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Texte schreiben

Angemessen und sensibel texten

Beim Schreiben im Berufsalltag kommt es nicht nur auf Rechtschreibung und Grammatik an. Entscheidend sind auch eine angemessene Wortwahl und Formulierungen, die die Beziehungsebene der Schreibenden und Lesenden berücksichtigen. Schulz von Thuns Kommunikationsmodell ist ein hilfreicher Ansatz, um Missverständnisse in der Kommunikation zu vermeiden und einen angemessenen Schreibstil zu finden.

Nicht Worte sollen wir lesen, sondern den Menschen, den wir hinter seinen Worten fühlen.

Samuel Butler

Wörter angemessen auswählen

Der Ton macht die Musik. Das gilt nicht nur im persönlichen Gespräch, sondern auch für das geschriebene Wort. Beim Texten kommt es vor allem auf die angemessene Wortwahl, das korrekte Schreiben (Rechtschreibung und Grammatik) und die passenden Formulierungen an. Wählen Sie einen angemessen Ton, der zeigt: Ich schätze dich, liebe Leserin, lieber Leser!

Jeder Mensch, der etwas sagt oder schreibt, kommuniziert auf vier Ebenen. So hat es Friedemann Schulz von Thun in seinem Kommunikationsquadrat dargestellt (vgl. Abbildung 2). Das Kommunikationsquadrat ist ein bekanntes und sehr weit verbreitetes Modell in der Kommunikationspsychologie. Danach transportiert ein Sprecher immer vier Aussagen und ein Hörer oder Leser nimmt auch vier Aussagen wahr – bewusst oder unbewusst:

  • eine Sachinformation (worüber ich informiere)
  • eine Selbstkundgabe (was ich von mir zu erkennen gebe)
  • einen Beziehungshinweis (was ich von dir halte und wie ich zu dir stehe)
  • einen Appell (was ich bei dir erreichen möchte)
Abbildung 2: Kommunikationsquadrat
© Schulz von Thun, Institut für Kommunikation, 2013
Abbildung 2: Kommunikationsquadrat

Im Idealfall gelingt es Ihnen mit Ihrem Text, alle vier Ebenen so zu kommunizieren, dass es keine Missverständnisse gibt. 

Beispiel Alle Ebenen der Kommunikation ansprechen

Sie wollen eine Abteilungsleiterin zu einer wichtigen Projektbesprechung einladen und erwarten, dass sie kommt. Denn es soll eine Entscheidung getroffen werden, an der die Abteilungsleiterin beteiligt sein soll. Wie formulieren Sie die E-Mail, mit der Sie sie einladen?

  • Sachebene: Hier informieren Sie über Ziele, Termin, Ort, Inhalte etc. der Besprechung. Sie machen deutlich, worum es geht und warum die Anwesenheit der Abteilungsleiterin wichtig ist.
  • Selbstkundgabe: Sie schreiben, dass Sie sich sehr freuen würden, wenn die Abteilungsleiterin dabei ist, weil es für den weiteren Verlauf des Projekts sehr wichtig ist – und damit auch für Ihren persönlichen Projekterfolg.
  • Beziehung: Sie schreiben, dass Sie ihre Fachkenntnis, ihre Meinung und ihre Stellung sehr schätzen. Nur sie als Abteilungsleiterin kann die erforderliche Entscheidung treffen und Unterstützung bieten.
  • Appell: Sie schreiben, dass Sie sich eine Rückmeldung wünschen, ob Sie mit ihrer Teilnahme rechnen können und dass Sie bei einer Zusage auch davon ausgehen, dass sie dabei ist.

Thema, Situation und Adressat beachten

Wie Sie Ihren Text nun genau formulieren, hängt von Ihrer Organisationskultur und dem Stil der Zusammenarbeit ab. Wenn Sie miteinander vertraut sind, muss der Stil nicht übertrieben höflich sein. Ihr Textstil sollte aber immer freundlich und respektvoll sein. Wenn Sie alle vier Ebenen in Ihren Texten ansprechen, ist das Risiko geringer, dass es zu Missverständnissen kommt. Die folgenden Beispiele verdeutlichen dies noch einmal.

Kommunizieren bei förmlichem Verhältnis

Bei einem eher förmlichen Verhältnis können die vier Ebenen der Kommunikation so angesprochen werden:

Lieber Herr Müller,

in unserem Projektteam besprechen wir am Freitag, 25.8.2010, 14.00 Uhr, die Spezifikation unserer neuen Produktreihe. Dabei solle es vor allem um die Einbindung Ihrer Abteilung gehen (Sachebene; Warum-Frage). Ich würde mich also sehr freuen, wenn Sie persönlich dabei sind (Selbstkundgabe). Die Tagesordnung und alle wichtigen Informationen finden Sie im Anhang (Sachebene; W-Fragen). Sie können am besten beurteilen, in welcher Form das Know-how Ihres Teams in die neue Produktreihe einfließen kann; deshalb sind wir auf Ihre Einschätzung und Meinung angewiesen (Beziehung). Bitte sagen Sie mir doch bis Donnerstag Bescheid, ob Sie dabei sein können (Appell). Ich würde mich sehr freuen. …

Kommunizieren bei vertrautem Verhältnis

Bei einem eher vertrauten Verhältnis können die vier Ebenen der Kommunikation so angesprochen werden:

Lieber Markus,

am Freitag, 25.8.2010, 14.00 Uhr, besprechen wir im Projektteam die Spezifikation unserer neuen Produktreihe (Sachebene). Mir wäre es sehr wichtig, dass du dabei bist. Sonst kommen wir im Projekt nicht voran (Selbstkundgabe). Auf dein Know-how und deinen Einfluss kommt es jetzt an (Beziehung). Die Tagesordnung und alle wichtigen Informationen findest Du im Anhang. Bitte sag mir doch bis Donnerstag Bescheid, ob du dabei sein kannst (Appell). Ich würde mich sehr freuen. …

Kommunizieren auf der Sachebene

Wenn Sie versuchen, nur auf der Sachebene zu kommunizieren, fehlt die emotionale Wirkung Ihres Textes:

Lieber Herr Müller,

in unserem Projektteam besprechen wir am Freitag, 25.8.2010, 14.00 Uhr, die Spezifikation unserer neuen Produktreihe. Dabei solle es vor allem um die Einbindung Ihrer Abteilung gehen. Die Tagesordnung und alle wichtigen Informationen finden Sie im Anhang. Wir laden Sie dazu ein. Bitte sagen Sie mir Bescheid, ob Sie dabei sein können. …

Weder zu förmlich noch zu flapsig schreiben

Sie erzielen bei Ihren Lesenden einen individuellen Eindruck – je nachdem, welchen Ton Sie bei Ihrem Text wählen. Ist das Schreiben zu flapsig und zu respektlos, bleibt ein bitterer Nachgeschmack beim Lesen; die Motivation, etwas in Ihrem Sinne zu tun, sinkt. Es kann allerdings auch lebendig und anregend zu lesen sein, wenn der Adressat diesen Ton akzeptiert. Ist das Schreiben sehr förmlich und gestelzt, kann das beim Lesen zu Heiterkeit führen; Ihr Anliegen wird nicht richtig ernst genommen. Deshalb müssen Sie je nach Thema, Situation und Adressat den richtigen Ton treffen zwischen sehr formal (damit oft langatmig und langweilig) und flapsig (dafür aber meist lebendig und anregend).

Hinweis Mit Freundlichkeit punkten

Wenn Sie beim Schreiben einen etwas freundlicheren Ton wählen, als er im direkten Gespräch in Ihrem Unternehmen üblich ist, dann sammeln Sie Pluspunkte. Die Leserin oder der Leser erkennt die Freundlichkeit, den Respekt und die Aufmerksamkeit, die Sie Ihrem Adressaten schenken.

Fachsprache und Abkürzungen mit Einschränkung

Sehr oft wird in Texten eine besondere Fachsprache eingesetzt und gepflegt. Das ist möglich, sollte aber nur unter bestimmten Voraussetzungen erfolgen. Verwenden Sie Ihre Fachsprache nur dann, wenn

  • es einen Nutzen bringt (Klarheit, Prägnanz, Kürze)
  • Sie die Begriffe und diese Fachsprache selbst verstehen und richtig einsetzen
  • die Leserin oder der Leser den Text richtig versteht und mit den Fachbegriffen und Abkürzungen vertraut ist

Wenn auch solche Menschen Ihren Text lesen, die mit der Fachsprache nicht vertraut sind, sollten Sie die Fachbegriffe bei der ersten Nennung erklären und Abkürzungen ausschreiben oder am Ende ein Glossar anbieten.

Tipp Stil überprüfen lassen

Lassen Sie Ihren Stil von anderen Personen überprüfen. Ein „Test-Leser“ kann Ihnen wertvolle Hinweise dafür geben, ob Sie den richtigen Ton haben, ob Ihre Texte motivierend und lebendig sind und ob sie verständlich sind. So können Sie nach und nach Ihren Schreibstil verbessern. Sie lernen Thema, Situation und Adressat immer besser in Ihrem Text zu berücksichtigen. 

Praxis

Reflektieren Sie Ihren Kommunikationsstil

Überlegen Sie, welche Art von Texten Sie zuletzt geschrieben haben. Gehen Sie diese noch einmal durch und versetzen Sie sich in die Situation der Leserin oder des Lesers:

  • Was war angemessen?
  • Was würden Sie ändern?
  • Wie beurteilt dies ein „Test-Leser“?

Achten Sie darauf, wie Ihre Texte und Ihr Schreibstil bei den Adressaten, Lerserinnen und Lesern ankommen. Was hören oder lesen Sie von diesen? Wer schreibt nach Ihrer Meinung sehr gut? Nutzen Sie die folgende Vorlage, um genau die Aspekte zu verbessern, die auch bei Ihnen zu einem lesenswerten und wirkungsvollen Schreibstil beitragen.

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