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Teamarbeit

Arbeiten und Kommunizieren im Team

Ein Team braucht klare und messbare Ziele und es braucht für eine gute Zusammenarbeit Instrumente, insbesondere für die Kommunikation. Denn Teamarbeit lebt vom Informationsaustausch und von der Kommunikation untereinander sowie zu anderen Teams oder Arbeitsbereichen. In einem Team müssen die Teammitglieder unterschiedliche Kompetenzen erfüllen. Kompetenzprofile helfen bei der Frage: Passt das Team zusammen?

Teambildung ist ein Prozess

Den Prozess, wie sich Menschen zu einem Team formen, hat Bruce W. Tuckman mit dem Bild einer Uhr beschrieben: die Teamuhr. Die Teamuhr (siehe Abbildung 1) zeigt die vier Phasen der Teamentwicklung und ihre jeweiligen Merkmale auf.

Abbildung 1: Teamuhr nach Tuckman zeigt Phasen der Teamentwicklung
Abbildung 1: Teamuhr nach Tuckman zeigt Phasen der Teamentwicklung

Was zu Beginn der Teambildung wichtig ist

Erwartungen an die Teamarbeit klären
Zu Beginn geht es darum, dass die Erwartungen an die Teamarbeit klar formuliert sind. Führungskräfte, Manager und Mitarbeiter sowie gegebenenfalls die Mitarbeitervertretung stellen gemeinsam klar: Warum wird Teamarbeit eingeführt? In welchen Unternehmensbereichen? Für welche Aufgaben? Sollen die Teams temporär oder dauerhaft eingerichtet werden? Am Ende dieses Prozesses sollte eine Übereinkunft zwischen allen Beteiligten stehen: Ja, wir wollen Teamarbeit!

Anforderungsprofil oder Qualifikationsprofil erstellen
Besonders wichtig ist, dass die Mitarbeiter auf die neue Form der Arbeitsorganisation vorbereitet werden. Das betrifft alle Mitglieder eines Teams, ganz besonders aber die Teamleiter oder Teamsprecher. Hilfreich ist es, ein Anforderungsprofil oder Qualifikationsprofil zu erstellen, das sichtbar macht, ob die notwendigen Kompetenzen vorhanden sind und wo noch Defizite bestehen. Gerade bei Teamarbeit spielt nicht nur das Fachwissen eine wichtige Rolle. Daneben sind zahlreiche methodische und soziale Kompetenzen gefragt. Diese müssen bei den Schlüsselpersonen eines Teams vorhanden sein oder schrittweise entwickelt werden.

Regeln und Instrumente für die Teamarbeit

Teamarbeit lebt vom Informationsaustausch und von der Kommunikation untereinander sowie zu angrenzenden Teams und übergeordneten Managern. Dafür brauchen die Teammitglieder klare Regeln und technische oder organisatorische Instrumente. Das sind unter anderem:

  • klare Zielvorgaben
  • Beschreibungen der Aufgaben, Befugnisse und Verantwortungsbereiche sowie der Prozesse der Zusammenarbeit
  • Beschreibung, welche Befugnisse und Verantwortung die Teamleitung hat
  • Auswahl der Teamleitung
  • Daten und Informationen, die für die Planung und Steuerung der Prozesse notwendig sind
  • klare Kommunikations- und Informationswege (wann, wie und wo erfolgen Abstimmungen)
  • Orte der Zusammenarbeit, Besprechungsräume
  • Instrumente, um Absprachen und Ergebnisse festzuhalten
  • Instrumente, um die eigenen Leistungen messen und beurteilen zu können
  • sonstige Spielregeln, die das Miteinander beschreiben und beispielsweise zeigen, wie Konflikte gelöst werden können

Praxis

Kompetenzprofile für Teammitglieder erstellen

Erstellen Sie ein Anforderungsprofil oder Qualifikationsprofil der einzelnen Teammitglieder und der jeweiligen Teams mithilfe der folgenden Vorlage:

  • Welche der aufgeführten Kompetenzen erfüllt die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter?
  • Wo sehen Sie Defizite?
  • Wo gibt es in Ihrem Team Überschneidungen, Ergänzungen oder Lücken?
  • Passen die Fähigkeiten im Team zusammen?

Nutzen Sie für das Team Management Profil die Informationen über die einzelnen Teamprofile in der folgenden Vorlage.

Phasen der Teamentwicklung im Überblick

Für die Teambildung ist hilfreich zu wissen, welche Merkmale die jeweilige Phase ausmachen. In der folgenden Vorlage ist die Teamuhr nach Tuckman mit den vier Phasen der Teamentwicklung dargestellt.

Teamarbeit planen und organisieren (Schritt 3-5)

Schritt 3: Klare Ziele vorgeben

Für die Teamarbeit sind klare Zielvorgaben entscheidend. Welche Ziele das sind, hängt von den jeweiligen Arbeitsaufgaben ab. Halten Sie fest:

  • Welche Ziele muss das Team erreichen?
  • Woran wird die Zielerreichung sichtbar? Mit welchen Kennzahlen wird sie gemessen?
  • Welche Konsequenzen sind verbunden mit dem Erreichen der Ziele, welche mit dem Nicht-Erreichen der Ziele?

Schritt 4: Aufgaben und Prozesse beschreiben

Wie das Team die Aufgaben verteilt und wie es die Ziele erreicht, sollte im Allgemeinen ihm selbst überlassen bleiben. Allerdings gibt es Schnittstellen nach außen: zu anderen Teams, Arbeitsbereichen oder im Rahmen übergeordneter Prozesse. Diese sollten Sie beschreiben und festhalten.

  • Stellen Sie zusammen, welche Aufgaben das Team erfüllen muss. Unterscheiden Sie dabei planerische und durchführende Aufgaben.
  • Worauf kommt es bei den einzelnen Aufgaben an?
  • Beschreiben Sie die Schnittstellen nach außen: Mit welchen anderen Teams arbeitet das Team zusammen?
  • Wie verlaufen die Informationswege und die Kommunikation?

Schritt 5: Ausstattung mit Ressourcen prüfen

Sorgen Sie dafür, dass das Team alles hat, was es zur Zielerreichung und Erfüllung der Aufgaben braucht. Klären Sie, ob das Team ein Budget erhält oder beispielsweise als Cost-Center geführt wird. Darüber hinaus sind Instrumente für die Teamarbeit notwendig. Wie ist das bei Ihnen geregelt und was ist noch offen bezüglich:

  • Informations- und Kommunikationstechniken
  • Planungstechniken zum Beispiel für die Terminplanung
  • Orte der Zusammenarbeit und für Besprechungen
  • Instrumente, um Absprachen und Ergebnisse festzuhalten
  • Instrumente, um die eigenen Leistungen beurteilen zu können

Nutzen Sie zur Planung und Organisation von Teamarbeit die folgende, ausführliche Vorlage mit den Schritten 1-7:

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