Shared Service Center Servicefunktionen bündeln und auf Mitarbeiter ausrichten

Welche Organisationsform ein Unternehmen für sich wählt, hängt von vielen Faktoren ab: Wirtschaftlichkeit, Praktikabilität, eingesetzte Techniken, Personen, Geschichte, Kultur und vielen anderen. Ihre Bedeutung kann sich im Laufe der Zeit ändern. Aus diesem Grund wird mal die Dezentralisierung, mal die Zentralisierung als bestimmendes Prinzip gewählt.

Die Einrichtung von Shared Service Centern ist auf den ersten Blick eine Form der Zentralisierung. Aufgaben, Funktionen oder Tätigkeiten, die bislang in gleicher oder ähnlicher Form an mehreren Stellen im Unternehmen durchgeführt wurden, werden damit an einer (manchmal auch mehreren) zentralen Stelle zusammengefasst. Meistens sind es indirekte, dienstleistende Funktionen für die eigentlichen Kernbereiche des Unternehmens. Diese teilen sich dann die Inanspruchnahme und die Kosten für ein solches so genanntes Shared Service Center.

Auf den zweiten Blick ist die Einrichtung von Shared Service Centern aber auch ein Element der Dezentralisierung. Denn die Unternehmen wollen damit die Vorteile beider Organisationsformen miteinander verbinden. Die Geschäftseinheiten können gerade durch Shared Service Center dezentral effektiver und effizienter arbeiten. Und das Shared Service Center soll eng mit den Geschäftseinheiten zusammenarbeiten.

Organisationsprinzip: Shared Service zwischen Zentralisierung und Dezentralisierung

Shared Service lässt sich insofern auch mit dem Outsourcing von Unternehmensfunktionen vergleichen. Allerdings werden diese nicht an ein externes Unternehmen vergeben; das Shared Service Center verbleibt rechtlich als eine Einheit innerhalb seines „Mutter-Unternehmens“.

Folgende Aufgaben und Funktionsbereiche werden in Unternehmen am häufigsten in Shared Service Centern ausgelagert:

• Finanz- und Rechnungswesen
• Informations- und Kommunikation, EDV (Service-Hotline, Einrichtung von Servern oder Desktop-Rechnern etc.)
• Human Resources (Personalverwaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Rekrutierung, Weiterbildung etc.)
• Logistik (Einkauf, Beschaffung, Auftragsabwicklung, Produktionsplanung, Disposition etc.)
• Back-Office (Sekretariat, Reiseplanung etc.)
• Business Support (Call Center, Gebäude-Management etc.)

Für die Planung und Einrichtung von Shared Service Centern, ist es wichtig zu ermitteln,

• welche Aufgaben und Funktionen in solchen organisatorischen Einheiten zusammengefasst werden können,
• welche Kosten für die Leistungserstellung in einem Shared Service Center anfallen und welche Kosteneinsparungen gegenüber dem dezentralen Modell möglich sind bzw. sein sollen,
• welche Leistungen, welche Service-Qualität bzw. Service-Levels erfüllt werden müssen,
• wie die Verteilung der Leistungen und der Kosten erfolgt,
• wie die Mitarbeiter auf ihre neuen Aufgaben vorbereitet werden und
• wie die Prozesse mit der Umwelt des Shared Service Centers koordiniert, neu gestaltet und optimiert werden.