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Total Cost of Ownership

Anwendung der Total Cost of Ownership-Analyse

Vor jeder Investitionsentscheidung kann eine TCO-Analyse durchgeführt werden. Voraussetzung: Es liegt eine echte Entscheidungssituation vor. Das bedeutet, es gibt Alternativen, aus denen eine eindeutige Wahl getroffen werden kann und soll. Hier erläutern wir, worauf Sie vorab achten müssen, wenn Sie Ihre Total Cost of Ownership ermitteln wollen.

Da für die TCO-Analyse oft viele Informationen erst einmal gesammelt werden müssen, ist diese mit einem Aufwand verbunden. Der lohnt sich dann, wenn es bei der Investitionsentscheidung um ein entsprechend hochwertiges Produkt, Investitionsgut oder Gebrauchsgut geht.

Voraussetzungen und Rahmenbedingungen für TCO

Sie sollten zunächst klären, ob folgende Voraussetzungen und Rahmenbedingungen zutreffen:

  • Es soll ein Gebrauchs- oder Investitionsgut analysiert werden, das nach der Anschaffung noch eine längere Zeit im Einsatz ist und dabei Kosten verursacht.
  • Es liegt eine echte Entscheidungssituation vor; das heißt, es stehen mehrere (mindestens zwei) vergleichbare Alternativen zur Auswahl.
  • Die Kosten für den Kauf und für den Betrieb des Produkts sind ein wesentliches Entscheidungs- und Auswahlkriterium.
  • Jede Alternative führt zu unterschiedlichen Kosten während des Betriebs und über die gesamte Lebensdauer des Produkts.
  • Die gesamten Kosten sind bei allen Alternativen so hoch, dass durch die richtige Entscheidung Kosten in einem Umfang gespart werden können, die den Aufwand für die Durchführung einer TCO-Analyse rechtfertigen.
  • Die für die Analyse notwendigen Informationen lassen sich mit vertretbarem Aufwand erheben; oder sie lassen sich realistisch abschätzen.

Mit diesen Voraussetzungen sollten Sie für Ihr Unternehmen festlegen, ab welcher Investitionssumme oder bei welcher Größenordnung der gesamten Betriebskosten eine TCO-Analyse durchgeführt werden muss. Legen Sie eine praktikable Grenze fest. Gehen Sie dabei von den möglichen Kosteneinsparungen aus, die durch die richtige Entscheidung realisiert werden können. Je nachdem, wie routiniert Sie eine TCO-Analyse durchführen und um welchen Anteil Ihres gesamten Budgets es geht, kann sich eine Kostenbetrachtung nach dem TCO-Konzept immer lohnen.

In Unternehmen betrifft dies beispielsweise die Entscheidung für eine IT-Installation, eine Maschine oder ein Fahrzeug. Im privaten Bereich kann sich die TCO-Analyse schon bei der Entscheidung für den günstigsten Telefonanbieter lohnen. Wichtig ist, dass Sie alle Kostenarten und deren Höhe während des Produkteinsatzes gut berechnen oder abschätzen können.

Defizite und Probleme bei der TCO-Analyse

Beachten Sie, dass die TCO-Analyse in den meisten Fällen auf Annahmen über den zukünftigen Betrieb und auf Abschätzungen zu zukünftigen Kosten basiert. Beispiele sind:

  • Die Gesamtkosten einer Maschine ergeben sich aus ihrer späteren Auslastung, aus dem Betrieb und der Sorgfalt, mit der sie gepflegt und gewartet wird.
  • Die Anwendung einer neuen Software hängt davon ab, wie gut die Nutzer damit zurechtkommen, welche Kompetenzen sie mitbringen und welche Motivation sie haben, das Neue zu erlernen.
  • Die Kosten eines 24-monatigen Handyvertrags hängen unter anderem von der Zahl und Dauer der Telefonate und der Höhe des Datenvolumens ab.

Zudem gibt es kein verbindliches, normiertes oder auf einer herrschenden Lehrmeinung basierendes Verfahren zur TCO-Analyse. Der Grund dafür ist, dass die TCO-Analyse erheblich vom betrachteten Produkt und den Rahmenbedingungen innerhalb des Unternehmens abhängt, das sie durchführt. So kann immer nur im Einzelfall ermittelt werden, welche direkten und indirekten Kostenarten in die Analyse einfließen, zu welchem Anteil Gemeinkosten eingehen, wie kalkulatorische Kosten berücksichtigt werden und wie die Schätzungen für zukünftige Kosten ausfallen.

Eine große Rolle spielen dabei organisatorische und personelle sowie rechtliche Rahmenbedingungen. Oft werden die Betriebskosten stark beeinflusst von:

  • der Art und Weise der Einführung eines Produkts
  • den Kompetenzen der Mitarbeiter
  • dem Verhalten der Mitarbeiter
  • Veränderungen bei den Kosten für Betriebsstoffe (Benzinpreis oder Strompreis für die nächsten fünf Jahre?)
  • Veränderungen bei Gesetzen und Normen, die zu anderen Kosten führen können

Wodurch Unwägbarkeiten und Schwierigkeiten bei der Kostenabschätzung bedingt sind, zeigen die folgenden Beispiele. Sie machen deutlich, was mit sogenannten Hidden Costs gemeint ist.

Beispiele für Hidden Costs

Wie effektiv und effizient eine neue Bürosoftware eingesetzt wird und wie hoch die Kosten für Hilfe und Schulung ausfallen, hängt davon ab, wie intensiv die Anwender geschult werden, wie sie bei späteren Problemen unterstützt und betreut werden, wen sie bei Fragen kontaktieren (Kollegen fragen, der sogenannte Hey-Joe-Effekt).

Wie hoch die Betriebskosten für einen neuen LKW ausfallen, hängt zu einem großen Teil auch vom Fahrverhalten des Fahrers ab. Außerdem verändert sich der Benzinpreis durch Änderungen beim Ölpreis oder durch Steueränderungen. Auch die Wartungskosten können sehr unterschiedlich sein. Wenn Ihr Unternehmen nur eine Marke einsetzt, sind die Wartungskosten geringer, als wenn Sie LKWs von unterschiedlichen Herstellern nutzen.

Wie hoch am Ende der Lebensdauer eines Produkts die Entsorgungskosten ausfallen, hängt von den dann geltenden gesetzlichen Rahmenbedingungen oder von den marktüblichen Kosten oder Preisen für die Rücknahme ab.

Praxis

Prüfen Sie unter diesen Voraussetzungen: Für welche Produkte und damit verbundene Investitionsentscheidungen wollen Sie eine TCO-Analyse durchführen?

Klären Sie bei jeder Entscheidung, ob die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt sind, und prüfen Sie dies mit der folgenden Checkliste.

Beispiel für die Anwendung des Konzepts Total Cost of Ownership

Dass sich eine Analyse der Total Cost of Ownership schnell lohnen kann, zeigt sich anhand des folgenden Beispiels:

Ein Unternehmen will eine Anwendungssoftware für das Schreiben von Berichten beschaffen. Es stehen zwei Alternativen zur Auswahl. Software A kostet 1.000 Euro für einen Nutzer, Variante B kostet nur 600 Euro. Tests haben ergeben, dass bei Alternative A das Schreiben eines Berichts eine Stunde dauert, bei Alternative B eine halbe Stunde länger. Bei einem Stundensatz von 40 Euro für den Mitarbeiter würde dies zu indirekten Mehrkosten von 20 Euro pro Bericht führen. Wenn der Mitarbeiter im Betrachtungszeitraum von 3 Jahren 100 Berichte schreiben soll, dann liegen die Gesamtkosten bei

Alternative A: 1.000 Euro + 100 × (1h × 40 Euro/h) = 5.000 Euro

Alternative B: 600 Euro + 100 × (1,5h × 40 Euro/h) = 6.600 Euro

Das einfache Beispiel macht deutlich, dass die Betriebskosten schnell ein Mehrfaches des Kaufpreises ausmachen können. Sie werden zu den entscheidungsrelevanten Kosten.

Berechnen Sie für Ihre Investitionsentscheidung die Total Cost of Ownership mithilfe der folgenden Excel-Vorlage:

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