Führungsaufgabe Kostenbewusstsein der Mitarbeiter fördern

Vielen Unternehmen mussten im vergangenen Jahr einschneidende Maßnahmen zur Kostensenkung durchsetzen. Budgetstreichungen, Lohnkürzungen und Personalreduktion bringen zwar auf der Ausgabenseite schnelle Erfolge, schaden aber oft langfristig dem Geschäftsbetrieb. Mit einem zusammengestrichenen Reise- oder Marketingbudget geht Präsenz am Markt verloren. Intern führen ständig neue Kürzungen zu Demotivation, Unverständnis, Angst und manchmal zu Widerstand. Warum gerade hier kürzen und warum nicht dort?

Die Ausgaben eines Unternehmens unterliegen einer ambivalenten Betrachtung: Große Posten wie Personal- oder Materialkosten werden meist genau analysiert und optimiert. Die kleineren Beträge werden oft einfach so hingenommen. Ähnlich wie das Unternehmen im Gesamten agieren viele Mitarbeiter in ihrem eigenen Arbeitsbereich. Vereinbarte Zielbudgets werden zwar je nach Unternehmenskultur eingehalten, aber die alltäglichen Ausgaben hat kaum jemand im Blick. An dieser Ambivalenz setzt die Idee des kostenbewussten Mitarbeiters an.

Wissen und Einsicht der Mitarbeiter sind die ersten Schritte

Kosten senken durch höheres Kostenbewusstsein der Mitarbeiter bedeutet einen Paradigmenwechsel in vielen Unternehmen. Oft ist es noch so, dass sich der einzelne Mitarbeiter nicht im Klaren darüber ist, welche Ausgaben er verursacht und welchen Umsatz das Unternehmen machen muss, um diese zu decken. Der Durchblick durch die verschiedenen Kostenarten und Kostenstellen bleibt Chefsache.

Da ist es kein Wunder, wenn mit Unternehmensgeld oft anders umgegangen wird als mit dem Eigenen. Warum auch sparen, wenn nicht sichtbar ist, welche Auswirkungen das eigene Verhalten hat. Konsequenterweise ist der erste Schritt zur Entwicklung und Steigerung von Kostenbewusstsein der Mitarbeiter daher Wissen und Transparenz.

Natürlich kann und darf nicht jeder über die detaillierte Produktkalkulation Bescheid wissen, aber es hilft, eine Gewinn- und Verlustrechnung lesen zu können und zumindest ein Verständnis aufzubringen, wie Umsatz, Kosten und Gewinn zusammenhängen. Auch die Kenntnis über unterschiedliche Liquiditätswirkungen ist relevant. Neben dieser Verständnisbasis ist ein Bewusstsein über aktuelle Kostenentwicklungen elementar. Wenn die Kosten einer Abteilung stark ansteigen oder von denen anderer Abteilungen abweichen, sind das wichtige Indikatoren, die bekannt und begründbar sein sollten.

Der zweite Schritt ist die Einsicht darüber, welche Kosten notwendig sind, welche verringert werden können und welche unnötig sind. Diese Einsicht entwickelt sich meist parallel mit dem gestiegenen Verständnis über Kostenzusammenhänge, muss aber immer wieder aufs Neue gestärkt werden.

Der idealtypische Mitarbeiter ist bereits kostenbewusst und achtet auf das Geld seines Arbeitgebers. Am anderen Ende der Skala sitzt ein Mitarbeiter, der passiv oder sogar destruktiv ist. Oft fühlt er sich vom Unternehmen übervorteilt und verursacht bewusst Kosten, getreu dem Motto, „Die da oben lassen mich genug schuften, das hab ich mir jetzt verdient!“. Diesen Mitarbeiter müssen Firmen durch die Steigerung von Kostenbewusstsein wieder ins Boot holen.

Inwieweit und in welchen Abteilungen die Kostenkarten auf den Tisch gelegt werden, ist eine Entscheidung der Unternehmensführung. Erfahrungen zeigen jedoch, dass Loyalität und Vertrauen in Mitarbeiter meist mit Loyalität und Motivation beantwortet werden.

Ideen zur Kostensenkung sind im Unternehmen oft vorhanden

Es gibt den alten Witz, in dem ein Unternehmensberater einem Schäfer berichtet, wie viele Schafe er hat; ihm also nur sagt, was er bereits wusste. Das Quäntchen Wahrheit: Oft bringen Beratungen keine wirklich neuen Ideen, sondern hören in ein Unternehmen hinein, nehmen vieles auf und präsentieren eine Lösung, die vorher bereits bekannt war. Dieses Prinzip funktioniert nur, weil in jeder Firma bereits viele Ideen und Lösungen vorhanden sind. Man muss nur die eigenen Mitarbeiter sensibilisieren und ermutigen diese zu kommunizieren. Ein zusätzlicher Vorteil intern entwickelter Ideen sind der gewöhnlich hohe Grad an Akzeptanz und die damit vereinfachte Umsetzbarkeit.

Was sind also geeignete Methoden, um Mitarbeiter zu sensibilisieren und Ideen zum Sparen zu entwickeln? Einfach und sinnvoll ist die Etablierung eines Linienprojektes Kostensparung mit regelmäßigen Treffen und sogenanntem sprechendem Monitoring. Das Projekt bewegt sich sehr gezielt zwischen Projekt- und Linienebene. Projektcharakter deshalb, weil die Entwicklung der neuen Ideen eine projektorganisierte Arbeit ohne Hierarchien sein sollte und Liniencharakter, weil die Umsetzung dauerhaft und in der Linie genutzt werden muss. Sprechendes Monitoring ist eine einfache für alle Beteiligten stets sichtbare, verständliche und deutliche Erfolgsdarstellung. Kein Cockpitsheet, keine 20 Kennzahlen, sondern Ziel und bisher Erreichtes, am besten am schwarzen Brett der Abteilung ausgehängt.

In einer Firma mit immensem monatlichem Anfall an Makulatur in der Produktion meinte ein Mitarbeiter, das sei ja der Wert eines Einfamilienhauses. Als Montierung wurde die Zeichnung eines Hauses gewählt, das je nach Anfall rot wurde. Diese Firma hat nie mehr ein Einfamilienhaus im Monat weggeworfen.

Ein weiterer Weg ist die Einbeziehung möglichst aller Informationsträger und Quellen. Die Mitarbeiter der Buchhaltung oder des Fuhrparkmanagements kennen meist viele Möglichkeiten, um Geld zu sparen. Eine Summensaldenliste regelmäßig detailliert analysieren zeigt manchmal vergessene Kosten. Das permanente Hinterfragen aller Ausgaben einer Kostenstelle spornt zu Sparmaßnahmen an.

Viele kleine Maßnahmen bringen auch ein großes Ganzes

Was kann ein einzelner Mitarbeiter schon beeinflussen? Wenig und zugleich viel, denn gerade bei den sonstigen Ausgaben summieren sich unbeachtete kleine Beträge schnell auf ein großes, sehr wohl zu betrachtendes Ganzes. Sparmaßnahmen sind beispielsweise:

• weniger Papier,
• weniger Druckerpatronen,
• weniger Energie,
• sorgsamer Umgang mit Materialen,
• geringere Putzfrequenz,
• Hinterfragen von Zeitschriftenabonnements und Mitgliedschaften,
• Überprüfen von Versicherungsunterlagen und Dienstleistungsverträgen.

Das sind keine Neuheiten und auch keine großen Erkenntnisse, aber durch die einfache Frage, warum für die Firmenwagen seit Jahren diese und nicht jene Werkstatt beauftragen, kann viel Geld gespart werden. Auffallend ist auch, dass spritsparendes Autofahren meist nur für Privatfahrzeuge gilt oder manche Sonderausstattungen in Dienstfahrzeugen nicht wirklich notwendig, sondern eher Statussymbol sind.

Unternehmenskultur ändert sich nur über Vorbilder

Es gibt viele Möglichkeiten, den bewussten Umgang mit Kosten zu steigern und damit Ausgaben zu senken. Aber alle Ideen bringen nichts, wenn sie nicht gelebt werden. Die richtige Unternehmenskultur macht dabei einen wichtigen Unterschied. Dabei sind Wissen und Einsicht aufseiten der Mitarbeiter und Haltung und Vorbild auf der Führungsseite die zentralen Eckpunkte. Sie erreichen kein Verständnis für Bescheidenheit bei Dienstfahrzeugen, wenn die Führungsebene sich nicht daran hält. Das Kommittent zum bewussten Umgang mit Kosten muss von der Führung vorgelebt und in die Unternehmenskultur integriert werden. So sollten Kosten keine Chefsache sein, sondern eine Führungsaufgabe.