Protokollführung So dokumentieren Sie Besprechungen und steuern das weitere Vorgehen

Durch Protokolle werden Informationen ausgetauscht, Ergebnisse und Beschlüsse von Besprechungen dokumentiert und Maßnahmenpläne festgehalten. Dabei gibt es unterschiedliche Formen von Protokollen. Der Leiter oder Moderator einer Besprechung und sein Protokollführer sollten sich auf die Erstellung von Protokollen richtig vorbereiten. Besonders hilfreich ist, wenn Protokollvorlagen genutzt werden und Tipps für das Mitschreiben und Niederschreiben berücksichtigt werden. Diese finden Sie in dieser Lösungshilfe.

Worum geht's?

Protokolle sind ein sehr wichtiges Instrument für die Dokumentation und Steuerung von Abläufen, Handlungen und Projekten in Unternehmen. Es geht nicht nur darum, die Ergebnisse von Besprechungen oder Workshops festzuhalten, sondern vor allem auch darum, zukünftige Aktivitäten aller Mitarbeiter im Unternehmen zu steuern.

Neben Aktennotizen, Vermerken, Berichten, Memos oder Telefonnotizen sind Protokolle eine Form, um Ereignisse im Unternehmen schriftlich festzuhalten oder zu rekonstruieren und die Informationen an andere weiterzugeben. Sie sind insofern ein wichtiges Kommunikationsinstrument und Organisationsinstrument. Der Nutzen von Protokollen ist:

Alle Teilnehmer einer Besprechung erinnern sich an Gesagtes und Beschlossenes (Gedankenstütze).
Andere Personen können über den Ablauf und die Inhalte einer Besprechung informiert werden; sie können beispielsweise auch erkennen, wer in einem Themengebiet Experte ist (Information).
Planung, Steuerung und Kontrolle von Aktivitäten, etwa beim Projektmanagement, werden unterstützt (Organisation).
Beschlüsse und vereinbarte Maßnahmen werden dokumentiert und sind so verbindlich (Motivation).

Was bringt's?

Sie bereiten sich als Leiter,Moderator oder Protokollführer einer Besprechung besser vor.
Sie lernen,wie ein Protokoll aufgebaut ist und welche Inhalte es haben muss.
Sie bekommen zahlreiche Tipps für die Protokollführung während einer Besprechung

Was finden Sie hier?

Erläuterungen und Hinweise,wie Sie sich auf die Protokollführung effektiv vorbereiten
Tipps und Tricks für das richtige Mitschreiben
Vorlagen zum Aufbau und zu den Inhalten von Protokollen
4 Vorlagen und Formulare

Teil 1: Protokollführung: So dokumentieren Sie Besprechungen und steuern das weitere Vorgehen
Teil 2: Die Funktion von Protokollen
Teil 3: Vorbereitung der Protokollführung
Teil 4: So sind Protokolle aufgebaut
Teil 5: Das sollten Sie bei der Protokollführung beachten
Teil 6: So werden Protokolle erstellt
Teil 7: Wenn das Protokoll fertig ist
Teil 8: Quellen und weiterführende Informationen