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Einleitung:
Die heutige Zeit ist durch ständige Veränderungen der Umfeldbedingungen gekennzeichnet. Die Internationalisierung der Wirtschaft stellt hohe Anforderungen an die Koordination örtlich verteilter Organisationseinheiten. Diese Anforderungen stiegen aufgrund der Vereinigung Europas und der Öffnung der Ostmärkte weiter an. Die Entwicklungen in den Informations- und Kommunikationstechnologien sind der Schlüssel, um Kontinente zu überbrücken und Wettbewerbsvorteile für die Unternehmung zu erzielen.' In der heutigen Zeit ist ein Wandel der Industriegesellschaft hin zur Informationsgesellschaft zu verzeichnen. Die schnelllebige Welt der Computertechnologie verhalf zu diesem Wandel.
Ursprünglich wurden Computer vorrangig in den technischen Bereichen wie Fertigung und Konstruktion eingesetzt, z.B. in Form von CAM und CAD. Durch zunehmende Weiterentwicklungen im Bereich der Computer Supported Cooperative Work (CSCW) wurde es auch möglich, die Abläufe in den kaufmännischen Bereichen der Unternehmungen durch computergestützte Systeme zu unterstützen und teilweise zu automatisieren.
Ein auf dieser Weiterentwicklung basierendes Konzept ist Workflow-Management. Mit Hilfe von Workflow-Management wird erstmals die Möglichkeit geschaffen, Arbeitsabläufe aus dem Bereich Organisation mit Technologieunterstützungen aus dem EDV-Bereich zu harmonisieren. Die Einführung von Workflow-Management bringt tiefgreifende Veränderungen für die Organisation der Unternehmung und der Beteiligten mit sich. Aus diesem Grund müssen bei der Einführung von Workflow-Management alle Seiten und Folgen des neuen Konzeptes beleuchtet werden, um den größtmöglichen Nutzen daraus ziehen zu können. Die vorliegende Arbeit wird Möglichkeiten und Grenzen aufzeigen und verdeutlichen, ob der Ausspruch des französischen Dichters VICTOR Huco (1802-1885) für Workflow-Management zutrifft:
"Es gibt keine größere Kraft als eine Idee, deren Zeit gekommen ist. "
Gang der Untersuchung:
Da in der Literatur zur Zeit noch keine einheitliche Definition von Workflow-Management existiert, werden zunächst die elementaren Komponenten Workflow, Workflow-Management und Workflow-Management-Systeme erläutert und gegen das artverwandte System Groupware und den klassischen Taylorismus abgegrenzt (Kapitel 2). Um die für Workflow-Management relevanten organisatorischen Veränderungen zu verdeutlichen, befasst sich Kapitel 3 mit den notwendigen Voraussetzungen für den Einsatz von Workflow-Management. Weiter werden in diesem Kapitel die mit Workflow-Management zu erreichenden Ziele aufgezeigt. In Kapitel 4 werden die wichtigsten Aufgaben beschrieben, die Workflow-Management erfüllen muss. Mit einem Überblick über die Arten von Workflow-Management-Systemen beginnt Kapitel 5. Anschließend werden in diesem Kapitel die
im Workflow-Management-System enthaltenen internen und externen Bestandteile zur Erfüllung der Aufgaben dargestellt. In Kapitel 6 werden alle Ziele, Aufgaben und Bestandteile zusammengeführt und entsprechend ihren Auswirkungen und auftretenden Problemen für die Unternehmung und deren Mitglieder beleuchtet. Kapitel 7 veranschaulicht an zwei Praxisbeispielen, wie erfolgreich umgesetztes Workflow-Management in der Realität aussehen kann.
Inhaltsverzeichnis:
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Inhaltsverzeichnis
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II
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Abbildungsverzeichnis
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IV
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Abkürzungsverzeichnis
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V
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1.
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Problemstellung
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1
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2.
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Grundlagen
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2
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2.1
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Grundlegende Begriffe
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2
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2.1.1
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Workflow
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2
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2.1.2
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Workflow-Management
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3
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2.1.3
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Workflow-Management-Systeme
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3
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2.1.4
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Begriffliche Abgrenzung zu Groupware
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4
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2.2
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Von der Arbeitsteilung zum ganzheitlichen Workflow-Management
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5
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3.
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Einsatzvoraussetzungen und Ziele des Workflow-Managements
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6
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3.1
|
Einsatzvoraussetzungen
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6
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3.1.1
|
Business Reengineering
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6
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3.1.2
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Gestaltungsprinzipien
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7
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3.1.2.1
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Prinzipien der "schlanken Konzepte" und des "internen Kunden"
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7
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3.1.2.2
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"Strategie des Fließens" und Prinzip der "offenen Systeme
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8
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3.1.3
|
Zusammenspiel von Strategie, Organisation, Technik und Mensch
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8
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3.2
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Ziele
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9
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3.2.1
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Zeiterspamis
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9
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3.2.2
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Kostensenkung
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10
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3.2.3
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Qualitätsverbesserung
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11
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3.2.4
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Human-Ressourcen-Orientierung
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12
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4.
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Aufgaben des Workflow-Managements
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13
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4.1
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Aktive Vorgangssteuerung und Kontrolle
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13
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4.2
|
Integration betrieblicher Prozesse
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14
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5.
|
Arten und Bestandteile von Workflow-Management-Systemen
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16
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5.1
|
Arten
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16
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5.2
|
Interne Bestandteile
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17
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5.2.1
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Organisationsmodellierung
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17
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5.2.2
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Verteilung und Transport
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18
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5.2.3
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Anwenderschnittstelle
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19
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5.2.4
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Schnittstellenmechanismen
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21
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5.3
|
Externe Bestandteile
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23
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6.
|
Auswirkungen durch den Einsatz von Workflow-Management
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24
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6.1
|
Auswirkungen auf Zeit-, Kosten- und Qualitätsbereiche
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24
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6.1.1
|
Reduzierung der Durchlaufzeit
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24
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6.1.2
|
Veränderungen der Kostenpositionen
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26
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6.1.3
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Qualitative Auswirkungen
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28
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6.2
|
Organisatorische und personelle Auswirkungen
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30
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6.2.1
|
Arbeitsplatzeigenschaften
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30
|
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6.2.2
|
Neuorientierung der Führungskräfte
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32
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6.2.3
|
Auswirkungen auf die Mitarbeiter
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34
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6.2.3.1
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Vorgehensweisen bei der Einführung von Workflow-Management
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34
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6.2.3.2
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Akzeptanzprobleme und deren Abbau
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35
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6.2.3.3
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Job Enlargement und Job Enrichment
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38
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6.2.3.4
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Probleme durch den Wegfall des "kleinen Dienstweges"
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40
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7.
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Praxisbeispiele
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41
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7.1
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Lebensversicherungs-AG der DeutschenBank
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41
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7.2
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Zimmer AG, Mitglied der Lurgi-Gruppe
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43
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8.
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Schlußbetrachtung
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45
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Literaturverzeichnis
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46
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