Debriefing Das Know-how von Mitarbeitern sichern

Wenn Mitarbeiter ihre Abteilung oder das Unternehmen verlassen, geht häufig viel von ihrem Wissen verloren. Gerade dann, wenn sogenannte Know-how-Träger oder Experten über viele Jahre Erfahrungen an ihrem Arbeitsplatz sammeln konnten, ist das für die Kollegen, das Team und für das Unternehmen ein großer Verlust. Das betrifft ein Unternehmen beispielsweise dann, wenn ein Mitarbeiter von sich aus die Stelle wechselt, wenn er in den Ruhestand geht oder wenn er versetzt oder entlassen werden muss.

Umso mehr sollten alle Beteiligten Wert darauf legen, dass zumindest ein Teil des Wissens und der Erfahrungen im Team und im Unternehmen verbleibt. Voraussetzung dafür ist, dass rechtzeitig vor dem letzten Arbeitstag ein Abschlussgespräch oder Übergabegespräch erfolgt. Dabei sollen alle Informationen systematisch zusammengestellt werden, die beschreiben, wie und warum der Mitarbeiter seine Aufgaben in einer bestimmten Art und Weise erfolgreich erledigte. Und das muss insbesondere für Nachfolger und Kollegen angemessen dokumentiert werden. Diese systematische Vorgehensweise wird auch unter dem sogenannten Experten-Debriefing zusammengefasst.

Häufig fehlt aber die Motivation, sich am Ende noch einmal zusammenzusetzen und alle Abläufe, Aufgabeninhalte und Besonderheiten am Arbeitsplatz durchzugehen. Denn der Mitarbeiter, der das Unternehmen verlässt, hat selbst kein großes Interesse mehr, sein Wissen und seine Erfahrung weiterzugeben. Wurde er entlassen oder wird er unfreiwillig versetzt, ist er enttäuscht oder sogar wütend. Geht er aus eigener Entscheidung, ist er mit seinen Gedanken vielleicht schon am neuen Arbeitsplatz.

Spezifische organisatorische Probleme sind:

• Die Zeit für das Debriefing ist nicht eingeplant; die Debriefing-Phase sollte aber genauso selbstverständlich sein, wie die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters.
• Viele Aufgaben und Rollen, die der Mitarbeiter wahrnimmt und als wichtig einstuft, sind in den offiziellen Prozess- und Stellenbeschreibungen nicht enthalten. Die Dokumentation ist also sehr lückenhaft.

Auch das Unternehmen und die Kollegen und Vorgesetzten haben manchmal kein Interesse, sich mit dem scheidenden Mitarbeiter zusammenzusetzen. Manche Mitarbeiter werden sogar mit sofortiger Wirkung freigesetzt, sodass eine ordentliche Übergabe kaum noch möglich ist. Das kann durchaus angemessen sein, wenn

• der Mitarbeiter entlassen wurde, er deshalb enttäuscht und wütend ist und die Informationen, die er weitergeben würde, nicht verlässlich sind;
• die Leistungen des Mitarbeiters unterdurchschnittlich waren und eine Fortführung seiner Tätigkeit im gleichen Stil und die Nutzung seines Wissens offensichtlich keine Verbesserung brächten.

Doch in den meisten Fällen überwiegen die Vorteile einer geordneten Übergabe und einer systematischen Dokumentation darüber, was der Mitarbeiter an Wissen und Erfahrungen gesammelt hat. Dabei sollten diese Aspekte besonders berücksichtigt werden:

• Es ist Aufgabe des Vorgesetzten, für eine ordentliche Übergabe und die Dokumentation des Wissens und der Erfahrungen des Mitarbeiters zu sorgen.
• Das Debriefing sollte rechtzeitig geplant und durchgeführt werden. Sobald bekannt ist, dass der Mitarbeiter seine Abteilung oder das Unternehmen verlässt, sollte die Übergabe geplant werden.
• Für die Durchführung sollte ausreichend Zeit eingeplant werden. Wie viel konkret benötigt wird, hängt vom Aufgabenspektrum des Mitarbeiters und von der Größe seines Erfahrungsschatz ab. In manchen Fällen lässt sich das in einer halben Stunde erledigen, in anderen reicht ein ganzer Tag nicht aus.
• Die Übergabe sollte systematisch erfolgen: Es müssen bestimmte Themen besprochen, die richtigen Fragen gestellt und alle Informationen angemessen dokumentiert werden. Dazu mehr in dieser Lösungshilfe.

Vom Debriefing zur Einarbeitung

Das Debriefing ist zunächst kurz und knapp angelegt und soll vor allem die wichtigen Erfolgs- und Misserfolgsfaktoren herausstellen: Worauf kam es bei diesem Job besonders an? Was lief gut und was lief schlecht? Was waren die wichtigen Gründe dafür? Das Debriefing ist meist eine einfache Frage-Antwort-Situation, in der einzelne Aspekte abgearbeitet werden.

Dennoch wird der Begriff immer öfter auch für dialogisch angelegte, umfassendere und systematische Abschlussgespräche oder Übergabegespräche verwendet, insbesondere in der Form des Experten-Debriefings. Hier werden alle Aspekte angesprochen, die die Arbeit des Stelleninhabers kennzeichnen und die sichtbar machen, wie er die Aufgaben erledigte. So sollen sein Wissen, aber auch seine Erfahrungen und seine Kontakte zu anderen Personen sichtbar gemacht und vor allem so dokumentiert werden, dass sie ein Nachfolger und die Kollegen nutzen können.

Bestimmte Arbeitsbereiche machen eine umfassende Einarbeitung notwendig. Dazu arbeiten der Nachfolger und sein Vorgänger mehrere Tage (oder einen längeren Zeitraum) unmittelbar zusammen. Der Nachfolger wird intensiv eingearbeitet. Das ist besonders wichtig, wenn

• es um technisch komplexe oder vielfältige Aufgaben geht;
• die Beziehung zu anderen Personen im Unternehmen oder beim Kunden übertragen werden soll („Darf ich Ihnen meinen Nachfolger vorstellen? …“).

In jedem Fall sollte immer ein abschließendes Gespräch mit jedem Mitarbeiter geführt werden, der die Abteilung oder das Unternehmen verlässt. Das ist ein Zeichen des Respekts und der Wertschätzung – unabhängig davon, was der Mitarbeiter geleistet hat. Und dieses Gespräch wird immer Hinweise enthalten, was man selbst oder was das Unternehmen beachten oder bewahren sollte.

Bei einem Stellenwechsel lassen sich unterscheiden: Mitarbeiter mit Fachwissen scheidet aus, eine Führungskraft verlässt das Unternehmen oder ein Projekt wird beendet und die Mitarbeiter scheiden aus dem Projekt aus. In allen diesen Fällen ist ein Debriefing bzw. das Übergabegespräch und die damit verknüpften Maßnahmen, wie sie im Folgenden vorgestellt werden, hilfreich.

Sie können die folgende Beschreibung und die Arbeitsvorlagen auch so anpassen und als Organisationshilfsmittel nutzen, dass Sie zukünftig bei jedem Stellenwechsel eingesetzt werden. Die dokumentierten Ergebnisse sind Grundlage für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und für das Prozessmanagement und die kontinuierliche Verbesserung.