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Projektkommunikation

Aufgaben und Ziele der Projektkommunikation

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Projektkommunikation beinhaltet einerseits die Information aller Beteiligten über den Stand und die Ziele eines Projektes. Damit soll das Projekt bekannt und glaubwürdig gemacht werden. Neben der Informationsfunktion hat die Projektkommunikation aber noch weitere Funktionen. Oft müssen mittels Projektkommunikation auch Ängste und Widerstände, die im Rahmen von Projekten entstehen, abgebaut werden. Damit ein Projekt erfolgreich durchgeführt werden kann, müssen die Mitarbeiter für das Projekt begeistert werden. Dazu reicht bloße Information meist nicht aus, sondern es bedarf einer Interaktion zwischen den Beteiligten. In diesem Fall ist die Dialogfunktion der Projektkommunikation wichtig. Der Dialog und die Information dienen dazu, dass die Beteiligten das gleiche Verständnis vom Projekt haben und die gleichen Ziele verfolgen. Die Projektkommunikation erfüllt drei wichtige Aufgaben:

  • Information: Alle Beteiligten müssen informiert werden über die Ziele und Strategien eines Projektes, über die aktuellen Arbeitsergebnisse, Entscheidungen und Entwicklungen.
  • Förderung von Akzeptanz und Motivation: Durch die Projektkommunikation sollen Ängste abgebaut werden und das persönliche Engagement, die Kreativität und Begeisterung aller Beteiligten für das Projekt gefördert werden.
  • Koordination: Projektkommunikation soll das Handeln der Beteiligten auf ein gemeinsames Ziel ausrichten. Dazu müssen Identifikation und Loyalität mit den Zielen des Projektes gefördert werden.

Mit der Projektkommunikation sollen im Allgemeinen die folgenden Ziele erreicht werden:

  • Ausrichtung aller Tätigkeiten im Unternehmen auf die Erreichung der Projektziele,
  • Optimierung der Projektabwicklung,
  • Vermeidung von Redundanzen,
  • eindeutige Abgrenzung der Verantwortlichkeiten,
  • kontinuierliche Rückmeldung über den Verlauf des Projektes (SOLL-IST-Abweichungen),
  • Förderung von Motivation und Akzeptanz,
  • Abbau von Unsicherheiten und Ängsten sowie
  • Schaffung eines Dialogs für Vorschläge der Betroffenen im Projekt als Ergänzung zur direkten Beteiligung.

Diese Ziele stellen nur allgemeine Richtlinien dar. Für jedes Projekt müssen jeweils die spezifischen Ziele genau definiert werden. Darüber sollte sich der Projektleiter noch vor Beginn seines Projekts Klarheit verschaffen.

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