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Einleitung:
Durch die stark zunehmende Bedeutung des Internets entdecken auch immer mehr Unternehmen das Internet zur kommerziellen Nutzung. Dabei spielten bisher Textseiten zur Information und später die sogenannten Online-Shops Vorreiterrollen.
Die Business-to-Business-Transaktionen, d.h. die Abwicklung von Geschäften basierend auf elektronischem Datenaustausch, nehmen schon seit längerer Zeit stark zu. Durch die nun auch hierfür entdeckte Internettechnologie eröffnen sich neue Möglichkeiten.
Aufgabe dieser Diplomarbeit ist die Untersuchung der Nutzung dieser Technik im Bereich Einkauf. Betrachtet wird auch der Einsatz eines Dokumenten-Management für die Abbildung des Workflows. Vorgabe der Stuttgarter Straßenbahnen AG war, die herkömmlichen Medien bei der Abwicklung der Beschaffungsftuiktionen völlig durch die neue Technik zu ersetzen.
Grundlagen des Internets und die Funktionsweise von Dokumenten-Managernent Systemen werden erläutert. Wichtige Aspekte, wie die Anbindung der neuen Software an das System von SAP, Standards, Sicherheit der Netze und Optimierung der Prozesse werden untersucht und von einer technischen und rechtlichen Betrachtung eines Einsatzes im Einkauf ergänzt.
Für die Stuttgarter Straßenbahnen AG wird abschließend geprüft, ob der Einsatz eines neuen Systems sinnvoll ist und inwieweit ein Nutzen generiert werden kann.
Inhaltsverzeichnis:
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Vorwort
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6
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1.
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Einleitung
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7
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2.
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Darstellung der Stuttgarter Straßenbahnen Aktiengesellschaft (SSB)
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8
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2.1
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Historischer Abriß
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8
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2.2
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SSB heute
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8
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2.3
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Die Organisation der SSB
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9
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2.4
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Die EDV der SSB
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9
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3.
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Einkaufsfunktionen und dazugehöriges Ist bei der SSB
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11
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3.1
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Einkaufsfunktion
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11
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3.2
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Abläufe bei der SSB
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13
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3.3
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ABC-Analyse
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15
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4.
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Erklärung der Internettechnologie und der verschiedenen Dienste
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17
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4.1
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Technische Betrachtung
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17
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4.1.1
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Netze
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18
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4.1.2
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Internet-Architektur
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19
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4.1.3
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Protokolle im Internet
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21
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4.2
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Electronic Mail (E-Mail)
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23
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4.3
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World Wide Web (WWW)
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24
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4.3.1
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Suchmöglichkeiten im Internet
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24
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4.4
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File Transfer (FTP)
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25
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4.5
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News
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25
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4.6
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Sonstige Dienste
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25
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5.
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Wie kann die Internettechnologie für die Einkaufsfunktion genutzt werden?
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27
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5.1
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Kurzbeispiel Firma Quelle Versand
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27
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5.2
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Externe Informationen
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29
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5.3
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Online-Ausschreibungen, Anfragen, Angebote
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29
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5.4
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Bestellprozeß
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31
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5.4.1
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Unterstützung durch ein Intranet
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32
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5.5
|
Anbindung an SAP
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33
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5.6
|
Standardisierung
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35
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5.6.1
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Elektronische Marktplätze
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36
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5.7
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Sicherheit
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37
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6.
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Dokumenten-Management
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41
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6.1
|
Archivierungssysteme
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46
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6.1.1
|
Scannen
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46
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6.1.2
|
Datenübernahme aus anderen Anwendungen
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49
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6.1.3
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Indizieren
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49
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6.1.4
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Speichern
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52
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6.1.5
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Recherchieren, Anzeigen und Löschen
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55
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6.2
|
Retrieval-Systeme
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57
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6.3
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Engineering Data Management
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58
|
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6.4
|
Groupware
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59
|
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6.5
|
Workflowsy eine (Vorgangsunterstützungssysteme)
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60
|
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7.
|
Einsetzbarkeit des Dokumenten-Managements für die Abbildung des Einkaufs
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64
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7.1
|
Optimierung der Abläufe
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65
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7.2
|
Anbindung an SAP
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66
|
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7.3
|
Standardisierung
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69
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8.
|
Verbindung von Dokumenten-Management und Internettechnologie
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72
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8.1
|
Technische Realisierbarkeit
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75
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8.1.1
|
Notwendige Systemvoraussetzungen
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75
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8.1.2
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Datenaustausch mit Lieferanten über Internet
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76
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8.1.3
|
Kosten eines Dokumenten-Management-Systems
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77
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8.2
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Rechtliche Betrachtung
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80
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8.2.1
|
Elektronische Unterschrift
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81
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8.3
|
Wirtschaftlichkeitsbetrachtung für die SSB
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83
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8.3.1
|
Kosten eines neuen Systems
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83
|
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8.3.2
|
Nutzen eines neuen Systems
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84
|
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9.
|
Fazit
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89
|
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A
|
Organisationsplan
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90
|
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B
|
Tabellen eines Dokumenten-Management-Systems
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92
|
|
C
|
Beispiel für die Verbesserung eines internen Prozesses
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94
|
|
D
|
Beispielkalkulationen
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96
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|
Abbildungsverzeichnis
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98
|
|
|
Tabellenverzeichnis
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99
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|
Literaturverzeichnis
|
100
|
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|
Internetadressen
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101
|
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Sonstige Hilfsmittel
|
103
|
