Projektabschluss Jedes Projekt braucht ein klares Ende

Das Projekt verläuft gut. Der Zeitplan ist eingehalten, die Qualitätsziele sind erreicht und das Budget ist noch nicht überzogen. Nur noch wenige Teilaufgaben und Arbeitsschritte fehlen. Und genau da bleiben viele Projekte in der Praxis stehen. Sie sind fast beendet, aber eben nicht ganz. Gerade weil alle meinen, man sei im Grunde genommen ja fertig, werden viele Projekte nicht richtig abgeschlossen.

Am Ende fehlen den Projektmitarbeitern die Motivation und die Energie, das Projekt vollständig abzuschließen. Manche sind schon mit neuen Aufgaben betraut. Dem Projektleiter gelingt es nicht, die Mannschaft zusammenzuhalten und dafür zu sorgen, dass die letzten Meter vor dem Ziel noch gegangen werden. Die Folge: Alles zieht sich noch einmal hin. Plötzlich werden Termine nicht eingehalten. Der Erfolg des gesamten Projekts wird noch einmal gefährdet. Es fehlt die Abnahme durch den Auftraggeber und schließlich verläuft das Projekt doch im Sand.

Der Projektleiter muss die letzten Meter besonders im Blick behalten

In diesem Fall ist der Projektleiter besonders gefordert. Er muss die letzten Meter seines Projekts besonders im Blick behalten und alle Kräfte noch einmal bündeln. Darauf muss er besonders achten:

• Die noch offenen Teilaufgaben müssen herausgestellt werden und es müssen Maßnahmen geplant werden, wie diese noch erfüllt werden.
• Mit dem Auftraggeber und Lenkungskreis muss vereinbart werden, wie die Abnahme des Projekts erfolgt und wie diese dokumentiert wird.
• Das Projektergebnis muss von der Projektgruppe festgestellt und in geeigneter Form (in der Regel schriftlich per Abschlussbericht) fixiert werden.
• Unverzichtbar ist eine Präsentation, in deren Rahmen die Ergebnisse dem Auftraggeber bzw. dem Nutzer übergeben werden – mit Rückmeldung, inwieweit das Ergebnis den Erwartungen entspricht.
• Der Auftraggeber würdigt die Projektgruppenarbeit und das Projektteam.
• Das Projektteam macht Vorschläge für die Konsequenzen innerhalb der Regelorganisation, denn Projekte haben nahezu immer Querverbindungen zur Regelorganisation.
• Es gibt eine Abschlusssitzung einschließlich einer Auswertung der Zusammenarbeit (inhaltliches Ergebnis, Arbeitsprozess und Arbeitsatmosphäre, Enttäuschungen, Erfolge, ...); die Erkenntnisse und Erfahrungen müssen für eine lernende Organisation festgehalten werden.
• Der Auftraggeber löst die Projektgruppe offiziell auf.
• Eine Projektabschlussfeier macht für alle sichtbar: Wir haben es erfolgreich geschafft.