Besprechungen verbessern Schaffen Sie mit Ihren Meetings Mehrwert

Besprechungen sind für viele Mitarbeiter ein Grauen. Sie sitzen herum, verschwenden ihre wertvolle Arbeitszeit und hören gelangweilt zu. Im besten Fall bearbeiten sie unterm Tisch ihre E-Mails oder träumen vor sich hin, um auf neue Ideen zu kommen. Ungeliebte Zeitverschwender sind oft die sogenannten „Jour fixe“, also regelmäßige Besprechungen, um alle Mitarbeiter im Projekt oder der Abteilung wieder auf den Stand der Dinge zu bringen.

Damit Besprechungen oder Meetings einen echten Mehrwert für alle betroffenen Mitarbeiter und für das Unternehmen haben, müssen einige einfache Regeln beherzigt werden. Diese betreffen vor allem die:

• Klärung der Ziele,
• ausführliche Vorbereitung,
• moderierte Durchführung,
• informative Nachbereitung.

Worauf es dabei ankommt, haben wir in dieser Lösungshilfe mit vielen Arbeitsvorlagen ausführlich erläutert:

Moderationstechnik: Besprechungen effektiv vorbereiten und durchführen

Grundsätzlich gilt: Besprechungen sind wichtig! Sie sind eine wesentliche Grundlage für den Erfolg eines Teams und des Unternehmens. Sie intensivieren die Kommunikation und können zu besseren Entscheidungen führen. Zwei zentrale Faktoren für den Unternehmenserfolg.

Gerade deshalb stellen wir Ihnen an dieser Stelle einige weiterführende Tipps und Tricks vor, um Besprechungen noch effektiver und effizienter zu machen. Wir erläutern typische Problemsituationen und zeigen, wie diese gelöst werden können.

Dass eine Besprechung aus Sicht der Teilnehmer zufriedenstellend verläuft, muss nicht heißen, dass die Sachfragen geklärt wurden. Denn oft nutzen Mitarbeiter diese Form der Kommunikation und dieses Werkzeug des Organisierens im Unternehmen, um ihre eigenen Themen einzubringen. Die Organisationsforscher Michael D. Cohen, James G. March und Johan P. Olsen haben dieses Phänomen schon vor vielen Jahren erkannt und ihm einen Namen gegeben: Die Mülleimer-Organisation. Mehr dazu unter:

Organisationen als Mülleimer: Wie Meetings zu Entscheidungen führen

Es ist Aufgabe der Führungskräfte, dass Besprechungen in ihrer Abteilung und in ihrem Team effektiv und effizient sind, dass sie für die Teilnehmer und für das Unternehmen einen Nutzen haben. Sie müssen als Leiter der Besprechung oder als derjenige, der sie anberaumt, dafür sorgen, dass die Besprechung ein klares Ziel hat, stringent abläuft, Ergebnisse erzielt werden und die Teilnehmer zufrieden sind.

Aber auch die Mitarbeiter als Teilnehmer von Besprechungen tragen wesentlich zum Gelingen bei: Sie müssen klare Ziele einfordern, sich an die Regeln der Besprechung halten, aktiv wichtige Wortbeiträge leisten, sich kurz fassen, nicht abschweifen, einen Beitrag auf das soziale Konto (Emotionen der Teilnehmer und gutes Miteinander) einzahlen und fordern, dass die Ergebnisse festgehalten werden.

Besprechungskultur und Organisationskultur beziehungsweise Betriebsklima hängen eng miteinander zusammen. Wo Lösungsorientierung, Sachbezogenheit, Zielorientierung, Produktivität, Beteiligungsorientierung und Vertrauen gelebte Werte sind, laufen Besprechungen auch meistens effektiver und effizienter ab.