Mahnwesen So treiben Sie offene Rechnungen ein

Unmittelbar mit der Rechnungsstellung, müssen die einzelnen Schritte und Eskalationsstufen des Mahnwesens greifen. Diese müssen Sie gegebenenfalls an Ihr Unternehmen, Ihre Kunden und die üblichen Bedingungen in Ihrer Branche anpassen.

Wichtig ist:

• Legen Sie in den Verträgen bei der Auftragsvergabe eindeutig fest, unter welchen Bedingungen Sie Ihre Rechnung schreiben (konkrete Termine) und wie viele Tage nach Rechnungsdatum der Rechnungsbetrag fällig ist.
• Ab diesem Datum ist der Kunde im Zahlungsverzug; mahnen Sie dann rechtzeitig.
• Achten Sie auf die Formulierung Ihrer Zahlungserinnerungen und Mahnschreiben. Diese sollten klar sein und im Ton zur Eskalationsstufe passen.

Halten Sie sich konsequent an den folgenden Ablauf. Achten Sie darauf, dass die Fälligkeitstermine jeweils auf einen Werktag fallen. Geben Sie immer das genaue Datum an (die Angaben zu den Tagen gelten als grobe Richtwerte):

• Rechnungs­stellung: Ist der Auslöser für die Rechnungsstellung eindeutig? Sind alle notwendigen Informationen korrekt und auf der Rechnung nachvollziehbar (siehe Übersicht unten)? Rechnung schreiben mit klar benannten Zahlungsbedingungen und Zahlungsziel (genaues Datum).
• Zahlungsziel, Fälligkeit: Ist das Zahlungsziel festgelegt und auf der Rechnung klar sichtbar? Ist das Zahlungsziel (Fälligkeit) mit genauem Termin auf der Rechnung ausgewiesen, ist der Kunde nach Ablauf dieses Datums in Verzug. Ab diesem Zeitpunkt könnten Sie Ihre Forderung gerichtlich geltend machen. Im Allgemeinen ist das aber nicht sinnvoll. Im BGB, §286 heißt es: „Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder einer gleichwertigen Zahlungsaufforderung leistet; dies gilt gegenüber einem Schuldner, der Verbraucher ist, nur, wenn auf diese Folgen in der Rechnung oder Zahlungsaufstellung besonders hingewiesen worden ist.“
• 10-14 Tage nach Fälligkeit Zahlungserinnerung: Erinnerung an Zahlungspflicht und Zahlungsaufforderung. Enthält die Zahlungserinnerung alle notwendigen Informationen? Ist der Ton des Schreibens angemessen? Neues Zahlungsziel setzen (5-10 Tage).
• 15-25 Tage nach Fälligkeit erste Mahnung: Informieren Sie noch einmal über Auftrag bzw. Vertrag, Lieferdatum, Rechnungsnummer. Neues Zahlungsziel: maximal 10 Tage. Stellen Sie sicher, dass der Kunde die Mahnung erhält (um Beispiel Einschreiben).
• 30 Tage nach Fälligkeit zweite Mahnung: Kontaktaufnahme durch Mitarbeiter des Unternehmens; gibt es dafür eine klare Regelung und Beispiele zur Vorgehensweise? Liefersperre.
• 50 Tage nach Fälligkeit dritte Mahnung: Setzen Sie den Kunden davon in Kenntnis, dass bei einem erneuten Verstreichen des Fälligkeitstermins ein Anwalt eingeschaltet wird bzw. das gerichtliche Mahnverfahren eingeleitet wird. Informieren Sie über die möglichen Kosten und Nachteile. Stellen Sie ggf. vertraglich vereinbarte Verzugszinsen in Rechnung oder Aufwendungen aus dem Mahnverfahren.
• 60 Tage nach Fälligkeit gerichtliches Mahnverfahren: Gegebenenfalls auch Abgabe an ein Inkasso-Unternehmen (Beachten Sie dabei die Regelungen des Datenschutzes).
• Gegebenenfalls anschließend Vollstreckungsbescheid und Zwangsvollstreckung.

Wichtig ist die persönliche Ansprache nach der ersten, spätestens nach der zweiten Mahnung. Es sollte selbstverständlich sein, dass Ihre Mitarbeiter den Kunden ansprechen und ihn auf den Zahlungsverzug hinweisen. Sie können beim Kunden auch nach Gründen für den Zahlungsverzug fragen. Oft bekommen sie die notwendigen Informationen. Gemeinsam können auch Lösungen erarbeitet werden, wie die Zahlung erfolgen kann, zum Beispiel Ratenzahlungen.

Für die Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens benötigen Sie ein entsprechendes Formular, das Sie bei Ihrem Amtsgericht einreichen. Das Gericht prüft Ihre Forderung auf Plausibilität und erlässt dann einen Mahnbescheid an Ihren Schuldner. Dem kann der Schuldner innerhalb von 14 Tagen widersprechen. Dann muss in einem Gerichtsverfahren geprüft werden, ob Ihre Forderung rechtens ist. Sie müssen überlegen, ob Sie willens sind, ein solches Gerichtsverfahren zu führen.

Widerspricht der Schuldner nicht, können Sie nach 14 Tagen beim Amtsgericht den Vollstreckungsbescheid erwirken. Auch diesem kann der Schuldner widersprechen mit der Folge, dass ein Gericht entscheiden muss. Widerspricht er auch dann nicht, haben Sie einen Vollstreckungstitel, den Sie mithilfe eines Gerichtsvollziehers durchsetzen können.

Die Kosten für ein gerichtliches Mahnverfahren richten sich nach der geforderten Rechnungssumme und sind nicht allzu hoch. Hilfreich sind Anbieter im Internet, über die Sie direkt ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten können; Sie müssen nur online ein entsprechendes Formular ausfüllen. Zum Beispiel:

http://www.mahnung-online.de/

Weitere Hinweise

Sind alle Angaben auf der Rechnung vollständig und korrekt?

Laut Finanzamt muss eine Rechnung folgende Mindestangaben enthalten:

• Name und Anschrift des Rechnungstellers
• Steuernummer bzw. Umsatzsteueridentifikationsnummer des Rechnungsstellers
• Name und Anschrift des Rechnungsempfängers bzw. des Leistungsempfängers
• Rechnungsdatum
• Rechnungsnummer (fortlaufend), die gewährleistet, dass eine Rechnungsnummer einmalig ist
• Art und Umfang der Leistung
• Zeitraum, in dem die Leistung erbracht wurde
• ausgewiesener Nettobetrag
• der anzuwendende Steuersatz (Umsatzsteuer) sowie der auf den Nettobetrag anfallende Steuerbetrag
• Bruttobetrag

Weitere wichtige Angaben:

• ggf. Umsatzsteueridentifikationsnummer des Rechnungsempfängers bei gewerblichen Rechnungsempfängern im Ausland
• Hinweise zum Ausweis der Umsatzsteuer
• Ihre aktuelle Bankverbindung für die Überweisung innerhalb Deutschlands oder IBAN/BIC für eine Überweisung ins Ausland
• Fälligkeitstermin (mit genauer Datumsangabe)
• Bestellnummer des Kunden
• sonstige Anforderungen des Kunden bzgl. Rechnungsstellung (Hinweise zur korrekten Zuordnung wie Besteller, Projektnummer, …)
• Versandadresse der Rechnung

Die Formulierungen in dieser Tabelle sind lediglich beispielhafte Vorschläge. Finden Sie Ihre eigenen, angemessenen Formulierungen. Beachten Sie dabei:

• Vergraulen Sie durch den Formulierungsstil nicht den Kunden, der die Briefe tatsächlich nicht erhalten hat, aber durchaus bereit ist, zu bezahlen.
• Sagen Sie eindeutig, worum es geht und machen Sie immer eine konkrete Datumsangabe, bis wann der Rechnungsbetrag fällig ist.
• Bringen Sie den Kunden dazu, dass er reagiert.
• Versuchen Sie zu ermitteln, woran es liegt, dass der Kunde nicht bezahlt, und bieten Sie gegebenenfalls (wenn Sie den Kunden nicht verlieren wollen) an, gemeinsam eine Lösung zu finden.

Weitere Informationen

• Verzugs-Paragraf im BGB: http://bundesrecht.juris.de/bgb/__286.html
• Verzugszinsen: http://bundesrecht.juris.de/bgb/__288.html
• Informationsportal Mahnwesen und Forderungseintreibung in Österreich