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Strukturiertes Arbeiten

Arbeiten mit Checklisten

Für viele Aufgaben gibt es bereits Checklisten, die von Experten erstellt wurden und die dem Nutzer aufzeigen wollen, wie er eine Lösung für seine Aufgabe findet. Man findet sie im Internet, in Büchern oder Fachzeitschriften. Problem dabei ist: Die richtige und passende Checkliste für die je eigene Aufgabe zu finden.

Checklisten können in Unternehmen auch selbst entwickelt und erstellt werden. Wenn eine Aufgabe regelmäßig durchgeführt werden muss, können die wichtigen Aspekte in einer Checkliste für Kollegen oder neue Mitarbeiter festgehalten werden. Ein solcher Wissenstransfer zwischen Mitarbeitern kann auch dadurch erfolgen, dass das Know-how einzelner Experten im Unternehmen in dieser Form aufbereitet wird.

Nach diesem Prinzip stellen wir Ihnen auf business-wissen.de zu unterschiedlichen Themen der Betriebswirtschaft und des Managements eine Vielzahl von Checklisten und Werkzeugen (Tools) zur Verfügung. Sie können diese nach Ihren Anforderungen anpassen und weiterentwickeln. Gerade so erhalten vorgefertigte Checklisten ihren eigentlichen Wert.

Diese sind zum einen einfache Beispiele, wie Sie die entsprechenden Aufgaben angehen und lösen können. Sie helfen, sodass kein wichtiger Punkt vergessen wird. Und Sie zwingen, selbst aktiv zu werden, indem Sie die offenen Punkte mit Ihren Stichworten füllen müssen. Schließlich sind sie auch eine Art Erinnerungssystem, damit Aufgaben nicht im Sande verlaufen.

Hinweis

Checklisten dienen der Übersicht, dem Einstieg in eine neue Arbeitsaufgabe sowie einer strukturierten Vorgehensweise. Selten machen sie das „Selbst-Nachdenken“ überflüssig. Erst in Kombination mit den eigenen Erfahrungen werden sie zu einem nützlichen Arbeitsinstrument.

Wenn Sie selbst für Ihre Kollegen oder neue Mitarbeiter eine Checkliste erstellen wollen, sollten Sie folgende Aspekte beachten:

  1. Erstellen Sie eine Arbeits- bzw. Formatvorlage für Ihre Checklisten, die wichtige Informationen enthält wie: Name des Erstellers, Themenbereich, Thema, Datum der Erstellung oder Versionsnummer. Das Layout sollte ansprechend und übersichtlich sein.
  2. Sammeln Sie so viele Aspekte wie möglich, die in der Checkliste für das jeweilige Thema aufgenommen werden können.
  3. Sprechen Sie mit Experten zum Thema, sammeln Sie Informationen aus dem Internet, aus Fachbüchern oder aus bestehenden Checklisten.
  4. Erstellen Sie Ihre eigene Checkliste. Achten Sie darauf, dass diese dem Nutzer genug Freiraum bieten, damit zu arbeiten.
  5. Hilfreich sind Tabellen mit leeren Spalten, in die der Nutzer eigene Ideen oder seine spezifischen Aspekte eintragen kann.
  6. Eine besondere Form sind „Erinnerungs-Checklisten“ oder „Analyse-Checklisten“: Hier werden viele Fragen gestellt, die der Nutzer mit Ja/ Nein oder ähnlichen Kategorien beantwortet. Sie dienen dazu, dass alle wichtigen Aspekte berücksichtigt werden.
  7. Lassen Sie die Checkliste von einem Kollegen testen. Ist sie verständlich und hilfreich?
  8. Passen Sie die Checkliste ggf. an.
  9. Vervielfältigen Sie die Checkliste für alle Interessierten (Kopie oder Intranet).
  10. Überprüfen Sie regelmäßig, ob die Checkliste genutzt wird und noch aktuell ist. Passen Sie ggf. an oder ergänzen Sie die Checkliste.

Welche Checklisten könnten für Ihren Arbeitsbereich wichtig und hilfreich sein?




Beispielhaft seien hier vier Checklisten vorgestellt, die Grundlage für viele andere sein können: Ablaufplan für eine logische Folge von Schritten, die Matrix, um Beziehungen deutlich zu machen, die Kräftefeldanalyse, um Problempunkte zielgerichtet zu beseitigen, und den Maßnahmenplan, um nichts zu vergessen.

Alle weiteren spezifischen Checklisten und Arbeitsvorlagen finden Sie innerhalb des jeweiligen Themenbereichs auf business-wissen.de.

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