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Kritische Personalgespräche

Anlässe und gesetzliche Regelungen kritischer Personalgespräche

Niemand redet gerne über negative oder konfliktträchtige Themen. Im Mitarbeitergespräch oder Personalgespräch müssen Führungskräfte dennoch Themen ansprechen, die sie am liebsten (ver-) meiden würden.

Warum manche Personalgespräche kritisch sind

Bei einem kritischen Personalgespräch ist die Situation für Führungskraft und Mitarbeiter eher unangenehm, mit dem Thema des Mitarbeitergesprächs sind starke Emotionen verbunden, die Reaktion des Mitarbeiters ist für die betroffene Führungskraft unkalkulierbar, oder sie muss ein Tabuthema ansprechen. Das sind dann die Gespräche, die – wenn es eben sein muss – „durchgezogen werden“, statt sich ausreichend auf die jeweilige Situation vorzubereiten. Oder die Gespräche werden lange vor sich hergeschoben.

Dennoch sind Personalverantwortliche früher oder später in der Situation, dass sie mit ihrem Mitarbeiter ein kritisches Gespräch führen müssen. Sie müssen eine Vertragsänderung oder gar Kündigung mitteilen oder einen Mitarbeiter auf sensible Themen wie Mobbing, Diebstahl oder Suchtprobleme ansprechen. Als schwierig werden wahrscheinlich die meisten Führungskräfte das Gespräch bei folgenden Anlässen empfinden:

  • Kündigungsgespräch oder Abmahnung: keine Verlängerung des befristeten Arbeitsvertrags, keine Übernahme nach der Probezeit oder nach Abschluss der Ausbildung, Vertragsauflösung oder Kündigung;
  • Kritik- und Feedbackgespräch bei Minderleistung, Fehlleistung oder negativen Verhaltensweisen des Mitarbeiters;
  • Mitteilung von Vertragsänderungen bezüglich Arbeitsort, Vergütung oder Tätigkeit;
  • Mitteilung von betriebsbedingten Veränderungen: Aufhebung einer erteilten Urlaubsgenehmigung, Einführung von Kurzarbeit, Fusion, Auslagerung oder Zusammenschluss, neuer Vorgesetzter;
  • Delegationsgespräch bei Nichterfüllen der Aufgaben;
  • Fehlzeiten- und Rückkehrgespräch nach Arbeitsunfähigkeit, Krankheit oder häufiger Abwesenheit;
  • Konfliktgespräch bei persönlichen, zwischenmenschlichen, systemischen Konflikten oder bei Meinungsverschiedenheiten;
  • Verdachts- oder Klärungsgespräch: Diebstahl, Gewalteinsatz (zum Beispiel in der Pflege), Mobbing oder sexuelle Belästigung am Arbeitsplatz;
  • Problemgespräch: Suchtprobleme oder psychische Belastungen des Mitarbeiters;
  • Kondolenzgespräch: Tod einer nahestehenden Person des Mitarbeiters;
  • Gesprächswunsch seitens des Mitarbeiters: Arbeitsorganisation, Gehaltserhöhung, Beförderung, Urlaub oder Freistellung.

Ziele des Personalgesprächs

Auf jede dieser Situationen sollten sich Personalverantwortliche vorbereiten, um eine Vereinbarung hin zu einer Verbesserung zu finden. Das ist das Ziel eines Personalgesprächs. Außerdem sollen beide Seiten am Ende das Gefühl haben: Das war ein gutes, konstruktives und sachliches Gespräch.

Regelmäßige Mitarbeitergespräche sind schließlich nicht nur ein wichtiges Element strategischer Personalführung und Personalbindung, sie werden häufig auch vonseiten der Mitarbeiter und Kollegen der Betroffenen gewünscht.

Während es den meisten Führungskräften leichter fällt, über angenehme oder „eindeutige“ Themen wie gute Mitarbeiterleistungen oder eine Gehaltserhöhung zu sprechen, sind bei sensiblen Themen die Vorbereitung, die Beherrschung spezieller Gesprächstechniken und Einfühlungsvermögen umso wichtiger.

Gesetzliche Grundlagen im Betriebsverfassungsgesetz

Personalgespräche sind nicht ausdrücklich gesetzlich geregelt. Der Fachanwalt für Arbeitsrecht, Hendrik Bourguignon, weist jedoch in seinem Gastbeitrag für business-wissen.de darauf hin, dass sich einige gesetzliche Grundlagen im Betriebsverfassungsgesetzes finden (§§ 81 - 84 BetrVG), die vor allem kritische oder sensible Personalgespräche betreffen. Dazu gehören:

  • Gespräche auf Initiative des Arbeitgebers über geänderte Anforderungen an die Tätigkeit des Arbeitnehmers;
  • Leistungsbeurteilungs- oder Entwicklungsgespräche auf Wunsch des Arbeitnehmers; hier darf der Arbeitnehmer ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen (§82 BetrVG);
  • Unterredungen zum Einsichtsrecht in die Personalakte auf Initiative des Arbeitnehmers;
  • Gespräche zum Thema Beschwerderecht des Arbeitnehmers.

Weitere Regelungsbereiche

Vor Ausspruch einer Verdachtskündigung
Der Arbeitnehmer muss die Gelegenheit bekommen, Stellung zu den Vorwürfen zu nehmen.

Vor Ausspruch einer Abmahnung oder Kündigung
Eine Pflicht des Arbeitgebers, den Arbeitnehmer wirklich „anzuhören“ besteht nicht. Ein Gespräch ist trotzdem empfehlenswert. Denn der Arbeitgeber hat so Gelegenheit, den Sachverhalt nochmals zu ermitteln und zu prüfen.

Bei Beschäftigten, die in den letzten zwölf Monaten länger als sechs Wochen arbeitsunfähig waren
Der Arbeitgeber hat ein betriebliches Eingliederungsmanagement (§ 84 Abs. 2 Sozialgesetzbuch IX) einzuleiten. Damit soll das Arbeitsverhältnis nach Möglichkeit erhalten bleiben. Ein solches Eingliederungsmanagement findet nicht statt, wenn der über das Verfahren zu informierende Arbeitnehmer dies ablehnt.

Bei Fehlzeiten- und Krankenrückkehrgesprächen
Diese Gespräche unterliegen, wenn sie in standardisierter Form durchgeführt werden, der Mitbestimmung des Betriebsrats.

Protokoll über das Personalgespräch - ja oder nein?

Ob über das Personalgespräch ein Protokoll erstellt wird, ist gesetzlich nicht geregelt. Beides kann Vor- und Nachteile haben und ist daher vom Anlass abhängig. Auf alle Fälle sollte ein erstelltes Protokoll stets beiden Beteiligten zugänglich sein. Zumal es dann Teil der Personalakte wird. Deshalb sollte es kurz gefasst sein und keine subjektiven Äußerungen zitieren, die später umstritten sein könnten.

Praxis

Mitarbeitergespräche dokumentieren

Halten Sie alle wichtigen Punkte des Mitarbeitergesprächs fest, um es für Vorgesetzten und Mitarbeiter nachvollziehbar zu machen.

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