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Working Capital Management

Aktionsfelder für das Working Capital Management

Im Folgenden haben wir einige Bereiche zusammengestellt, wo Verbesserungen möglich sind, um das Working Capital Management zu optimieren. Letztlich ist die Zahl der möglichen Aktionen und Maßnahmen unbegrenzt. Wichtig ist, dass sie dazu beitragen, die genannten Kennzahlen zu verbessern und die Ziele des Working Capital Managements zu erreichen. Sie müssen aber auch im Zusammenhang mit anderen unternehmerischen Zielen wie Lieferantenpartnerschaft und Kundenorientierung gesehen werden.

Wertschöpfungskette, Materialbedarfsplanung und Lagerhaltung

Hier geht es darum, Lagerbestände und Durchlaufzeiten zu reduzieren (Days in Inventory optimieren). Typische Schwachstellen im Bereich der Materialbedarfsplanung und Lagerhaltung sind:

  • Produkte sind sehr komplex, die Teilevielfalt enorm, es wird kaum standardisiert.
  • Die Vorausschau über Kundenbestellungen und über den Absatz von Produkten ist schlecht.
  • Es gibt häufige Änderungen im Produktionsplan, Abläufe werden oft verändert, Teile oder Baugruppen bleiben in der Produktion liegen, weil etwas fehlt.
  • Zwischen den einzelnen Produktionsschritten gibt es viele Lagerstufen; der Produktionsfluss ist nicht aufeinander abgestimmt.

Schon bei der Produktgestaltung und Produktentwicklung beginnt die Optimierung des Working Capital. Oft leiden Unternehmen unter einer großen Teile- und Variantenvielfalt – denn jedes Teil bedarf der Bestellung und Lagerung. Deshalb sollte schon früh darauf geachtet, werden, Standardisierungen voranzutreiben, die Teilevielfalt zu verringern oder Plattform-Strategien zu verfolgen. Ziel sollte sein, aus einer möglichst geringen Anzahl an Teilen und Baugruppen die Produktvielfalt zu generieren, die Kunden wollen – und nicht mehr.

Die Zusammenarbeit mit den Lieferanten muss ständig überprüft und verbessert werden (Supply Chain Management). Der Lieferant sollte schnell liefern können und sich in ein System nach der Just-in-Time oder Kanban-Methode einbinden lassen. Er muss zuverlässig sein, sodass geringere Sicherheitsbestände notwendig sind. Wenn möglich kann der Lieferant eigene Konsignations- oder andere Lager im Kunden-Unternehmen betreiben; damit bleiben die Materialien und Teile möglichst lang im Eigentum des Lieferanten.

Je enger die Zusammenarbeit, desto besser können Lieferströme und dann auch Zahlungsströme so ausgerichtet werden, dass die Kapitalbindung minimal wird. Dazu sollten wichtige Lieferanten auch frühzeitig in die Produkt- und Produktionsplanung eingebunden werden. Mehr dazu unter:

Lieferantenauswahl: Kriterien und Erfolgsfaktoren für die Auswahl des richtigen Partners

Supply Chain Management: Wertschöpfungskette analysieren und Logistik optimieren

Die Prozesse im Unternehmen selbst müssen ständig überprüft werden. Viele Lagerstandorte, hohe Lagerbestände, lange Durchlaufzeiten, lange Wartezeiten, Verzögerungen bei der Auslieferung – all das sind untrügliche Zeichen dafür, dass Kapital unnötig lange gebunden ist, weil die Prozesse nicht optimiert sind. Dazu müssen die Produktionsplanung, der Materialfluss und die Kapazitätsplanung verbessert werden.

Die Produktionsplanung basiert meistens auf den Planungen zum Absatz und den Vorgaben des Vertriebs (sogenannter Forecast). Hier werden oft unrealistische oder ungeprüfte Planzahlen zusammengestellt. Was Kunden tatsächlich bestellen, lässt sich meist nicht exakt voraussehen. Umso flexibler muss die Planung sein; sie muss immer wieder auf den Prüfstand. Wenn Produkt und Produktion es zulassen, ist eine Produktion auf Abruf oder Bestellung hilfreich.

Hinweis

Seit vielen Jahren wird unter dem Schlagwort der sogenannten schlanken Produktion (Lean Production) eine Fülle von Maßnahmen beschrieben, wie Beschaffung, Lagerhaltung oder Produktionsprozesse und Produktionsplanung optimiert werden können. Vorreiter ist dabei der japanische Autobauer Toyota; seine Prinzipien werden unter dem Namen "Toyota Produktionssystem" zusammengefasst.

Weitreichend sind Maßnahmen, die dem Lieferanten den Betrieb kompletter Anlagen übertragen (Betreibermodell). Hier wird erst das fertige Produkt in den eigenen Bestand übernommen. Sammelrechnungen etc. sind leicht realisierbar.

Rechnungen von Lieferanten bezahlen

Je später der Lieferant seine Rechnung sendet und je später sie bezahlt wird, desto besser ist dies im Sinne des Working Capital Managements. Aber auch hier sind unterschiedliche Ziele abzuwägen wie beispielsweise späte Bezahlung der Rechnung gegenüber der Nutzung von Skonti oder der Beziehungspflege zum Lieferanten insgesamt. Schwachstellen sind häufig:

  • Die Anzahl der unterschiedlichen Lieferanten ist zu hoch; Sammelrechnungen und Verhandlungen über Zahlungsziele sind schwierig.
  • Die vereinbarten Zahlungsziele sind zu kurz.
  • Es gibt keine spezifischen Bestellkonzepte für unterschiedliche Bedarfe (ABC-Teile).

Zahlungsziele müssen wie Produkteigenschaften oder Lieferprozesse als ein Teil der Lieferantenleistungen gesehen werden. All dies muss mit dem Lieferanten als ein Paket verhandelt werden. Inhalte dieses Pakets sollten sein: Produktqualität, Lieferbedingungen, Produktabnahme, Logistikleistungen des Lieferanten und eben Häufigkeit der Rechnungsstellung und Zahlungsziele.

Wenn der Lieferant auf seinen kurzen Zahlungszielen beharrt, sollte geprüft werden, ob dafür andere Leistungen verstärkt in Anspruch genommen werden können. Beispiele dafür sind: Sammelrechnungen oder schnelle Lieferzeiten.

Manche Lieferanten bieten attraktive Skonti an. Diese müssen mit den Einsparmöglichkeiten durch längere Zahlungsziele verglichen werden. Wenn möglich sollten keine Vorauszahlungen geleistet werden – oder auch diese sollten mit anderen Leistungen des Pakets gemeinsam betrachtet und entsprechend ausgehandelt werden.

Forderungsmanagement gegenüber Kunden verbessern

Es ist immer ärgerlich, wenn man seinem Geld beim Kunden hinterherlaufen muss. Der Ärger kann reduziert werden, wenn bereits im Vorfeld die Prozesse der Kundenprüfung, der Vertragsverhandlung, der Lieferung, der Rechnungsstellung und des Mahnwesens richtig funktionieren. Doch solche Schwachstellen beim Forderungsmanagement zeigen sich in vielen Unternehmen:

  • Bonitätsprüfung des Kunden,
  • Einhaltung der Liefertermine gegenüber dem Kunden,
  • vertragliche Fixierung von Zahlungsauslösungen wie zum Beispiel Abnahmen,
  • schnelle Behandlung von Reklamationen durch den Kunden, um Zahlungsverzug zu vermeiden,
  • Defizite bei der Rechnungsstellung und beim Mahnwesen.

Deshalb: Kundenbonität immer prüfen oder einschätzen und die Kunden entsprechend kategorisieren; im Zweifelsfall Vorauskasse, Teilzahlungen oder Anzahlungen vereinbaren und vertraglich festhalten.

Mehr dazu in der Lösungshilfe: Mahnwesen

Ein großer Streitpunkt ist oft: Wann erfolgt die Abnahme des Produkts und damit die Akzeptanz der Rechnung? In den Lieferverträgen sollten diese Aspekte ausführlich geregelt werden. Manchmal bieten sich Teillieferungen, Teilabnahmen und dann Teilrechnungen an; kritische Elemente können so ausgelagert werden. Kundenreklamationen sollten schnell bearbeitet und behoben werden, sodass diese keine Gründe für die Verzögerung von Zahlungen sind.

Viele Unternehmen haben grundsätzlich zu attraktive Zahlungsziele. Überprüfen Sie dies für Ihr Unternehmen. Was ist branchenüblich? Was bietet der Wettbewerb? Auch hier gilt wie bei Lieferanten: Zahlungsziele und Zahlungsbedingungen sind Teil des Leistungspakets und müssen als solche ernsthaft verhandelt oder taktisch richtig eingesetzt werden. Sie können beim Verkaufsabschluss helfen, wenn dem Kunden attraktive Zahlungsbedingungen angeboten werden und dieser sich dafür schnell entscheidet. Dies sollte aber nur bei wichtigen und guten Kunden genutzt werden. Das bedeutet: Kunden sollten nach ihrer Bedeutung immer kategorisiert werden, und ihnen sollten dann differenzierte Zahlungsziele angeboten werden. Wenn das Zahlungsziel schon nicht reduziert werden kann, dann sollte es als besondere Leistung an den Kunden verkauft werden.

Noch schlimmer ist es, wenn der Prozess der Rechnungsstellung nicht rund läuft. Die Schritte Lieferung, Abnahmen, Meldung an die Rechnungsstellung, Rechnungsversand, Nachfassen, Zahlungserinnerung und Mahnung müssen perfekt ineinandergreifen.

Welche Defizite sehen Sie in Ihrem Unternehmen beim Prozess der Rechnungsstellung und Rechnungsverfolgung? Analysieren Sie Ihren Finanzierungsprozess mit den folgenden Excel-Vorlagen.




Ein weiteres Werkzeug zur Verbesserung der Liquidität ist das Factoring. Dabei werden Forderungen an Kunden an ein fremdes Unternehmen verkauft, das sich dann selbst um das Einbringen dieser Forderung kümmert. Das verschafft dem Unternehmen schnelle Liquidität (gegen eine Factoringgebühr).

Überprüfen Sie die Schwachstellen in Ihrem Unternehmen, die dazu führen, dass zu viel Kapital in Umlaufvermögen steckt, Forderungen an Kunden nur zögerlich eingehen oder Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten zu schnell ausgeglichen werden. Stellen Sie eine Liste möglicher Handlungsfelder zusammen. Leiten Sie daraus Projekte, Aktionen oder einzelne Maßnahmen ab.




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