Moderationstechnik Besprechungen effektiv vorbereiten und durchführen

In einer Besprechung sitzt eine Gruppe von Menschen zusammen, um ein Thema zu besprechen und Informationen auszutauschen. Besprechungen werden auch Sitzung, Konferenz, Workshop oder Meeting genannt. Es gibt mehrere Besprechungsarten. Sie können nach ihrem Ziel und ihrem Zweck unterschieden werden:

• Informationen weitergeben und alle Teilnehmer auf den gleichen Informationsstand bringen (diese haben in Besprechungen die Möglichkeit, direkte Rückfragen zu stellen);
• Probleme besprechen und dabei das Wissen, die Erfahrungen und auch das kreative Potenzial der Teilnehmer einer Besprechung nutzen, um Ursachen zu identifizieren und Lösungen zu finden;
• Entscheidungen vorbereiten und dafür Informationen zusammentragen, Meinungen diskutieren, Wirkungen abschätzen, sodass am Ende von der Gruppe oder einem Einzelnen eine Entscheidung getroffen werden kann.

Nebenbei trägt das persönliche Gespräch in den Besprechungen dazu bei, dass die Mitarbeiter sich mit der Gruppe (und letztlich dem Unternehmen) identifizieren und dass sie ihren Teil dazu beitragen, dass alles funktioniert. Besprechungen haben eine Integrationsfunktion.

Diese Ziele werden nur erreicht, wenn alle Beteiligten gewisse Regeln einhalten (zum Beispiel: nicht alle sprechen gleichzeitig). Besonders hilfreich ist, wenn eine Person die Besprechung leitet und moderiert. Dieser Gesprächsleiter oder Moderator muss auf die Einhaltung der Regeln achten und immer wieder dafür sorgen, dass die Besprechung auf das Ziel ausgerichtet wird – und nicht alle vom Thema abschweifen. Dafür gibt es bestimmte Methoden und Werkzeuge, die helfen, Besprechungen effektiv und effizient durchzuführen. Sie sind hier unter dem Begriff Besprechungsmoderation oder Besprechungstechniken zusammengefasst.