Moderationstechnik Besprechungen effektiv vorbereiten und durchführen

Was ist Besprechungsmoderation?

In einer Besprechung sitzt eine Gruppe von Menschen zusammen, um ein Thema zu besprechen und Informationen auszutauschen. Besprechungen werden auch Sitzung, Konferenz, Workshop oder Meeting genannt. Es gibt mehrere Besprechungsarten. Sie können nach ihrem Ziel und ihrem Zweck unterschieden werden:

• Informationen weitergeben und alle Teilnehmer auf den gleichen Informationsstand bringen (diese haben in Besprechungen die Möglichkeit, direkte Rückfragen zu stellen);
• Probleme besprechen und dabei das Wissen, die Erfahrungen und auch das kreative Potenzial der Teilnehmer einer Besprechung nutzen, um Ursachen zu identifizieren und Lösungen zu finden;
• Entscheidungen vorbereiten und dafür Informationen zusammentragen, Meinungen diskutieren, Wirkungen abschätzen, sodass am Ende von der Gruppe oder einem Einzelnen eine Entscheidung getroffen werden kann.

Nebenbei trägt das persönliche Gespräch in den Besprechungen dazu bei, dass die Mitarbeiter sich mit der Gruppe (und letztlich dem Unternehmen) identifizieren und dass sie ihren Teil dazu beitragen, dass alles funktioniert. Besprechungen haben eine Integrationsfunktion.

Diese Ziele werden nur erreicht, wenn alle Beteiligten gewisse Regeln einhalten (zum Beispiel: nicht alle sprechen gleichzeitig). Besonders hilfreich ist, wenn eine Person die Besprechung leitet und moderiert. Dieser Gesprächsleiter oder Moderator muss auf die Einhaltung der Regeln achten und immer wieder dafür sorgen, dass die Besprechung auf das Ziel ausgerichtet wird – und nicht alle vom Thema abschweifen. Dafür gibt es bestimmte Methoden und Werkzeuge, die helfen, Besprechungen effektiv und effizient durchzuführen. Sie sind hier unter dem Begriff Besprechungsmoderation oder Besprechungstechniken zusammengefasst.

Wofür Besprechungsmoderation?

Wichtig ist, dass jede Besprechung ein Ergebnis hat oder dass die Teilnehmer mit einem verbesserten Informationsstand oder einer neuen Erkenntnis die Besprechung verlassen. Oft wird dies nicht berücksichtigt! Deshalb sehen viele Mitarbeiter eines Unternehmens zu viele oder zu lange Besprechungen als nutzlos an. Besprechungen sind Pflichtveranstaltungen, die schlecht vorbereitet sind, kein Ziel und damit auch keine Ergebnisse haben. Alle Beteiligten sind lustlos und frustriert. Es entsteht eine Besprechungs-Un-Kultur. Die Merkmale dafür sind sehr vielfältig; hier nur wenige Beispiele:

• Teilnehmer verspäten sich, der Beginn verzögert sich und viele sitzen da und warten.
• Die Technik (Beamer, Schreibstifte) im Besprechungsraum funktioniert nicht, alle müssen warten.
• Teilnehmer weichen vom Thema ab, halten Monologe oder sagen gar nichts, weil kein Ziel festgelegt wurde.
• Was besprochen wird, wird nicht visualisiert und nicht protokolliert, sodass Ergebnisse verloren gehen und das Thema im Sande verläuft.

Die Folge: Zeit und Geld werden in erheblichem Maße verschwendet. Um das zu vermeiden, kommt es auf die gründliche Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung einer Besprechung an. Das sind die Kernaufgaben der Besprechungsmoderation und des Gesprächsleiters. Wenn dieser nur eine Stunde in die Vorbereitung investiert, kann er damit viele Teilnehmerstunden einsparen helfen. Und meistens sind auch die Ergebnisse der Besprechung besser.

Ein wichtiger Effekt professioneller Besprechungen ist auch, dass diese Form der Kommunikation dazu beiträgt, dass die Mitarbeiter sich geborgen fühlen. Sie werden ins Unternehmen integriert und tragen dazu bei, dass Entscheidungen umgesetzt werden und Wirkung entfalten. Die Arbeitsabläufe werden koordiniert und das Arbeitsklima verbessert sich. Das Gefühl der Zugehörigkeit steigt und die Teamarbeit wird effektiver.

Das finden Sie in dieser Lösungshilfe

Wir stellen hier hilfreiche Werkzeuge und Techniken für die Leitung und Moderation von Besprechungen vor. Sie können diese direkt einsetzen, wenn Sie Ihre nächste Besprechung planen. Die einzelnen Schritte sind dabei:

• Notwendigkeit klären,
• Inhalte festlegen und Teilnehmer bestimmen,
• Ablauf planen,
• Voraussetzungen schaffen,
• Besprechung leiten,
• Ergebnisse aufbereiten.

Die Werkzeuge richten sich an den Besprechungsleiter. Aber auch als Teilnehmer einer Besprechung können Sie davon profitieren, indem Sie darauf achten, dass Ihre Besprechungen im Unternehmen professionell durchgeführt werden und Sie Ihren Beitrag dazu leisten.

Im Folgenden gehen wir von der klassischen Besprechung bei einem persönlichen Treffen aus. Alle Teilnehmer kommen in einem Raum (manchmal auch mehreren Räumen) zusammen und sprechen von Angesicht zu Angesicht. Wenn das nicht möglich ist, nutzen immer mehr Unternehmen einen virtuellen Besprechungsraum. Das können Videokonferenzen oder andere technisch vermittelte Kommunikationsformen sein. Auch für diese Form der Besprechung gelten die meisten der hier angesprochenen Werkzeuge und Regeln. Darüber hinaus müssen folgende Besonderheiten beachtet werden:

• Funktioniert die Technik? Sind die Software-Funktionen verfügbar, die Sie für Ihre Ziele, Inhalte und Methoden brauchen?
• Sind die Teilnehmer mit dieser Form der virtuellen Besprechung und mit der notwendigen Technik vertraut?
• Reicht diese Form der Kommunikation aus? Sind die psychologischen Wirkungen des persönlichen Treffens vernachlässigbar?

Nur wenn Sie diese Fragen eindeutig mit Ja beantworten können, sind virtuelle Besprechungen eine alternative Form des Gruppengesprächs.