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Aufgabendelegation

Aufgabendelegation ist Führungsaufgabe

Manager klagen oft über eine hohe Arbeitsbelastung. Ein Grund dafür ist, dass sie nicht richtig Aufgaben delegieren. Dabei ist die Aufgabendelegation eine zentrale Kompetenz, die jeder Manager mitbringen sollte. Die Defizite erklären sich meist aus folgenden Gründen: Man ist der Meinung, dass

  • kein anderer die Aufgabe in der Qualität erfüllt, wie man selbst;
  • das Delegieren mehr Zeit braucht, als das Selbermachen einer Aufgabe.

Um diese hohen Hürden zu überwinden, braucht es für die Delegation von Aufgaben vor allem Vertrauen in die Person, die die Aufgabe übernehmen soll. Und Vertrauen braucht immer einen Vorschuss und Zeit, um sich entwickeln zu können. Die Delegation von Aufgaben umfasst mehrere Aspekte:

  • die Aufgabe, die man nicht mehr selbst erledigt, sondern von einer anderen Person erledigt wird;
  • die Befugnisse, die diese Person braucht, um die Aufgabe ausführen zu können;
  • die Kompetenzen, die diese Person dafür braucht und
  • die Verantwortung, die beide dafür tragen, dass die Aufgabe in einer gewissen Form erfüllt und ein erwartetes Ergebnis erzielt wird.

Wenn eine Person A eine Aufgabe an eine Person B delegiert, muss im Delegationsprozess geklärt werden, welche dieser vier Aspekte in welchem Umfang bei beiden Personen vorliegt und in welchem Umfang die Person A sie an die Person B überträgt. Delegation ist also ein Verhältnis von zwei Personen in Bezug auf die Erfüllung von Aufgaben, das sich im Laufe der Zeit entwickeln muss.

Konkret kann das Spektrum der Delegation reichen von der einfachen Übertragung einer Tätigkeit ohne besondere Befugnisse oder Abtretung von Verantwortung („Machen Sie doch mal …“) bis hin zur Übertragung komplexer Aufgaben, ganzer Tätigkeitsbereiche und Funktionen oder von Projekten, bei der mit der Aufgabe auch ein hohes Maß an Befugnissen eingeräumt, Kompetenzen erwartet und Verantwortung übertragen wird.

Wichtig ist: Wenn eine Person eine Aufgabe delegiert, kann sie niemals die gesamte Verantwortung für diese Aufgabe übertragen. Sie trägt immer die Verantwortung, dass die Aufgabe zufriedenstellend erledigt wird, mit – und muss deshalb die Aufgabendurchführung im notwendigen Maße überwachen.

StichwortAufgabendelegation

Aufgabendelegation beschreibt den Prozess, bei dem eine Führungskraft einem Mitarbeiter eine mehr oder weniger komplexe Aufgabe überträgt, ihm die dafür notwendigen Befugnisse einräumt, sicherstellt, dass der Mitarbeiter über die notwendigen Kompetenzen verfügt, einen Teil der Verantwortung für die Erledigung der Aufgabe überträgt und den Prozess und das Ergebnis der Aufgabenausführung überprüft.

Im Allgemeinen werden Aufgaben delegiert. Es können aber auch komplexe Tätigkeitsbereiche oder Funktionen im Unternehmen an andere Personen übertragen werden. Oder es wird das Erreichen eines Ziels delegiert.

Ziel der Delegation ist: Effizienter Arbeiten! Sie hat nichts mit Macht und Status einer Person zu tun. Aufgaben oder ganze Tätigkeitsbereiche, die dauerhaft an einen Mitarbeiter übertragen werden, sollten nicht jedes Mal neu delegiert werden, sondern können dann in die Stellenbeschreibung des Mitarbeiters übernommen werden.

Die Vorteile der Aufgabendelegation sind:

  • Führungskräfte gewinnen mehr Zeit für andere Aufgaben.
  • Aufgaben werden von den Personen erfüllt, die die beste Qualifikation dafür mitbringen.
  • Wer delegiert, erkennt Prioritäten besser.
  • Führungskräfte setzen sich mit den Potenzialen ihrer Mitarbeiter intensiver auseinander.
  • Die Mitarbeiter sind motivierter, wenn sie interessante Aufgaben übertragen bekommen.
  • Mitarbeiter können sich besser entwickeln.
  • Ihre Identifikation mit dem Unternehmen kann sich verbessern.
  • Nachfolger können leichter eingelernt werden.

Aufgaben delegieren – das klingt einfach, ist es aber oft nicht. Denn beim Delegieren muss bedacht werden: Delegieren heißt, Vertrauen und Zeit investieren, um anderen eine Aufgabe zu übertragen, ihnen Freiräume zu geben, diese Aufgabe zu erfüllen und ihr Ergebnis abzuliefern. Und am Ende muss das Ergebnis kontrolliert und bewertet werden. Es bleibt immer ein Risiko, dass die Aufgabe nicht in dem Maße erfüllt wird, wie die Führungskraft das erwartet hat.

Im Folgenden erläutern wir die wichtigen Aspekte bei der Delegation. So bereiten Sie sich als Führungskraft selbst besser darauf vor, in Zukunft (mehr) Aufgaben zu delegieren. Außerdem geben wir Ihnen Instrumente an die Hand, um eine Aufgabe richtig zu delegieren und um den Überblick über die delegierten Aufgaben zu behalten.

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