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Büroorganisation

Aufgabenplan und To-Do-Liste führen

Aufgabenplan und To-Do-Listen sind Planungs-Instrumente für Ihre tägliche Arbeit. Sie planen alle Aufgaben, so dass Sie nichts vergessen und alles rechtzeitig erledigen. Damit der Aufgabenplan funktioniert, müssen Regeln eingehalten und ein passendes Hilfsmittel genutzt werden.

Wofür Sie einen Aufgabenplan brauchen

Das wichtigste Werkzeug der Büroorganisation ist der Aufgabenplan - auch Aufgabenliste, Liste offener Punkte, To-Do-Liste oder Pendenzenliste genannt. Hier steht vermerkt,

  • was erledigt werden muss
  • bis zu welchem Termin.

Der Aufgabenplan ist Ihre Erinnerungshilfe. Deshalb kommen alle Aufgaben in den Aufgabenplan, die nicht sofort erledigt werden können. Der Aufgabenplan ist auch Ihre Zeitplanungshilfe. Sie schätzen ab, wie lange Sie für eine Aufgabe brauchen und wissen, bis wann sie erledigt sein muss. Dementsprechend planen Sie diese Aufgabe in Ihren Tages- oder Wochenplan ein.

Quellen für Ihre Aufgaben

Aufgaben können aus einfachen Routinearbeiten bestehen oder mit komplexen Projekten verknüpft sein. Hinzu kommen die vielen kleinen Aufgaben, die scheinbar aus dem Nichts entstehen, aber doch erledigt werden müssen. Mögliche Quellen für neue Aufgaben sind:

Stellenbeschreibung oder Stellenprofil
Aufgrund Ihrer Stellenbeschreibung oder Ihres Stellenprofils müssen Sie regelmäßig Routineaufgaben erfüllen. Stellen Sie fest, was genau eine solche Aufgabe auslöst. Zum Beispiel: Formblätter, die in Ihrem Eingangskorb landen; E-Mails, die Sie erhalten; ein spezielles Aufgabenverwaltungs-System, das Sie in Ihrem Unternehmen einsetzen.

Projekte
Sonderaufgaben erhalten Sie als Mitglied eines Projektteams oder eines Gremiums persönlich oder per E-Mail. Diese Sonderaufgaben finden Sie im Projektstrukturplan, im Arbeitsplan oder Sie erhalten die Aufgaben vom Projektleiter oder Vorsitzenden des Gremiums.

Briefe oder E-Mails
Häufig entstehen Aufgaben durch eingehende Post in Form eines Briefs oder einer E-Mail. Prüfen Sie, ob damit für Sie eine Aufgabe verbunden ist, bis wann sie erledigt sein muss und was genau Sie tun müssen.

Besprechungen
Aufgaben entstehen bei Besprechungen, wenn Sie beispielsweise in ein Projektteam eingebunden sind und bei Besprechungen Beschlüsse gefasst wurden, die bei Ihnen zu Aufgaben führen. Werten Sie dazu Protokolle und Maßnahmenpläne aus und überprüfen Sie, wo Sie gefordert sind.

Vorgesetzte, Mitarbeiter oder Kollegen
Vorgesetzte, Mitarbeiter oder Kollegen rufen an oder sprechen Sie persönlich an, weil sie erwarten, dass Sie etwas Bestimmtes für sie erledigen. Überprüfen Sie, inwiefern Sie deren „Problem“ zu Ihrer Aufgabe machen müssen und was Sie und der Aufgabengeber davon haben.

Kunden oder Partner
Kunden oder Partner, die sich bei Ihnen melden, und die etwas von Ihnen wollen, lösen eine Aufgabe bei Ihnen aus. In diesem Fall müssen Sie sich darum kümmern – gegebenenfalls müssen Sie dafür sorgen, dass der geeignete Ansprechpartner oder Experte in Ihrem Unternehmen die Kundenanfrage löst.

Was steht im Aufgabenplan?

Was genau Sie im Aufgabenplan zu jeder Aufgabe notieren, hängt vom Umfang und von der Terminierung der Aufgabe ab. Kleinere Aufgaben, die Sie sofort erledigen, müssen Sie gar nicht aufschreiben. Damit Sie auch diese kleinen, aktuellen Aufgaben im Alltagstrubel nicht vergessen, empfiehlt sich ein kurzer Vermerk mit einem Stichwort. Je hektischer der Alltag, desto eher sollten Sie sich Notizen zu Ihren Tagesaufgaben machen. Je komplexer eine Aufgabe ist, desto mehr müssen Sie sich dazu notieren:

  • Was ist genau meine Aufgabe? Was alles gehört zur Aufgabe? Welches Ergebnis erwartet der Aufgabengeber von mir?
  • Wenn noch nicht absehbar ist, was Ihre Aufgabe beinhaltet, besteht die erste Teilaufgabe darin, genau das zu klären – indem Sie nachfragen, analysieren oder Ideen sammeln.
  • Bis wann muss die Aufgabe erledigt sein?
  • Wie umfangreich ist die Aufgabe für Sie? Welche Zeit sollten Sie einplanen, um die Aufgabe zu erledigen?
  • Welche Priorität hat die Aufgabe? Welchen Beitrag leistet sie zu Ihren persönlichen Zielen oder zu den Unternehmenszielen?
  • Ist die Aufgabe dringlich? Muss sie so schnell wie möglich erledigt werden?
  • Haben Sie alle Informationen und Hilfsmittel, um die Aufgabe zu erledigen? Oder müssen Sie sich noch einmal mit anderen abstimmen, auf Informationen warten oder für eine bestimmte Form der Unterstützung sorgen? In diesem Fall sollten Sie dies auch als erste Teilaufgabe einplanen.

Planen Sie jeden Tag ausreichend Zeit ein, um genau diese Fragen und Aspekte zu bedenken. Am besten ist, Sie planen die Aufgaben am Vorabend unmittelbar vor Feierabend für den nächsten Tag ein. Sie aktualisieren dann im Laufe des Tages Ihren Aufgabenplan.

StichwortPriorität

Es ist hilfreich, Aufgaben nach ihrer Priorität zu sortieren. Die Priorität drückt aus, welche Wichtigkeit oder Bedeutung eine Aufgabe hat. Das wiederum macht sich an Ihren persönlichen Zielen oder an den Unternehmenszielen fest. Aufgaben, die einen hohen Beitrag zur Zielerreichung leisten, sind entsprechend wichtig und haben eine hohe Priorität. Die Aufgaben können dazu in Prioritäten-Klassen eingeteilt werden: Priorität A: sehr wichtig, B: wichtig, C: weniger wichtig.

Was kann bei der Aufgabenplanung dazwischen kommen?

Kollegen oder Vorgesetzte
Kollegen oder Vorgesetzte bringen oft durch ihre unstrukturierte Arbeitsweise den Aufgabenplan durcheinander. „Das muss schnell noch fertig werden!“ sind unklare Arbeitsanweisungen, die sich oft auf dringliche, aber unwichtige Dinge beziehen. Wichtig ist, dass Sie in Ihrem Team eine gemeinsame Struktur und Arbeitsweise vereinbaren. Jeder hat eigene Vorlieben und Systeme, wie er seine Arbeit plant und erledigt. Aber es sollten Regeln definiert werden, die es allen ermöglichen, ihr System auch umzusetzen und zu pflegen, ohne dass die anderen darunter leiden.

Pufferzeiten
In der Regel werden zu wenig Pufferzeiten eingeplant, weil die Dauer, bis eine Aufgabe tatsächlich erledigt ist, unterschätzt wird. Planen Sie bei jeder Aufgabe von vornherein einen Puffer ein. Wenn Sie zum Beispiel meinen, die Aufgabe braucht zwei Stunden Bearbeitungszeit, planen Sie drei ein.

Perfektionismus
Perfektionismus führt dazu, dass Aufgaben länger brauchen, als gedacht. Sie stecken viel Zeit in eine Aufgabe, um sie 120-prozentig zu machen. Oder Sie werfen ein gutes Ergebnis über den Haufen, weil Sie meinen, es passe nicht.

Prioritäten
Prioritäten werden falsch geplant, so dass sich unwichtige Aufgaben vordrängeln. Wenn Sie am Abend feststellen, dass Sie nur C-Aufgaben erledigt haben, sind Sie demotiviert. Auf Dauer führt es dazu, dass Sie die wichtigen Ziele und Aufgaben aus dem Blick verlieren.

Werkzeuge für die Aufgabenplanung

Software
Hilfreich für Ihre Aufgabenplanung ist eine Software, ein Anwenderprogramm oder eine App, wie zum Beispiel Microsoft Outlook, Google-Kalender, Mozilla-Thunderbird-Lightning, Evernote, Wunderlist, Todoist oder One-Note.

Papierbasierter Aufgabenplaner
Alternativ zur Software können Sie auch einen papierbasierten Aufgabenplaner nutzen. Idealerweise ein gebundenes Aufgabenbuch oder vergleichbar dazu die Wiedervorlagemappe.

Keine losen Zettel
Wenig hilfreich ist es, Aufgaben auf losen Zetteln zu notieren. Das bringt sehr schnell Unordnung und führt zu Unübersichtlichkeit.

Welches dieser drei Werkzeuge Sie für Ihre Aufgabenplanung nutzen, ist zweitrangig. Entscheiden Sie sich für das Werkzeug, mit dem Sie gute Erfahrungen gemacht haben und das zu Ihrer Persönlichkeit passt. Entscheidend ist, dass Sie ein einziges System als Ihr führendes System nutzen. Alle anderen werden (möglichst automatisch) damit abgeglichen. Zum Beispiel Outlook auf Ihrem Arbeitsplatz-PC als führendes System, Smartphone, Mobiltelefon, Tablet oder Laptop als abgeleitete Systeme, die mit Outlook regelmäßig abgeglichen werden. Führen Sie nicht mehrere Aufgabenlisten nebeneinander.

Die drei besten Zeitmanagement-Tools

  • Microsoft Outlook: Aufgaben erstellen, verwalten und mit anderen teilen. Mit vielen Funktionen wie QuickSteps oder Aufgaben aus E-Mails oder Terminen erstellen. Outlook unterstützt die Integration von Notizprogrammen wie OneNote oder Evernote. Outlook ist teilweise auf Windows-Rechnern vorhanden.
  • Wunderlist: Aufgaben erstellen, verwalten und mit anderen teilen. Mit vielen Funktionen wie Listenordner festlegen, Tags vergeben, Aufgaben aus E-Mails erstellen. Wunderlist ist für PC, als App für iOS, Android und im Web erhältlich. Die Grundversion ist kostenlos.
  • Todoist: To-do-Listen für Projekte erstellen, verwalten und mit anderen teilen. Mit Funktionen wie Etikette vergeben und Prioritäten zuordnen. Todoist ist für PC, als App für iOS, Android und im Web erhältlich. Todoist lässt sich in andere Programme wie Outlook, Thunderbird oder Gmail integrieren. Die Grundversion ist kostenlos.

Tipps So kommen Sie durch Ihre Aufgabenliste

  • Aufgaben, die innerhalb von fünf Minuten erledigt sind, sollten Sie sofort angehen und abschließen.
  • Planen Sie kurz vor Feierabend, welche Aufgaben Sie am nächsten Tag bearbeiten wollen.
  • Nutzen Sie den Vormittag, um Ihre wichtigen Aufgaben zu bearbeiten. Am Vormittag haben Sie die meiste Energie und Sie können zufrieden in die Mittagspause gehen, wenn Sie wissen, dass Sie das Wichtige bereits erledigt haben.
  • Zerlegen Sie größere Aufgaben in mehrere kleine. Nehmen Sie sich zuerst eine längere Teilaufgabe vor und bearbeiten Sie dann die kleineren. Sie werden merken, dass es schneller geht und Sie kommen am Ende nicht in Zeitnot.
  • Aufgaben bündeln: Erledigen Sie vergleichbare Aufgaben oder Tätigkeiten zusammen. Wenn Sie das Gleiche mehrmals hintereinander tun, gewinnen Sie an Fahrt. Schreiben Sie beispielsweise alle Briefe, die Sie schreiben müssen, hintereinander weg.
  • Gehen Sie Aufgaben, die Sie vor sich her schieben mit der Methode „Timeboxing“ an. Legen Sie fest, was genau Sie als nächstes an dieser für Sie unliebsamen Aufgabe bearbeiten wollen; der erste kleine Schritt. Nehmen Sie sich dann 15 oder 30 Minuten Zeit und bearbeiten Sie genau diesen Teil der aufgeschobenen Aufgabe – sonst nichts. Ist diese Zeit um, haben Sie was getan und sind vorangekommen. Arbeiten Sie sich so durch die gesamte Aufgabe.
  • Wenn Sie mit einer Aufgabe nicht vorankommen, planen Sie sie für einen späteren Zeitpunkt wieder ein und gehen Sie etwas anderes an. Auch eine Pause oder ein Spaziergang kann helfen.

Praxis

Verbessern Sie Ihre Aufgabenplanung

Klären Sie zunächst folgende Fragen:

  • Wie planen Sie bisher Ihre Aufgaben?
  • Welches Werkzeug setzen Sie dafür ein? Outlook, Planungsbuch, Wiedervorlagemappe, Notizzettel?
  • Was sind die Stärken und was die Schwächen Ihrer Aufgabenplanung? Was wollen Sie verbessern?
  • Welche Aufgaben haben Sie schon einmal vergessen? Wofür brauchen Sie zu lange? Was stört bei der Aufgabenbearbeitung?
  • Welche Aufgaben schieben Sie immer wieder vor sich her?
  • Welches System oder Werkzeug für die Aufgabenplanung wollen Sie in Zukunft ausprobieren oder nutzen? Entscheiden Sie sich für eines.

Nutzen Sie die folgenden Vorlagen, um Ihren persönlichen Aufgabenplan zu erstellen und regelmäßig zu führen und zu pflegen. Passen Sie die jeweilige Vorlage an Ihre Anforderungen oder Wünsche an. Oder nutzen Sie die Vorlage als Anregung, um ein elektronisches System entsprechend auszuwählen und einzurichten.

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