeit und Frustration breit. Dabei sind Besprechungen eine wichtige Form der Kommunikation, des Informationsaustauschs und der Koordination. Damit lassen sich beispielsweise schwierige Problemlösungen finden und Abläufe aufeinander abstimmen. Voraussetzung ist: Der Leiter oder Moderator einer Besprechung beherrscht dieses Handwerk und wendet es stringent an. Eine Schlüsselqualifikation im Berufsleben, die der Unternehmensberater und Trainer Hartmut Laufer hier vermittelt.
Mit diesem sehr praktischen Ratgeber kann sich jeder Mitarbeiter die Grundlagen aneignen. Auch wenn es in der Praxis dann auf die konsequente Umsetzung und viel Übung ankommt. Laufer erklärt zunächst die unterschiedlichen Formen und Zwecke von Besprechungen. Er macht deutlich, wie wichtig sie für Unternehmen sein können. Dabei geht er auch auf besondere Formen wie Routinebesprechungen ein.
Besonders hilfreich ist seine Erläuterung der vielen Zeitdiebe in Besprechungen. Er beschreibt, was sie so endlos in die Länge ziehen können. Wenn der Raum falsch bestuhlt ist, die Technik nicht funktioniert, die Teilnehmer nicht wissen, worum es geht, zu weit schweifend reden oder andere stören – dann geht das von der wertvollen Besprechungszeit ab. Die Ziele können nicht mehr erreicht werden.
Dann erläutert Laufer ausführlich besondere Funktionen von Besprechungen. Er hebt hervor, dass Besprechungen hilfreich sein können, um:
- Problemlösungen zu finden,
- Entscheidungen vorzubereiten und zu treffen, die alle akzeptieren oder
- sich mit Mitarbeitern abzustimmen und so die Führungsaufgaben besser zu erfüllen.
In weiteren drei Kapiteln beschreibt Laufer die Aufgaben des Gesprächsleiters. Er muss Ziele festlegen, die Besprechung richtig vorbereiten und die Besprechung konsequent, aber auch einfühlsam steuern und zum Ziel führen. Der Leser lernt, wie er mit Vielrednern umgeht, wie er das Gesprächsklima fördert, wie er bei der Sache bleibt und am Ende das Ziel erreicht. Hilfreich ist vor allem auch die ausführliche Checkliste für die Planung und Besprechungsvorbereitung. Genauso hilfreich: Die Hinweise und Erläuterungen zum Protokoll.
Am Ende nennt Laufer noch einige besondere Formen der Besprechung, wie formelle Versammlungen oder Tagungen in Großgruppen. Ihm geht es vor allem darum zu zeigen, dass Besprechungen wichtig für die Integration und das Unternehmensklima sind. Deshalb plädiert er am Ende dafür, auch neue und ungewohnte Wege zu gehen, um Besprechungen aus der ineffizienten Routine zu befreien und wieder mehr Lust auf das Gespräch und den Austausch in der Gruppe zu machen. Die klare Sprache und die vielen Tipps und Checklisten regen dazu an.