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Besprechungen verbessern

Anlass klären

Ist eine Besprechung überhaupt notwendig? Das ist die erste und wichtigste Frage, die Sie sich vor jeder Besprechung stellen sollten. Auch regelmäßige Besprechungstermine, sogenannte „Jour fixe“, gehören auf den Prüfstand.

Wenn es nur darum geht, die Mitarbeiter zu informieren und auf den Stand der Dinge zu bringen, dann ist eine schriftliche Nachricht (per E-Mail) meistens die bessere Lösung. Dies kann durch Gespräche mit einzelnen Mitarbeitern ergänzt werden. Oft werden wichtige Informationen einfach zwischen Tür und Angel weitergegeben; auch das kann sehr effektiv und effizient sein. Manche nutzen das Intranet (zum Beispiel ein Projekt- oder Abteilungs-Wiki), um über alles Neue und Wichtige zu informieren.

Hinweis

Wichtig ist dann: Alle Mitarbeiter wissen um die Bedeutung dieser Art von Informationsweitergabe. Jeder, der etwas Relevantes für seine Kollegen zu sagen hat, ist in der Bringschuld. Und jeder, der wissen will oder wissen muss, was es Neues und Wichtiges gibt, ist in der Holschuld.

Besprechungen sind dann zu planen, wenn folgende Aspekte im Vordergrund stehen:

  • Es geht nicht nur darum Informationen weiterzugeben, sondern diese müssen besprochen werden – und zwar im gesamten Team (ansonsten genügt wiederum das bilaterale Gespräch). Das heißt, es werden Rückfragen gestellt, Meinungen eingeholt, Sachverhalte geklärt. Auch wenn eine Person schnell von mehreren anderen informiert werden muss, kann die Besprechung sinnvoll sein.
  • Es geht um möglichst viele Ideen, um Kreativität und um die Betrachtung eines Sachverhalts aus unterschiedlichen Perspektiven. Dann kann eine Teambesprechung mehr leisten, als der Einzelne in seinem stillen Kämmerlein. Gerade dann, wenn das Team aus unterschiedlichen Charakteren mit unterschiedlichen Kompetenzen besteht, kommen in Besprechungen Ergebnisse heraus, die vorher niemand für möglich gehalten hätte.
  • Die Kompetenzen aller Teammitglieder nutzen, neue Ideen einbringen und Dinge aus unterschiedlichen Perspektiven betrachten – das kann auch bei der Lösung von Problemen helfen. Das Know-how der Besprechungsteilnehmer fließt unmittelbar zusammen und kann unter der Leitung eines Moderators zu einer Lösung oder Lösungsskizze zusammengeführt werden.
  • Besprechungen können wichtig sein, um Emotionen zu kanalisieren, soziale Beziehungen zu pflegen oder Konflikte zu lösen. Alle mal an einen Tisch! Das schafft Verständnis für die Position der anderen, für deren Ziele, Interessen, Wünsche oder Befürchtungen. Es kann eine verfahrene Situation wieder in eine positive Richtung bringen. Hier ist vor allem wichtig: Gut, dass wir einmal gemeinsam darüber geredet haben.
  • Wenn es darum geht, Entscheidungen zu treffen, dann wollen viele Mitarbeiter mit einbezogen werden. Meist geht es gar nicht darum, dass alle gemeinsam die Entscheidung treffen oder ein (fauler) Kompromiss gefunden wird. Den Betroffenen ist nur wichtig, dass sie gehört werden, dass Argumente abgewogen werden und dass sie so von Betroffenen zu Beteiligten werden. Die letzte Entscheidung muss die Führungskraft treffen – schließlich wird sie dafür bezahlt und muss dafür den Kopf hinhalten.

Hinweis

Ein großer Vorteil von Besprechungen: Sachverhalte werden aus unterschiedlichen Perspektiven betrachtet und besprochen. Das simulieren auch die sechs Denkhüte von Edward de Bono.

Diese Anlässe für wertvolle Besprechungen machen einen weiteren Effekt sichtbar: Die Mitarbeiter erfahren und erleben (meist nebenbei), was dem Unternehmen wirklich wichtig ist, was gemeinsame Werte und Überzeugungen sind, was die Organisationskultur ausmacht. So sind Besprechungen sehr hilfreich, um Visionen, Ziele und Strategien zu vermitteln und allen eine gemeinsame Perspektive zu vermitteln.

Was sind für Sie wertvolle, also Wert schaffende Anlässe für Besprechungen?




Gerade Chefs, die nicht richtig delegieren können oder die sich in alles einmischen wollen (Mikromanagement), beraumen häufig Besprechungen an. Sie monologisieren dort und nutzen dies, um Mitarbeiter zu überwachen oder um ihre eigene Kompetenz und Unabkömmlichkeit unter Beweis zu stellen. Wer statt dessen klar weiß, was er will, die Aufgaben richtig verteilt und seinen Mitarbeitern Vertrauen entgegenbringt, sorgt auf andere Weise für einen guten Informationsfluss und braucht Besprechungen nur für die genannten Anlässe.

Um eine vom Chef ausgelöste Besprechungsflut etwas einzudämmen, können Sie bei der nächsten dieser Besprechungen oder besser: bei einem persönlichen Gespräch mit dem Chef Alternativen vorschlagen. Fragen Sie aktiv nach den Zielen und den Gründen dafür, dass der Chef eine Besprechung anberaumt.

Vorsicht: Keinesfalls dürfen Sie gegenüber Ihrem Vorgesetzten vor anderen Mitarbeitern Kritik äußern, die ihn bloßstellt!

Welche Besprechungen können aus Ihrer Sicht eingespart werden? Welche Gründe sehen Sie dafür? Welche Alternativen brauchen Sie und welche können Sie nutzen? Was sind in Ihrem Fall wichtige Anlässe für Besprechungen?




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