Premium
Organigramm

Aufbau und Aussehen eines Organigramms

Die meisten Organigramme bilden Hierarchien ab. Doch es gibt kein Patentrezept für das Erstellen eines Organigramms. Orientierung bieten die vier Faktoren der Organisationsgestaltung sowie einige bewährten Regeln, die wir hier vorstellen. Hilfreich ist zudem, wenn Sie eine Organisationsdiagnose durchführen.

Es gibt keine festen Regeln für den Aufbau und das Aussehen eines Organigramms. Die meisten Unternehmen stellen es mit Hilfe von Kästen und Linien dar. Diese werden so angeordnet, dass eine Über- und Unterordnung, eine Hierarchie, deutlich wird.

Damit wird nicht nur aufgezeigt, wer welche Stellung im Unternehmen hat. Eine Ordnung hilft auch dem Betrachter, die Zusammenhänge schneller zu begreifen. Für das eigene Selbstverständnis einiger Mitarbeiter kann es durchaus sehr wichtig sein, wo sie bildlich gesprochen im Organigramm stehen: oben oder unten. Dies gilt es zu beachten. Damit lässt sich im positiven wie im negativen Sinn Politik im Unternehmen machen: Mitarbeiter leiten aus ihrer Position im Organigramm ab, welchen Einfluss und welche Macht sie im Vergleich mit anderen haben und wem sie etwas zu sagen haben.

Parameter der Organisationsgestaltung

Die Organisationsforschung unterscheidet vier Faktoren, die bei der Entwicklung der Aufbauorganisation und damit des Organigramms bestimmend sind. Für die Organisationsgestalter stellen diese Faktoren den Handlungs- und Gestaltungsspielraum dar, um einzelne Stellen und Abteilungen zu bilden (die Organisationseinheiten). Insofern sind sie die Parameter der Organisationsgestaltung:

Spezialisierung

Hier geht es darum zu bestimmen, wer welche Aufgaben übernimmt und erfüllt. Zentrale Fragen sind: Wie soll die Arbeit aufgeteilt werden? Auf welche Arten von Stellen kann die Arbeit verteilt werden? Wie lassen sich die Stellen zu größeren Einheiten (Abteilungen) zusammenfassen?

Koordination

Vor allem aufgrund gegenseitiger Abhängigkeiten der Stellen und Einheiten sind ihre Ziele und Aktivitäten zeitlich und inhaltlich so aufeinander abzustimmen, dass die übergeordneten Unternehmensziele erreicht werden. Dabei soll Doppelarbeit vermieden werden, und der Abstimmungsaufwand soll möglichst gering bleiben. Koordination kann dazu beispielsweise durch Weisung, durch Selbstabstimmung, durch Pläne oder über interne Märkte erfolgen.

Leitungssystem

Indem Stellen zu größeren Einheiten zusammengefasst und jeweils eigenen Leitungsstellen unterstellt werden, entsteht ein mehrstufiges Stellengefüge mit über-, unter- und nebengeordneten Organisationseinheiten. Sie lassen sich in Organisationsschaubildern – Organigrammen – grafisch darstellen.

Entscheidungsdelegation

Wenn Über- und Unterordnungsverhältnisse der Organisationseinheiten festgelegt werden, werden Entscheidungskompetenzen verteilt. Geschäftsführer und Prokuristen, die aus rechtlicher Sicht Entscheidungen treffen dürfen, delegieren diese Möglichkeit an andere Organisationseinheiten. Dann ist festzulegen, welche Entscheidungen eine Organisationseinheit treffen darf und welche von einer übergeordneten Einheit getroffen werden. Dazu müssen auch die Rahmenbedingungen und Befugnisse einer Einheit klar sein.

Organigramme bieten Orientierung

In Organigrammen zeigt sich, wie eine Organisation und ihr Management die zentralen Parameter der Organisationsgestaltung einstellen. Daraus leitet sich die grundlegende Orientierung für das Unternehmen ab:

  • Funktionale Organisationen stellen die einzelnen Aufgabenbereiche wie Forschung, Entwicklung, Produktion, Vertrieb oder Marketing in den Vordergrund.
  • Divisionale Organisationen gliedern sich nach Produkten, Kunden oder Vertriebsregionen.
  • Matrixorganisationen kombinieren beide Gliederungselemente.
  • Die Holding betrachtet nur die vielen rechtlich selbständigen Unternehmen als Beteiligungen unter ihrem Dach und führt und koordiniert diese anhand ausgewählter Kennzahlen.

Hinweis Organigraph als Alternative zum Organigramm

Henry Mintzberg und Ludo van der Heyden haben für komplexe Bilder von Organisationen den Begriff des Organigraphen geprägt. Denn Unternehmen richten sich immer stärker an Projekten und Prozessen aus, und Unternehmen lagern zunehmend Unternehmensfunktionen aus oder fassen sie in Shared Service Centern zusammen. Somit werden die Bilder von Unternehmen komplexer, so dass das klassische statische Organigramm nicht mehr passend erscheint.

Häufige Fragen zur Abbildung von Organisationen

Wenn Sie ein Organigramm erstellen, können Sie sich an folgenden bewährten Regeln orientieren:

Wie detailliert soll das Organigramm werden?

Der Zweck bestimmt, wie detailliert Ihr Organigramm werden soll. Prüfen Sie, ob alle Mitarbeiter des Unternehmens auftauchen sollen. Oder genügen einzelne Mitarbeiterkategorien? Wenn es um eine Umorganisation geht, muss jede Stelle berücksichtigt werden. Ihre Kunden wird aber nur der grobe Aufbau Ihres Unternehmens interessieren.

Welche Formen sollen das Unternehmen abbilden?

Zur Abbildung Ihres Unternehmens müssen Sie nicht immer Rechtecke und Linien nutzen. Sie können Ihre Organisation auch in Form von Kreisen, Ellipsen und Pfeilen darstellen. Die Kreise und Ellipsen symbolisieren mehr Offenheit, Flexibilität und Kommunikation. Pfeile können zeigen, wie wichtige Prozesse ablaufen und von wo nach wo Informationen weitergegeben werden.

Müssen Kunden im Organigramm abgebildet werden?

In einem modernen Organigramm sollten die Kunden explizit auftauchen. Sie sind das Ziel und der Zweck Ihres Unternehmens. An ihm muss sich die Organisation – und damit das Organigramm – orientieren. Die Kunden als Akteure und Stakeholder können deshalb auch im Organigramm integriert sein. Das Organigramm macht dann sichtbar, welche Stellen oder Abteilungen direkten Kontakt mit Kunden haben.

Nach welchen Kriterien wird die Grundstruktur gewählt?

Für die Wahl der Grundstruktur für Ihr Organigramm können Sie sich an folgenden Kriterien orientieren:

  • Kundengruppen wie Großkunden, Einzelhändler und Privatkunden.
  • Produkttypen wie Großgeräte, Spezialgeräte und Massengeräte.
  • Hauptaufgaben wie Marketing, Forschung und Entwicklung, Produktion, Vertrieb und Service.

Welche Inhalte gehören in ein Organigramm?

Neben der Grundstruktur Ihres Organigramms ist auch wichtig, dass Sie wichtige Nebenfunktionen nennen. Das können sein: Personal, EDV, Controlling und Recht. Die Geschäftsleitung wird gesondert ausgewiesen.

Welchem Prinzip folgt der Aufbau eines Organigramms?

Wer in Ihrem Unternehmen viel miteinander reden muss, sollte nicht nur räumlich eng zusammensitzen, sondern im Organigramm auch eine Einheit bilden. Mit Pfeilen können Sie darüber hinausgehende Kommunikations- und Informationsströme abbilden.

Praxis

Organisationsdiagnose durchführen

Bevor Sie eine neue Organisationsstruktur entwickeln und diese in einem Organigramm für alle sichtbar abbilden, sollten Sie eine Organisationsdiagnose durchführen.

  • Prüfen Sie anhand der Fragen in der folgenden Checkliste die Abläufe in Ihrem Unternehmen sowie die formellen und informellen Regeln der Zusammenarbeit in Ihrer Organisation.
  • Stellen Sie die Abläufe und Regeln Ihrer Organisation in Zusammenhang mit Ihrem Organigramm. Klären Sie, inwiefern das Organigramm diese Abläufe und Regeln sichtbar macht.

Erstellen Sie ein Organigramm, das den oben genannten Regeln entspricht:

  • Stellen Sie für Ihr Organigramm zentrale Sachverhalte, Kunden und wichtige Prozesse in Ihrem Unternehmen in den Vordergrund.

Wie ein Organigramm aussehen kann, das die bewährten Regeln für Organigramme umsetzt, zeigt Abbildung 3. Passen Sie diese Organigramm-Vorlage an Ihre Gegebenheiten an. Ergänzen und ändern Sie Ihre wichtigen Abteilungen.

Abbildung 3: Beispiel für ein prozessorientiertes Organigramm
Abbildung 3: Beispiel für ein prozessorientiertes Organigramm

Nutzen Sie die folgende Vorlage, um in Ihrem Organigramm Aufgaben, Prozesse, Produkte und Dienstleistungen sowie die Kunden abzubilden. Machen Sie sichtbar, wer sich abstimmt, wo Flexibilität notwendig ist und wo es auf Schnelligkeit und Kundenorientierung ankommt.

Premium
schließen
Weiterlesen und alle Vorlagen nutzen.
Premium-Mitgliedschaft

Als Premium-Mitglied haben Sie Zugriff auf das komplette Management-Handbuch:

  • über 150 Kapitel: von ABC-Analyse bis Zeitmanagement
  • über 1.800 Vorlagen, Checklisten, Excel-Tabellen zum Download
  • nur 57 EUR pro Jahr*
  • Ermäßigung für Studierende
Zur Anmeldung
Kapitel kaufen
Kaufen Sie das komplette Kapitel "Organigramm" mit allen Vorlagen zum Preis von nur 9,80 EUR*.
Zum Shop

* Preis gültig in Deutschland. In anderen Ländern kann der Preis höher oder niedriger liegen.

Downloads
  • Excel-Vorlagen
    Vorlagen für Controlling, Kennzahlenmanagement, Berichtswesen und Projektmanagement
  • Key Account Management
    32 Seiten E-Book, 10 Excel-Tabellen, 6 Checklisten und 18 Vorlagen