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Büroorganisation

Arbeitsabläufe und Tätigkeiten planen

Bringen Sie Struktur in Ihren hektischen Arbeitsalltag und in Ihre Arbeitswoche, indem Sie einen Wochenplan entwickeln, nach dem Sie Routineaufgaben, Projektarbeit, Telefonate und E-Mails bearbeiten und bei Besprechungen dabei sind. Sie müssen darauf achten, dass Sie genug Puffer und Flexibilität vorsehen, um mit den vielen ungeplanten Aufgaben und Störungen zurecht zu kommen.

Wie läuft Ihr Arbeitstag ab? Abends völlig platt und oft gestresst? Es gibt sicherlich viele Stellen in einem Unternehmen, die durch Hektik, ständig neue Aufgaben und Unplanbares gekennzeichnet sind. Das gehört bei diesen Stellen und Aufgabenbereichen einfach dazu und lässt sich auch nicht ändern. Beispiele sind Sekretariate, Produktionsplanung oder Stellen mit viel Kundenverkehr. Wer dort arbeitet, weiß darum und muss diese Besonderheiten mögen.

An anderen Stellen sind Hektik und Stress selbst verursacht. Entweder dadurch, dass Vorgesetzte und Kollegen keinen strukturierten Arbeitsstil haben, oder dass man selbst unstrukturiert arbeitet. Wenn Sie einige Regeln beherzigen, dann hilft dies, Struktur in Ihre Arbeitsabläufe und Tätigkeiten zu bringen, sodass Sie alle Aufgaben souverän bewältigen.

Situationsanalyse Aufgaben und Arbeitsabläufe

Um die eigenen Abläufe und Tätigkeiten richtig einzuplanen, müssen Sie sich erst einmal darüber klar werden, was die besonderen Merkmale für Ihre Stelle und Aufgaben sind. Wichtig ist zu erkennen, welchen Anteil an Ihrer täglichen Arbeitszeit folgende Aufgabentypen einnehmen:

  • Routinearbeiten, die zu Ihrem Stellenprofil gehören und die Sie in jedem Fall in einem festgelegten Rhythmus durchführen müssen;
  • Projektaufgaben, die dadurch gekennzeichnet sind, dass sie komplexer sind, mehr Zeit in Anspruch nehmen, nicht regelmäßig anfallen, aber planbar sind;
  • unplanbare Aufgaben, die von außen an Sie herangetragen werden, von denen Sie aber nicht wissen, wann sie kommen, wie viel Zeit die einzelne Aufgabe in Anspruch nimmt und wann sie erledigt sein muss.

Erst wenn Sie wissen, welchen Zeitanteil diese drei Aufgabentypen in Anspruch nehmen, können Sie Ihre Arbeitsabläufe und den Arbeitstag halbwegs planen; eine exakte und unveränderbare Planung wird niemals möglich sein. Beobachten Sie also Ihre Arbeit während einer Woche oder eines Monats und ermitteln Sie so die Zeitanteile für die unterschiedlichen Aufgabentypen.

Woche, Arbeitstag und Aufgaben in Blöcke einteilen

Je nachdem, welche Aufgaben Sie erfüllen müssen, welchen Anteil daran Routine-, Projekt- und unplanbare Aufgaben haben, können Sie Ihren Tagesablauf oder (besser) Ihre Arbeitswoche in Blöcke unterteilen. Denn eine blockweise Bearbeitung von Aufgaben bringt erhebliche Zeiteinsparungen. Abbildung 1 zeigt, wie eine typische Arbeitswoche strukturiert und eingeteilt werden kann. Eine solche Einteilung bringt „Ruhe“ und Übersicht in den Arbeitsalltag und entlastet Sie, wenn Sie vielfältige Aufgaben bewältigen müssen.

Abbildung 1: Wochenplan mit den wichtigen Aufgabenblöcken (Beispiel)
Abbildung 1: Wochenplan mit den wichtigen Aufgabenblöcken (Beispiel)

Wann Sie welchen Block genau einplanen, das hängt von Ihrem Aufgabenprofil, von den Anforderungen der Vorgesetzten und Kollegen, mit denen Sie zusammenarbeiten, sowie von Ihrem persönlichen Arbeitsstil ab. Überprüfen Sie, was am besten zu Ihnen und Ihrer Arbeit passt. Beachten Sie dabei, dass Sie ausreichend Puffer einbauen, denn es kann immer vorkommen, dass

  • eine ungeplante Besprechung anberaumt wird
  • eine Aufgabe schwieriger ist, als gedacht
  • ein Telefonat länger dauert als üblich

Sie werden aus diesen Gründen sicherlich immer wieder Aufgaben verschieben müssen, weil etwas anderes dazwischen kommt. Lassen Sie es aber nicht zu, dass Sie ausschließlich Ad-hoc-Aufgaben erledigen. Der Wochenplan bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Aufgaben mehr selbstbestimmt und weniger fremdbestimmt zu erledigen.

Beachten Sie auch Urlaubszeiten oder Krankheit. Wenn Sie selbst in Urlaub fahren, müssen Sie vielleicht einige Dinge vorbereiten oder nachbereiten. Für diese sollten Sie entsprechend Zeit einplanen; zum Beispiel weniger dringliche Projekte zeitlich verschieben. Wenn Sie die Urlaubs- oder Krankheitsvertretung für einen Kollegen übernehmen dürfen, dann sollten Sie sich die erforderliche Zeit freischaufeln. Das heißt: Sie müssen umplanen oder Puffer nutzen.

Tipps für den Wochenplan

  • Legen Sie Aufgaben, die besonders komplex und schwierig sind, möglichst auf den Vormittag, wenn Sie noch viel Energie haben, konzentriert und kreativ sind.
  • Planen Sie einfache Routineaufgaben eher für den Nachmittag, nach dem Mittagessen ein.
  • Legen Sie gleichartige Aufgaben zusammen; sie vermeiden dann ständiges Umdenken und nutzen kleine Routineeffekte (Skaleneffekte), die sich sehr schnell einstellen.
  • Achten Sie darauf, dass Besprechungen einen klaren Beginn und ein festes Ende haben. Lassen Sie nicht zu, dass der Leiter der Besprechung die laut Einladung und Tagesordnung eingeplante Zeit maßlos überschreitet.
  • Wenn Sie Ihren Wochenplan nicht einhalten können, überprüfen Sie, woran das liegt. Machen Sie bei Bedarf ein Störprotokoll und überlegen Sie – gegebenenfalls auch im Team –, wie Sie Störungen reduzieren können.

Abläufe und Prozesse planen und standardisieren

Entwickeln Sie Arbeitsabläufe und Prozesse, nach denen Sie Ihre Aufgaben bearbeiten wollen. Erstellen Sie für die einzelnen Tätigkeiten einfache Ablaufprofile und Routinen. Wenn Sie diese aufschreiben, sind das auch sehr gute Spickzettel für Aufgaben, die Sie nicht so häufig tun. Entwickeln Sie Standards für diese Prozesse: „So sollen sie immer ablaufen“.

Ein wichtiges Instrument für diese Ablaufplanung und Prozesse sind ein genau definierter Posteingang (Input) und Postausgang (Output). Denn der Posteingang legt fest, dass Sie diese Aufgabe erledigen müssen. Und der Postausgang zeigt an, dass die Aufgabe endgültig erledigt ist; Sie müssen nichts mehr dafür tun, bis die Aufgabe gegebenenfalls wieder als veränderte oder neue Aufgabe im Posteingang erscheint.

Posteingang und Postausgang können für Papier, Notizen oder Briefe eine Art Fach oder Korb sein – oder in elektronischer Form der Eingangs- und Ausgangsordner Ihres E-Mail-Systems.

Praxis

Situationsanalyse Arbeitstag und Arbeitsabläufe

Beobachten Sie sich und Ihre Arbeit über den Zeitraum von einer bis vier Wochen (bzw. den für Sie und Ihre Arbeit relevanten Zeitraum). Überprüfen Sie, zu welchem Aufgabentyp Sie die jeweils durchgeführte Aktivität zählen; Routineaufgabe, Projektaufgabe oder unplanbare Aufgabe. Bestimmen Sie so, wie viel Prozent Ihrer Arbeitszeit Sie für diese Aufgabentypen jeweils zur Verfügung haben.

Wochenplan erstellen

Erstellen Sie auf der Grundlage der Situationsanalyse und dem Umfang und der Dauer der entsprechenden Aufgabentypen Ihren groben Wochenplan mit den wichtigen Aufgabenblöcken. Nehmen Sie diesen Plan als Raster, um Ihre Arbeitswoche zu strukturieren und damit Stress, Hektik und Fremdbestimmung zu verringern.

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