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Besprechungen verbessern

Ablenkungen verbannen

Schlimm ist es, wenn die Teilnehmer einer Besprechung zwar körperlich anwesend sind, aber nicht geistig. Dann ist das wirklich verschwendete Zeit. Und dennoch gibt es viele solche Pflichttermine und Besprechungen, die (fast) alle Teilnehmer nerven und nur abgesessen werden.

Aber auch wichtige Besprechungen sind sinnlos, wenn die Teilnehmer nebenbei mit ganz anderen Dingen beschäftigt sind. Der größte Störfaktor von Besprechungen sind inzwischen Smartphones. Unterm Tisch prüfen die Mitarbeiter ihre E-Mails oder tippen sie Nachrichten. Manche nutzen sogar unverblümt den Laptop, den sie vor sich als Schutzschild aufgeklappt haben, um ganz andere Aufgaben zu erledigen.

Hier hilft nur, dass Sie für Ihre Besprechungen strikte Regeln für den Umgang miteinander festlegen. Machen Sie deutlich, dass die Arbeit nebenbei respektlos gegenüber allen anderen ist, die ihre Zeit in die Besprechung investieren, um ein gutes Ergebnis zu erzielen. Regeln funktionieren nur dann, wenn sie im Fall der Missachtung auch durchgesetzt werden können.

Dazu ein Tipp: Wenn Ihre Besprechungen häufig von solchen Nebentätigkeiten oder von Telefonanrufen gestört werden, fordern Sie von den Teilnehmern, dass diese ihre ausgeschalteten Smartphones und ihre Laptops in einer Ecke des Besprechungsraums ablegen.

Wenn die Teilnehmer nicht mehr können

Störungen und Ablenkungen kommen auch vor, wenn die Teilnehmer nicht mehr genug Konzentration aufbringen können. Zwei tuscheln miteinander, einer geht zur Toilette und ein anderer macht unauffällig ein Nickerchen. Es wird unruhig im Raum.

Machen Sie dann eine Pause: Ein Orientierungswert ist, dass nach etwa 90 Minuten „die Luft raus ist“ und eine Pause von mindestens 10 Minuten hilft, dass alle frische Luft schnappen und ihre Gedanken neu sortieren können.

Welche Störungen treten in Ihren Besprechungen immer wieder auf? Was sind die Ursachen? Welche Regeln können Sie mit Ihren Kollegen vereinbaren, damit diese Störungen abgestellt werden? Machen Sie diese Regeln in jedem Besprechungsraum sichtbar!




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