Mahnwesen So treiben Sie offene Rechnungen ein

Ziel des Mahnwesens beziehungsweise des Debotirenmanagements oder Forderungsmanagements sollte immer sein, die Ihrem Unternehmen zustehenden Zahlungen rechtzeitig zu erhalten, sodass Sie Ihre Liquidität angemessen planen können. Gleichzeitig muss beachtet werden, welche Beziehung Sie zu Ihren Kunden haben und wie Sie diese behandeln wollen.

Welche vorbeugenden Maßnahmen im Einzelnen notwendig sind, hängt unter anderem ab von:

• Höhe der Forderung bzw. Auftragsbestand des Kunden,
• strategische Bedeutung des Kunden,
• Anteil des Kunden am Gesamtumsatz des Unternehmens.

Prüfen Sie diese Fragen und entscheiden Sie dann, welche der folgenden Maßnahmen in Ihrem Fall angemessen sind. Wenn Sie einen Neukunden gewinnen und dieser einen Auftrag erteilt, sollten Sie eine Bonitätsprüfung durchführen. Dafür gibt es eine Fülle spezieller Anbieter wie:

• Schufa
• Creditreform
• Genios
• Inforeform
• wirtschaftsauskunft.com
• SAF Unternehmensverbund

Informieren Sie sich über die Bonität Ihrer Kunden.

Führen Sie ein Rating Ihrer Kunden durch. Creditreform hat dazu einen Bonitätsindex entwickelt, an dem Sie sich orientieren können:

Creditreform Bonitätsindex Erläuterungen

Danach lassen sich folgende Kategorien unterscheiden:

Mögliche Kriterien, die in das Rating eingehen können, sind:

• Vermögenslage
• Ertragslage
• Liquidität
• Zahlungsweise
• Strukturrisiko
• Branchenrisiko
• Krediturteil

Sie können aus diesen oder für Ihre Branche, Ihre Kunden und Ihr Unternehmen angemessenen Kriterien eine eigene Rating-Skala entwickeln.

Entwickeln Sie je nach Rating und strategischer Bedeutung des Kunden einen Maßnahmenplan. Halten Sie dort fest, welche Maßnahmen Sie ergreifen, sobald

• der Kunde den Auftrag erteilt
• während der Auftragsbearbeitung
• mit Rechnungsstellung
• bis Erreichen Zahlungsziel
• nach Erreichen Zahlungsziel
• bei Zahlungsverzug
• bei Zahlungsausfall

Mögliche Maßnahmen sind beispielsweise:

• Vorauskasse vereinbaren
• Teilzahlungen vereinbaren
• Factoring
• (Waren-) Kreditversicherung, Forderungsausfallversicherung
• direkte Gespräche
• Einstellung der Leistungen
• gerichtliches Mahnverfahren

Sprechen Sie, wenn möglich, direkt mit Ihren Kunden, um Vorauszahlungen oder Teilzahlungen zu vereinbaren. Diese Vereinbarungen können mit der Auftragsvergabe schriftlich festgehalten werden.

Besprechen Sie dabei auch Zahlungsziele. Etwa in der Art: Unsere Zahlungsfristen sind … Entspricht dies Ihren Einkaufsbedingungen?

Gerade im Rahmen der Verkaufsverhandlungen sind solche Fristen und Bedingungen Gegenstand, dem Kunden entgegenzukommen – oder aber auch: sich abzusichern. Überprüfen Sie ggf. je nach Bonität und Liquidität Ihres Unternehmens eine individuelle Vorgehensweise und besprechen Sie dies mit Ihren Vertriebsmitarbeitern.