Stichprobenverfahren Kosteneinsparungen bei der Inventur

An einer jährlichen Inventur kommt ein Unternehmen nicht vorbei

Das in den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung verankerte Vollständigkeitsgebot verlangt von einem Kaufmann die Bilanzierung aller Vermögensgegenstände. Somit ist zu Beginn eines Handelsgewerbes und zum Ende eines jeden Geschäftsjahres im Rahmen einer Inventur eine Abstimmung zwischen den in der Buchhaltung aufgeführten und den tatsächlich vorhandenen Vermögenswerten erforderlich (§240 Abs. 1,2 HGB).

Jedoch ist eine Vollinventur nicht wertschöpfend und mit einer hohen Ungenauigkeit verbunden

Die klassische Inventurmethode stellt die Stichtagsinventur dar. Hierbei wird der Bestand (Istbestand) jeder im Lager befindlichen Position mit dem Bestand (Sollbestand) der Lagerbuchführung durch eine vollständige Überprüfung verglichen.

Die Kosten einer Vollinventur sind aber oftmals nicht unerheblich und können zwei bis acht Prozent des inventarisierten Lagerwertes ausmachen. Des Weiteren ist eine Vollinventur nicht wertschöpfend und birgt aufgrund ihrer zeitlichen Dauer, der monotonen Tätigkeit der Aufnahmearbeiten sowie des oftmals nicht zu vermeidenden Einsatzes von Hilfskräften oder unqualifiziertem Personal die Gefahr, dass die Genauigkeit der Buchbestände nach einer durchgeführten Vollinventur eher abnimmt als besser wird. Auch verlangen die vom Gesetzgeber zugelassenen Vereinfachungsverfahren (zeitlich vor- oder nachverlegte Stichtagsinventur und permanente Inventur) weiterhin die vollständige Aufnahme aller Vermögensgegenstände, erlauben dem Anwender hier aber eine gewisse Flexibilität.

Kostenreduzierung und Minimierung der Aufnahmearbeiten

Der Einsatz von Stichprobenverfahren, die zum Zwecke der Inventarisierung seit dem 1.1.1977 in Deutschland erlaubt sind (§241 Abs. 1 HGB), ermöglichen an dieser Stelle eine wesentliche Kostenreduzierung. Stichprobenverfahren lassen eine qualifizierte Aussage über die Bestandszuverlässigkeit einer betrachteten Lagerbuchführung zu, indem eine repräsentative Stichprobe aus einer Grundgesamtheit (oder einem Lagerbereich) ausgewertet wird.

Die Verfahren sind nicht nur zur Durchführung der geforderten handels- und steuerrechtlichen Jahresinventur geeignet, sondern erlauben auch während des Bilanzjahres, die Qualität einer Lagerbuchführung zu beurteilen. Obwohl die Stichprobeninventur zur Inventarisierung aller Vermögensbestände eines Unternehmens eingesetzt werden kann, bietet das Vorratsvermögen die größten Einsparungspotenziale, die lagerbedingt mehr als 95 Prozent betragen können. Die folgende Tabelle führt exemplarisch für elf durchgeführte Stichprobeninventuren die Anzahl der Grundgesamtheitselemente, den jeweiligen Lagerwert sowie den notwendigen Aufnahmeumfang absolut und prozentual, bezogen auf die Anzahl der Grundgesamtheitselemente, auf.

Anerkannte mathematisch-statistische Verfahren unterteilen sich in Test- und Schätzverfahren

Erlaubte Verfahren zur Durchführung der Stichprobeninventur können in Test- und Schätzverfahren unterteilt werden. Wogegen Testverfahren wie der homograde Sequentialtest als Ergebnis eine generelle “gut”- oder “schlecht”-Feststellung des Lagers ermöglichen, erlauben Schätzverfahren wie die geschichtete Mittelwertschätzung, die Qualität der betrachteten Lagerbuchführung durch “Qualitätskennzahlen” (relativer Stichprobenfehler und prozentuale Abweichung zwischen Buch- und Schätzwert) zu beurteilen.

Alle Verfahren implizieren, dass im Ergebnis einer durchgeführten Stichprobeninventur bestimmte “Toleranzwerte” für diese Qualitätskennzahlen nicht überschritten werden. So darf beim Einsatz eines Schätzverfahrens zum Beispiel der relative Stichprobenfehler, der die Genauigkeit einer durchgeführten Schätzung beschreibt, nicht größer als ein Prozent sein (Vgl. Institut der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e. V. (IdW), HFA: Stellungnahme 1/1981 i. d. F. 1990: Stichprobenverfahren für die Vorratsinventur zum Jahresabschluss. In: WPg (1990), S. 649 - 657.).

Aufgrund der Aufnahme weniger aber repräsentativer Positionen hat der Anwender des Weiteren die Möglichkeit, alle festgestellten Abweichungen zu überprüfen und Aufnahmefehler im Wesentlichen zu eliminieren.

Der Durchführung einer Stichprobeninventur liegen Effektivitäts- und Effizienzüberlegungen zugrunde

Damit die Stichprobeninventur effektiv (“die richtigen Dinge tun!”) und effizient (“die Dinge richtig tun!”) eingesetzt werden kann, sind verschiedene Voraussetzungen zu beachten. Grundsätzlich liefern alle anerkannten mathematisch-statistischen Stichprobenverfahren eine repräsentative Aussage über die betrachtete Lagerbuchführungsqualität, aus der dann durch eine Analyse der festgestellten Abweichungen Maßnahmen zur Qualitätsverbesserung abgeleitet werden können.

Damit eine Stichprobeninventur aber als Ersatz für eine vollständige Inventarisierung dienen kann, muss dem Lager eine bestandszuverlässige Lagerbuchführung zugrunde liegen. Diese wird dann nach der Ermittlung von Qualitätskennzahlen bestätigt oder verneint. Ein Stichprobenverfahren in dieser Form kann jedoch nicht die (zweifelhafte) Funktion einer Vollinventur übernehmen, einmal im Bilanzjahr lagerweite Bestandskorrekturen durchzuführen und Bestandsdifferenzen auszubuchen.

Inwieweit die Durchführung der Stichprobeninventur effizient ist, ist unternehmens- bzw. lagerspezifisch zu beantworten. Auch eine Stichprobeninventur, die in Eigenregie nach dem Erwerb einer entsprechenden Software oder durch die Inanspruchnahme eines Dienstleisters durchgeführt wird, verursacht Kosten. Ob sich diese Kosten rechtfertigen, ist in Abhängigkeit von den bisherigen Vollinventurkosten, zu denen unter anderem auch Opportunitätskosten durch Lagerschließung, Störungen des gewöhnlichen betrieblichen Ablaufs etc. gehören, zu entscheiden.

Auch für Unternehmen ohne (bestandszuverlässige) Lagerbuchführung von Vorteil

An dieser Stelle ist darauf hinzuweisen, dass eine Stichprobeninventur grundsätzlich auch dann zu Kosteneinsparungen führen kann, wenn ein Unternehmen über gar keine oder nur eine “eingeschränkte” Lagerbuchführung verfügt. So sind auch die Unternehmen des Einzel- oder des Großhandels mit ihren Verkaufsflächen ein Einsatzfeld der Stichprobeninventur. Hier können andere Verfahrensvarianten (Intervallschätzung) eingesetzt werden, die keine vorhandene Lagerbuchführung bestätigen, sondern die den Wert eines Lagers ermitteln.

Zeitnahe Erkenntnis über die Qualität eines Lagers erhalten sowie Lager- und Handlingkosten reduzieren

Liegt der Durchführung der Stichprobeninventur eine systematische Vorgehensweise zugrunde und sind die angesprochenen Effektivitäts- und Effizienzvoraussetzungen gegeben, ist die Stichprobeninventur in jedem Lager und in jeder Branche erfolgreich einsetzbar. Dabei hat das anwendende Unternehmen die Möglichkeit, die Stichprobeninventur in Abstimmung mit der betreuenden WP-/StB-Gesellschaft eigenverantwortlich und in Eigenregie umzusetzen oder die mit der Durchführung der Stichprobeninventur verbundenen Tätigkeiten im Wesentlichen outzusourcen. Das Outsourcing bietet hier den Vorteil, dass ein auf diese Thematik spezialisierter Dienstleister sicherstellt, dass sich der notwendige Aufwand für eine erfolgreiche Realisierung tatsächlich auf ein Minimum beschränkt und er aufgrund seiner Erfahrungen viele Tipps zur Durchführung geben kann. 

Fazit: Um eine Inventur kommt ein Unternehmen nicht herum. Aber besonders die Inventarisierung des Vorratsvermögens ist oftmals mit hohen Kosten verbunden, die für ein Unternehmen mit keiner Wertschöpfung verbunden sind. Der Einsatz von Stichprobenverfahren, die für Läger mit und ohne Lagerbuchführung anwendbar sind, ermöglicht an dieser Stelle eine erhebliche Kostenreduktion.