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Angebotsverfolgung und Projektsteuerung

Angebotsliste führen und Angebotserfolg überwachen

Behalten Sie mit dieser Excel-Vorlage alle Angebote für Ihre potenziellen Kunden im Blick. Sie sehen, welches Angebot Sie wann abgegeben haben und wie hoch die Angebotssumme ist. Sie erkennen, welchen Erfolg Sie mit Ihren Angeboten haben, wenn der Kunde den Auftrag erteilt. Optimieren Sie so Ihre Erfolgsquote (Hit-Rate).

Bedeutung der Angebotsverfolgung

Das Schreiben eines Angebots ist ein zentraler Meilenstein im Vertriebsprozess. Mit dem Angebot teilen Sie Ihrem (potenziellen) Kunden mit, welche Leistungen zu welchen Bedingungen und für welchen Preis Sie erbringen wollen. Mit der Angebotsverfolgung prüfen Sie, wie erfolgreich Ihre Angebote sind. Dazu brauchen Sie einen ständigen Überblick über:

  • Angebote, die Sie erstellt und abgegeben haben
  • Status, in dem sich das Angebot befindet
  • Auftrag oder Bestellung, die der Kunde zu Ihrem Angebot erteilt hat
  • Vergleich Ihres Angebots mit dem Auftrag des Kunden in Bezug auf Leistungsumfang und Preis

Sie müssen immer im Blick haben, wie erfolgreich Sie mit Ihren Angeboten sind. Entspricht die Bestellung dem, was Sie angeboten haben, oder wurde zum Beispiel der Preis reduziert? Außerdem müssen Sie wissen, welche Angebote erfolgreich sind und wie viele dies im Verhältnis zu allen abgegebenen Angeboten sind (Hit-Rate).

Schließlich müssen Sie im Blick haben, ob es Unterschiede bezüglich des Erfolgs mit Angeboten innerhalb Ihres Unternehmens gibt. Sie müssen erkennen, welche Abteilungen erfolgreich und welche weniger erfolgreich sind. Um diesen Überblick zu behalten, müssen Sie im Rahmen der Angebotsverfolgung die folgenden Schritte mit Hilfe der hier vorgestellten Excel-Vorlage tun.

Stammdaten erfassen

In der Excel-Vorlage wird jedes Projekt drei Kategorien zugeordnet mit entsprechenden Tabellen in der Vorlage:

  • Abteilungen im Unternehmen; das können auch Teams, Gruppen oder einzelne Personen sein; Tabelle ABTEILUNGEN
  • Kostenstellen, wie sie in der Buchhaltung definiert sind; Tabelle KOSTENSTELLEN
  • Kunden, die ein Angebot annehmen, eine Bestellung aufgeben und damit einen Projektauftrag erteilen; Tabelle KUNDEN

Abteilungen und Kostenstellen haben eine Nummer, einen Namen und einen Verantwortlichen. Die Kunden haben ebenfalls eine Nummer und einen Namen sowie einen Ansprechpartner beim Kunden. Diese Informationen werden hinterlegt. Sie können beliebig ergänzt werden.

Angebote erfassen und verfolgen

In der Akquisitionsphase werden Angebote erstellt, die zu einem Auftrag und damit zu einem Projekt werden sollen. In der Tabelle ANGEBOTSVERFOLGUNG erhält jedes Angebot eine Nummer, und es wird einem Kunden aus der Kundentabelle zugeordnet. Ebenso werden die für das Angebot verantwortliche Abteilung und die Kostenstelle zugeordnet. Dann wird für jedes Angebot erfasst:

  • Status: in Arbeit, abgegeben, in Verhandlung, hängend, erteilt, abgelehnt
  • Angebotsdatum
  • Angebotssumme (Preis, zu dem Ihr Unternehmen das Projekt angeboten hat)
  • Auftragssumme (Preis, zu dem der Auftrag für das Projekt letztlich erteilt wurde und der in der Auftragsbestätigung festgehalten ist)
  • Auftragsdatum
  • Bestellnummer

Überwachung Angebotserfolg

Mit Hilfe der unterschiedlichen Reports der Excel-Vorlage können Sie den Erfolg überwachen, den Sie mit Ihren Angeboten haben. Sie können dabei prüfen, welche Abteilungen oder Personen in Ihrem Unternehmen besonders erfolgreich sind und welche weniger: Angebote nach Abteilungen und Angebote nach Kostenstellen. Außerdem überwachen Sie, bei welchen Kunden Sie welche oder wie viele Angebote abgegeben haben. Sie können dabei filtern und überprüfen:

  • Zeitpunkt beziehungsweise Zeitraum der Angebotsabgabe
  • Status des Angebots
  • Angebotssumme (potenzieller Umsatz im Verkaufstrichter)
  • Auftragssumme (zeigt, ob Angebot zur Kundenanforderung passte oder welche Rabatte eingeräumt wurden)
  • Abweichungen

Die folgende Abbildung 1 zeigt, wie ein solcher Report aussieht:

Abbildung 1: Report Angebotsverfolgung
Abbildung 1: Report Angebotsverfolgung

Praxis

Angebotsverfolgung

Führen Sie mit der folgenden Excel-Vorlage Ihre Angebotsliste und prüfen Sie den Erfolg mit Ihren Angeboten. Erfassen Sie dazu die Stammdaten und die relevanten Angebotsdaten und werten Sie die Reports aus.

Weitere Excel-Vorlagen zur Erstellung von Angeboten und zur Angebotsverfolgung und Erfolgskontrolle sind die folgenden:

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