Projektkommunikation Über das Projekt informieren und den Dialog mit Betroffenen führen

In jedem Projekt muss eine Fülle von Informationen ausgetauscht werden. Je nach Zweck werden dabei unterschiedliche Werkzeuge eingesetzt. Beispiele sind:

• Der Auftraggeber soll über den Projektverlauf informiert werden.
• Die Projektmitarbeiter tauschen sich in einer Projektbesprechung über ihre Aufgaben aus.
• Betroffene (Stakeholder) wollen wissen, was mit dem Projekt auf sie zukommt.

Dabei gibt es auf dem Weg von der Formulierung von Projektzielen bis zu deren Realisierung eine Vielzahl von Problemen und Hindernissen zu überwinden. Oft können sie nicht mit den formellen Methoden des Projektmanagements angegangen werden. Es gehört in vielen Fällen auch Fingerspitzengefühl und Erfahrung dazu. Wenn beispielsweise durch das Projekt Arbeitsplätze in Gefahr sind oder andere schwerwiegende Veränderungen auf die Betroffenen zukommen, dann sind an die Projektkommunikation hohe Anforderungen gestellt.

In einer solchen Situation ist es die zentrale Aufgabe der Projektleitung, bei allen Beteiligten Akzeptanz und Motivation für das Projekt zu schaffen. Ziel ist es, in den angestrebten Veränderungen Sinn, Fortschritt und attraktive Perspektiven jedem Betroffenen aufzuzeigen. Gelingt dies, so öffnen sich Energiequellen, um den oft langen und steinigen Weg der Veränderung durchzuhalten. In diesem Prozess spielt die Projektkommunikation eine zentrale Rolle.