Personalbeschaffung Die passenden Mitarbeiter einfach finden

Viele Unternehmen befinden sich im Wettstreit um Fachkräfte, Talente oder einfach die Mitarbeiter, die ideal zu ihrem Unternehmen und zu der Stelle passen, die neu besetzt werden soll. Noch werden keine Ablöseprämien wie im Sport bezahlt. Aber das Angebot an guten Mitarbeitern wird zusehends knapper.

Zudem ist das Auswahlverfahren sehr zeitaufwendig und teuer. Denn wer es sich zu einfach macht, stellt nach kurzer Zeit fest, dass die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter doch nicht so recht passt. Dabei muss es nicht nur an deren Qualifikation und Eigenschaften liegen. Oft haben die Unternehmen und die verantwortlichen Personalmanager es versäumt, das Profil der Stelle klar zu beschreiben. Dann wundert es nicht, wenn sich beide Seiten nach kurzer Zeit wieder trennen.

Aus diesem Grund stellt sich die wichtigste und sehr oft schwierige Aufgabe der Personalbeschaffung gleich zu Beginn: Was soll der neue Mitarbeiter im Unternehmen tun und was muss er dafür mitbringen? Nur wer ein klares Anforderungsprofil hat, kann den passenden Mitarbeiter finden.

Alle weiteren Schritte im Prozess der Personalbeschaffung leiten sich daraus ab und schließen sich an. Dazu gehören:

• Stellenausschreibung formulieren,
• Stellenausschreibung bekannt machen,
• Bewerbungen sichten und beurteilen,
• Einstellinterview führen und ggf. andere Auswahlinstrumente einsetzen,
• Entscheidung treffen und
• neuen Mitarbeiter oder neue Mitarbeiterin einarbeiten.

Die Gründe, warum Unternehmen neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter suchen, können vielfältig sein. Es ist mehr zu tun, der Personalbestand muss aufgestockt werden. Oder ein Mitarbeiter hat das Unternehmen verlassen, die Stelle muss wieder besetzt werden. Größere Unternehmen schaffen sich auch einen Pool von Nachwuchskräften, die zunächst allgemein im Unternehmen eingesetzt werden und dann Führungspositionen übernehmen sollen.

Unter Kostengesichtspunkten hinterfragen viele, ob eine Stelle überhaupt notwendig ist oder wieder besetzt werden soll. Um die eine bestehende oder neu geschaffene Stelle optimal zu besetzen, sollte deutlich werden, welche Werte mit der Stelle und durch den Stelleninhaber für das Team, die Abteilung oder das Unternehmen schaffen.

In jedem Fall lohnt es sich zu prüfen, ob eine Stelle wirklich außerhalb des Unternehmens ausgeschrieben werden soll. Manchmal finden sich geeignete Kandidaten im eigenen Unternehmen, die eine neue Stelle gerne übernehmen oder deren alte Stelle wegrationalisiert wurde.

In der Neubesetzung oder Einrichtung einer Stelle steckt erhebliches Veränderungspotenzial. Das wird von den Unternehmen sehr oft unterschätzt oder gar nicht beachtet. Sie verpassen die Chance, Abläufe zu verbessern oder die Leistungen eines Arbeitsbereichs deutlich zu verbessern, indem die Personalbeschaffung explizit auf die Veränderungsziele ausgerichtet wird.

Wenn Sie den Prozess der Personalbeschaffung starten, sollten Sie systematisch vorgehen und die zentralen Faktoren klären. Sonst brauchen Sie lange, bis Sie den geeigneten Kandidaten gefunden haben und müssen im schlimmsten Fall viel Lehrgeld zahlen – wenn sich herausstellt, dass der neue Mitarbeiter ein Fehlgriff war. Die Personalbeschaffung ist ein Prozess, an dem mehrere Personen im Unternehmen mitwirken. Das können sein:

• der Vorgesetzte des zukünftigen Mitarbeiters,
• seine Kollegen,
• Mitarbeiter aus der Personalabteilung,
• Betriebsrat,
• Geschäftsführung.

Da gute Bewerber inzwischen knapp werden, können sie sich ihre nächste Arbeitsstelle aussuchen. Umso wichtiger ist es, dass sich das Unternehmen gegenüber den Bewerbern als attraktiv und professionell präsentiert. Dem steht entgegen, dass der Prozess der Stellenbesetzung oft sehr lange dauert. Entscheidungen werden zu lange hinausgezögert. Um das zu vermeiden, ist eine gute Planung entscheidend. Die Personalberaterin Renate Schuh-Eder weist auf die Knackpunkte hin [SZ, 9.8.2008]:

„Wenn vom ersten bis zum zweiten Gespräch drei Wochen und bis zur Entscheidung noch einmal ein Monat vergehen, freuen sich die Unternehmen, die ihre Prozesse im Griff haben. … Das richtige Recruiting-Tool und den richtigen Mix wählen, genügend Zeit in die Beschreibung der Position investieren, alle Entscheider mit ins Boot nehmen und klare Zeitpläne setzen. Eine Stellenbeschreibung zu veröffentlichen, wenn der Fachvorgesetzte demnächst drei Wochen in Urlaub geht, ist hinausgeworfenes Geld.“

Deshalb ist es wichtig, einen „Prozessverantwortlichen“ zu bestimmen, der klar festlegt, wer welche Zuarbeit leisten muss und der den „Beschaffungsprozess“ zielstrebig vorantreibt. Dazu erläutern wir im Folgenden die wichtigen Schritte und bieten Ihnen Arbeitsvorlagen und Checklisten für die Umsetzung.