Anforderungen an eine korrekte Rechnung
Rechtsgrundlage ist § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz (UStG). Danach müssen folgende Angaben unbedingt auf einer ordnungsgemäßen Rechnung stehen:
- der vollständige Name und die vollständige Anschrift des Rechnungstellers sowie desjenigen, für den die Rechnung bestimmt ist
- die vom Finanzamt dem Rechnungsteller erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- das Ausstellungsdatum
- eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)
- die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung
- den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; in den Fällen des § 14 Abs. 5 S. 1 UStG den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt
- das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10 UStG) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist
- den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt
- in den Fällen des § 14b Abs. 1 S. 5 UStG einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers
Besonderheit: die elektronische Rechnung
Rechtliche Grundlage für die Übermittlung einer Rechnung auf elektronischem Wege ist § 14 Abs. 1 S. 2 UStG. Als elektronisch ist eine Rechnung dann anzusehen, wenn sie entweder per E-Mail oder mittels eines Computer-Faxes verschickt wird. Allerdings verlangt der Gesetzgeber, dass elektronische Rechnungen über eine sogenannte qualifizierte elektronische Signatur enthalten (§ 14 Abs. 3 Nr. 1 UStG). Ein einfaches elektronisches Dokument wie eine PDF-Datei reicht also nicht aus zum Vorsteuerabzug.
Hinweis
Zwischen dem Rechnungsteller und dem Empfänger muss über die elektronische Rechnungsübermittlung Einvernehmen bestehen. Es ist also grundsätzlich niemand verpflichtet, elektronisch übermittelte Rechnungen zu akzeptieren.
Eine qualifizierte elektronische Signatur gewährleistet die Echtheit der Angaben des Absenders und die Unveränderbarkeit des Rechnungsinhalts. Sie funktioniert gleichsam einem elektronischen Siegel und ersetzt die eigenhändige Unterschrift auf einer Papierrechnung. Eine Signatur muss bei einem Zertifizierungsanbieter beantragt werden. Eine Liste dazu findet sich auf der Webseite der Bundesnetzagentur. Dieser vergibt eine sogenannte Signaturkarte, auf der die persönlichen Daten des die Rechnung Unterschreibenden und ein Schlüsselpaar zur Erzeugung und Überprüfung der Signatur gespeichert sind.
Signaturkarten sind immer an eine bestimmte Person gebunden und daher nicht übertragbar. Um eine Rechnung elektronisch unterzeichnen zu können, braucht es zudem ein Kartenlesegerät sowie eine besondere Software. Der Empfänger der Rechnung muss – und das ist zwingend – die Rechnung bei Erhalt auf die Gültigkeit der qualifizierten elektronischen Signatur zum Zeitpunkt der Ausstellung überprüfen. Dazu benötigt er eine Prüfsoftware, die unter anderem von den Webseiten der Zertifizierungsanbieter kostenlos heruntergeladen werden kann.
Hinweis
Sollte das Finanzamt den Vorsteuerabzug nicht anerkennen, kann nur der Bruttobetrag als Aufwand geltend gemacht werden.
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