Betriebsprüfung Worauf Sie beim Besuch des Finanzamts achten müssen

Die Rechtsgrundlage

Das Recht zur Außenprüfung erhalten die Finanzbehörden über die Abgabenordnung (AO) in Verbindung mit der Betriebsprüfungsordnung 2000 (BpO2000). Bei der Betriebsprüfung geht es darum, Sachverhalte zu entdecken, die zu endgültigen Steuerausfällen, Steuererstattungen oder Steuervergütungen oder zu nicht unbedeutenden Gewinnverlagerungen führen können.

Der Besuch kündigt sich an

Grundsätzlich kann das Finanzamt die Außenprüfung jederzeit anberaumen, muss Ihnen dafür allerdings vorher Zeit geben beziehungsweise sich bei Ihnen anmelden. Nach § 197 Abs. 1 AO in Verbindung mit § 5 Abs. 4 BpO2000 muss dafür ein angemessener Zeitraum gewählt werden, das heißt, der Prüfer darf sich nicht heute anmelden und morgen bei Ihrem Unternehmen auf der Matte stehen. Die BpO2000 spricht bei Großbetrieben von vier, in allen anderen Fällen von zwei Wochen Vorankündigungsfrist.

Sie können die Betriebsprüfung verschieben

Unter bestimmten Voraussetzungen haben Sie das Recht, die Betriebsprüfung um einen gewissen Zeitraum nach hinten zu verlegen. Dies kann dann der Fall sein, wenn Sie etwa erkrankt sind und den Prüfern keine Auskunft geben können. Das Gleiche gilt, wenn Ihr Steuerberater, den Sie für die Betriebsprüfung brauchen, erkrankt sein sollte. Eine Verlegung ist ebenso möglich, wenn ein Mitarbeiter Ihres Betriebs, den Sie für Auskünfte unbedingt brauchen, erkrankt sein sollte, sich im Urlaub oder auf Dienstreise befindet.

Von selbst versteht sich, dass Sie immer einen dieser triftigen Gründe anbringen müssen, damit das Finanzamt den Prüfungszeitraum nach hinten verlegt. Sind Sie bei der Terminzusage unsicher oder stellen sich stur, spielen Sie den Prüfern nur in die Hände und riskieren, dass vielleicht gleich die Spürhunde losgeschickt werden. Am besten Sie verhalten sich also schon bei der Terminabsprache kooperativ, dann ist das Klima von vorneherein nicht unnötig belastet.

Genauso verhält es sich, wenn sich die Prüfer in Ihrem Unternehmen befinden und ihre Arbeit machen. Bleiben Sie ruhig und entspannt und zeigen Sie sich von Ihrer besten Seite. Das Angebot eines Kaffees zum Beispiel ist zuvorkommend und kann eine vertrauensvolle Atmosphäre schaffen, ohne gleich den Verdacht zu wecken, Sie wollten die Prüfer bestechen.

Prüfungsankündigung: Welche Angaben rein müssen

Erhalten Sie Post vom Finanzamt, dass demnächst eine Betriebsprüfung bei Ihnen ansteht, sollten Sie sich vergewissern, ob in dem Schreiben auch alle notwendigen Formalitäten aufgeführt sind. Die Prüfungsanordnung muss folgende Punkte beinhalten:

• Bezeichnung des Adressaten, auf den sich die Betriebsprüfung bezieht
• Angabe, wer geprüft werden soll, also entweder Sie als Inhaber, Ihre Gesellschaft als juristische Person oder andere Personen
• Angabe des Namens des Betriebsprüfers
• Beschreibung des Prüfungsumfangs, der Steuerarten und des Prüfungszeitraums

Sollte einer dieser Punkte fehlen oder sollten Sie sich nicht sicher sein, ob die Prüfungsanordnung korrekt verfasst ist, konsultieren Sie am besten Ihren Steuerberater beziehungsweise Rechtsanwalt und holen sich Rat.

Welcher Zeitraum wird überprüft?

Grundsätzlich umfasst der Prüfungszeitraum drei Jahre gemäß § 4 Abs. 3 BpO2000. Allerdings kann es auch länger gehen, wenn „mit nicht unerheblichen Änderungen der Besteuerungsgrundlagen zu rechnen ist oder wenn der Verdacht einer Steuerstraftat oder einer Steuerordnungswidrigkeit besteht“. Sollte das Finanzamt bei Ihnen also einen längeren Prüfungszeitraum festsetzen, reagieren Sie sofort! Setzen Sie sich mit Ihrem Steuerberater in Verbindung und versuchen Sie herauszufinden, warum bei Ihnen länger als üblich geprüft werden soll.

Trennen Sie Geschäftskonto und Privatkonto!

Grundsätzlich werden bei einer Betriebsprüfung Ihre geschäftlichen Konten unter die Lupe genommen, nicht Ihre privaten. Trotzdem gibt es unter bestimmten Voraussetzungen Ausnahmen, nämlich bei einer GmbH. Der Grund: Qua Gesetz hat die Kapitalgesellschaft keinen Privatbereich, das heißt werden Unregelmäßigkeiten im betrieblichen Bereich festgestellt, kann der Fiskus die Privatkonten des geschäftsführenden Gesellschafters anfordern.

Um auf der sicheren Seite zu sein, sollten Sie Ihr Privatkonto von Ihrem Geschäftskonto immer trennen. Ansonsten sieht der Prüfer sofort, welche privaten Geldströme bei Ihnen vorhanden sind. Verzichten Sie auf eine Trennung, führen Sie ein gemischtes Konto, was dann automatisch zu einem betrieblichen wird und den Prüfern das Recht gibt, hineinzusehen. Genauso verhält es sich bei Unregelmäßigkeiten im Einnahmebereich und wenn der Prüfer daraufhin ein Strafverfahren einleitet. In diesem Fall sind Sie verpflichtet, den Behörden ihre Privatkonten offen zu legen.

Wann Sie mit einer Betriebsprüfung rechnen müssen

Niemand kann mit sicherer Gewissheit sagen, wann eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt in jedem Fall stattfindet. Das ist ja gerade der Sinn und Zwecke der Prüfung. Ein bestimmter Verdacht aufseiten der Finanzbehörde muss dabei nicht zwingend gegeben sein. Das heißt, es kann prinzipiell jeden treffen. Natürlich versteht es sich von selbst, dass die Chance, überprüft zu werden, höher ist, wenn die Finanzbeamten etwas Ungewöhnliches beziehungsweise Unregelmäßigkeiten beim betreffenden Unternehmen wittern. Folgende Fälle kommen den Außendienstlern des Finanzamts oft Spanisch vor:

• Ein Unternehmer pflegt einen hohen und aufwendigen Lebensstil, der mit der geschäftlichen Situation, sprich der Einnahmenseite seines Unternehmens nicht im Einklang steht.
• Ein Unternehmen zahlt entweder gar keine Steuern oder kommt der Zahlungspflicht nur sehr unregelmäßig nach.
• In der Bilanz tauchen plötzlich große Vermögensposten auf, die aber durch die Einnahmeseite nicht erklärbar sind.
• Es ergeben sich ohne Grund stark schwankende Umsätze.
• Ein Unternehmen ändert seine Rechtsform.
• Bei älteren Betriebsprüfungen haben sich erhebliche Steuernachzahlungen ergeben.