Schriftliche Kommunikation Wie Sie im Beruf einfach klare Texte schreiben

Was muss in den Text? Alles, was wichtig ist und nicht mehr. Diese pauschale Aussage hilft nicht weiter, drückt aber aus, worauf es ankommt. Im Beruf steht die knappe Information im Vordergrund; sie muss, sie darf nicht ausgeschmückt werden. Gleichwohl gibt es beim Schreiben nicht nur die Sachebene, sondern auch eine emotionale Ebene – wie bei jeder Kommunikation. Und auch die sollte gepflegt werden.

Auf der Sachebene ist wichtig, dass Sie zunächst klären, welches Ziel Sie mit dem Text und dem Textformat, das Sie wählen, erreichen wollen. Ziele sind so vielfältig wie die Gelegenheiten, zu denen Texte geschrieben werden. Hier nur ein paar Beispiele für Situationen des Schreibens und das damit verbundene Ziel:

• Sie informieren die Kollegen in Ihrer Abteilung über die Ergebnisse eines Gesprächs mit einem Kunden. Ziel: Kollegen wissen Bescheid.
• Sie brauchen eine Entscheidung von Ihrem Chef. Ziel: Chef meldet sich mit einer eindeutigen Entscheidung.
• Sie haben ein Problem festgestellt und machen einen Lösungsvorschlag, Ziel: Die betroffenen Mitarbeiter sind mit dem Vorschlag einverstanden und helfen bei der Umsetzung.
• Sie erarbeiten ein Konzept und fassen die Ergebnisse für den Vorstand auf einer Seite zusammen. Ziel: Der Vorstand greift Ihr Konzept auf und gibt Ressourcen für ein unternehmensweites Projekt frei.

Überlegen Sie dabei auch, wem Sie den Text geben und wer ihn lesen soll – weil er direkt angesprochen ist als Adressat Ihres Textes. Bedenken Sie auch, wer es außerdem lesen könnte. Sind das für Sie wichtige Personen? Können Sie dort einen Schaden anrichten, wenn diese Personen das mit oder ohne Ihre Kenntnis ebenfalls lesen? Worauf sollten Sie deshalb achten?

Situation, Anlass, Adressat und Ziele bestimmen, welche Textform Sie wählen sollten. Reicht eine einfache Aktennotiz, eine kurze E-Mail oder müssen Sie einen ausführlichen Bericht schreiben oder ein Konzept ausarbeiten? Meistens ergibt sich dies aus dem Zusammenhang, aus den Anforderungen des Adressaten oder aus dem, was in Ihrem Unternehmen üblich ist.

Welche Inhalte muss der Text umfassen?

Um zu entscheiden, was nun genau aufgeschrieben werden soll, orientieren Sie sich an den sogenannten W-Fragen. Sie versetzen sich in den Leser und überlegen, welche Fragen könnte er zu dem Thema haben. Genau diese beantworten Sie mit Ihrem Text. Mit den folgenden Fragen können Sie jeden Sachverhalt sehr gut beschreiben:

• Wer oder was ist das Thema?
• Welche Mengen sind zu beachten (Mengengerüste)?
• Wo spielt es sich ab?
• Wann tritt es in Erscheinung und für wie lange?
• Wie funktioniert es?
• Warum ist es so? Wofür ist es wichtig?

Wenn Sie die richtigen Fragen stellen, dann finden Sie die Inhalte, die in Ihren Text gehören. Mehr dazu finden Sie in dieser Lösungshilfe:

Fragen stellen: Mit Fragetechniken Gespräche zum Ziel führen [1]

Bitte etwas kürzer

Am Ende ist der Text doch länger geworden als geplant? Der Chef gibt den Bericht zurück mit dem Kommentar: Geht es nicht um ein Drittel kürzer? Dann müssen Sie mit den richtigen Werkzeugen dran. Hier können Sie kürzen:

• Gehen Sie noch einmal alle Inhalte durch. Gibt es Doppelungen? Der gleiche Gedanke zwei Mal beschrieben? Streichen.
• Lange Einleitungen, viele Hintergründe, Zahlen, Daten und Fakten, die kaum etwas zur Kernbotschaft beitragen? Streichen. Oft genügt ein gutes Argument oder ein Beleg (die passende Zahl, ein eindrückliches Beispiel), um eine Aussage zu untermauern.
• Achten Sie auf die Gestaltung und Formatierung. Das bedeutet nicht, alles eng und in kleiner Schrifttype zu schreiben. So wird nur das Lesen anstrengender. Stattdessen können Sie Überschriften in den Textblock ziehen. Nutzen Sie Tabellen oder Punktaufzählungen mit Stichworten statt ausführlicher Sätze. Komplexe Sachverhalte wie Abläufe können Sie in Grafiken darstellen. Heben Sie wichtige Aussagen hervor (fett); aber sparsam.
• Gehen Sie Satz für Satz durch. Streichen Sie alle Wörter, die nichts zum Inhalt beitragen und die für den Leser keine wichtige Information sind. Sie werden feststellen, dass die Texte nicht nur kürzer, sondern meistens auch verständlicher und leichter lesbar sind. Typische Füllwörter sind: auch, außerdem, eigentlich, dann, …

Viele Schreiber haben sich für formale Texte im Berufsleben einen eigenartigen bürokratischen Sprachgebrauch angeeignet. Der besteht fast ausschließlich aus Substantiven und komplizierten Wortzusammensetzungen. Das macht Texte lang und schwer verständlich. Schreiben Sie in einfachen und klaren Worten; am besten so, wie Sie sprechen. Der simple Satzaufbau Subjekt – Prädikat – Objekt ist meistens der wirkungsvollste.

Auf den Punkt gebracht

Bevor Sie den ersten Buchstaben schreiben oder tippen, müssen Sie klären:

• Worum geht es?
• Warum schreibe ich das auf?
• Wer soll das lesen? Wer wird es außerdem lesen?
• Was ist mein Ziel?
• In welcher Form schreibe ich das auf?
• Was muss der Leser unbedingt wissen?
• Was will ich ihm außerdem sagen?
• Was kann ich streichen?

Wenn bei den Texten rund um die eigene Arbeit das Sachliche im Vordergrund steht, so lässt sich die emotionale Ebene beim Schreiben nicht ganz ausblenden. Indem Sie diese Ebene beachten und dem Leser emotionale Angebote machen, erhöhen Sie seine Motivation fürs Lesen, fürs Verständnis und dafür, dass er Ihren Text so begreift, wie Sie es sich wünschen.

Der Leser will keine langen Ausführungen in komplizierten Sätzen. Er will aber auch keine abgehackten Satzfetzen lesen. Weder Länge noch Kürze sind das entscheidende Merkmal guter Texte. Es ist die Prägnanz und die Freundlichkeit, mit der klare, eindeutige Inhalte vermittelt werden.