Controlling Warum regelmäßige Reportings wichtig sind

Viele Unternehmen kennen wahrscheinlich folgende Situation: Am Anfang stand eine aussichtsreiche Gründungsidee, der Elan war da und die Motivation groß. Das Geschäft machte Spaß und auch über mangelnde Erträge sah man noch großzügig hinweg. Doch mit der Zeit änderte sich die Lage. Der Chef ist mit vielen Aufgaben beschäftigt, die ihm entweder keinen Spaß mehr machen aber Umsatz bringen, oder – und das ist noch gravierender – er arbeitet 12 bis 16 Stunden und die Bank sitzt ihm dennoch im Nacken. Denn immer noch bleiben die gewünschten Umsätze aus oder die Gewinnmargen stimmen nicht.

Controlling hinterfragt auch einzelne Bilanzzahlen

Viele Unternehmer verlieren so nicht nur ihren Traum, sondern verschenken Geld, Potenziale und Ressourcen. Ist die Krise erst einmal da, ist es leider oft schon zu spät. Der Grund: Strategische Planungen, betriebswirtschaftliche Analysen und ein regelmäßiges Controlling und Reporting wurden in der Vergangenheit gar nicht erst durchgeführt. Ab und zu ein Blick in die Bilanz, das musste genügen. Doch Zahlen und deren Entstehung wurden nicht wirklich hinterfragt. Dabei erzählt jede einzelne Zahl eine Geschichte – eine Geschichte des Erfolgs, der Kausalität oder des Scheiterns. Genau auf diese Geschichten sollten Unternehmer öfter hören. Nicht nur am Jahresende und im Rahmen der Bilanzerstellung, sondern auch während eines laufenden Geschäftsjahres. Wenigstens jedoch immer dann, wenn strategische Entscheidungen anstehen.

Regelmäßiges Controlling unterstützt den Unternehmer, die richtigen Entscheidungen zu treffen. Dabei geht es um Fragen wie:

• Stimmt die Richtung noch?
• Erreiche ich meine Ziele?
• Was läuft gut und was weniger?
• Welche Ressourcen kann ich einsparen oder besser nutzen?
• Wo soll oder muss sich etwas ändern, für mich und das Unternehmen?

Diese Fragen können oft mit einfachen Mitteln beantwortet werden und so werden Probleme vermieden bevor sie entstehen. Controlling ist so gesehen kein lästiges Aneinanderreihen von Zahlen mehr, sondern der positive Kern unternehmerisch-visionären Handelns und Gestaltens. Einem echten Unternehmer macht es Spaß, Entscheidungen zu treffen und zu sehen, wie die eigenen Planungen Schritt für Schritt Realität werden und wie er dem Ziel nach und nach näher kommt. Diesen Spaß am Unternehmertum gilt es zurückzugewinnen. Der Weg dorthin führt über das bislang oft als lästig empfundene Controlling.

Wer seine Berichte und Analysen nur für das Finanzamt oder die Bank erstellt, verschenkt diese Freude und verspielt Potenziale. Es reicht bereits aus, etwa einmal pro Quartal einen Plan-/Ist-Bericht oder eine kleine Analyse zu erstellen. Controlling soll am Ende neue Ressourcen schaffen und keine in Anspruch nehmen. Zwei bis drei Stunden Zeit pro Quartal reichen dafür schon aus.

Für das Finanzamt und die Bank sind Auswertungen leblose Darstellungen der Vergangenheit. Für einen Unternehmer aber sind sie die Basis wichtiger Zukunftsprognosen und Weichensteller richtiger, valider und transparenter Entscheidungen. Damit Reportings, Plan-, Soll- und Ist-Zahlen so funktionieren, muss der Unternehmer seine eigenen Ziele kennen. Es empfiehlt sich also, vorher festzulegen, welche Zahlen betrachtet, analysiert und bewertet werden sollen, denn nicht alle sind gleich wichtig. Welche wichtig sind, sollte der Unternehmer selbst entscheiden. Auch das ist ein gravierender Unterschied zur Sicht der Banken, die möglicherweise auf andere Kennzahlen schauen.

Zahlen sind wichtig für den Beleg der Kapitaldienstfähigkeit

Der Controller ist elementarer Dienstleister im Unternehmen. Er ist einerseits Erfolgsüberwacher, anderseits Dolmetscher zwischen Bank und Unternehmen. Dabei hat er zwei Funktionen inne: eine strategische, unternehmerische, und eine abbildende, funktionale. Beide sind wichtig, denn die Bank entscheidet auch aufgrund der Zahlenbasis über Kredite und Konditionen. Regelmäßiges Controlling und Reporting sollte also nicht nur für die Bank gemacht werden. Doch wenn die Bank aufgrund einer anstehenden Kreditentscheidung nachfragt, ist es immer sinnvoll, wenn die Zahlen vorliegen.

Beispielsweise wenn die Bank die Frage stellt, ob ein Unternehmen seiner „Kapitaldienstfähigkeit“ gerecht wird. Hier will sie erfahren, ob das Unternehmen seine Schulden bezahlen kann – und das muss durch Zahlen belegt und untermauert werden können. Ist dies der Fall, kommt die Bedeutung der Arbeit des Controllers zum tragen: die unternehmerische, visionäre und transpartente Darstellung der Unternehmensziele und der aktuellen geschäftlichen Situation auf der einen, die besondere Bearbeitung und Darstellung der bankrelevanten Kennzahlen auf der anderen Seite. Nur wer beide Seiten sieht, kann den maximalen Nutzen daraus ziehen und sein Berichtswesen in jeder Beziehung gewinnbringend einsetzen.

Am Ende hilft Controlling dem gesamten Unternehmen: Kredite und Bankkonditionen werden günstiger und das Rating besser, weil immer aktuelle Zahlen vorliegen. Außerdem gestaltet sich die eigene, interne Erfolgskontrolle leichter. Vor allem aber hilft Controlling bei der Beantwortung der Frage, ob der einmal eingeschlagene Weg noch stimmt. Die unternehmerische Zufriedenheit und die anfängliche positive Energie bleiben erhalten.