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Mahnwesen

Bedeutung des Mahnwesens für die Liquidität des Unternehmens

Ein konsequentes Mahnwesen zeigt Professionalität und ist für die Liquidität des Unternehmens notwendig. Was Sie beachten müssen, ist gesetzlich geregelt. Mit dem Mahnwesen sorgen Sie für die Bezahlung der Rechnung und pflegen die Kundenbeziehung.

Die Liquidität ist die zentrale Voraussetzung für die Existenz eines jeden Unternehmens. Grundlage dafür ist, dass alle Kunden ihre Rechnungen bezahlen. Wenn dies nicht oder verzögert erfolgt, kann dies die Zahlungsfähigkeit und damit die Existenz des Unternehmens gefährden.

StichwortLiquidität

Unter Liquidität versteht man die Ausstattung eines Unternehmens mit Zahlungsmitteln oder Barmitteln wie Kassenbestände, Postwertzeichen, Sichtguthaben oder Sichteinlagen bei Banken. Finanzanlagen, die keinen Schwankungen unterliegen und ohne Weiteres in Barmittel umgewandelt werden können, zählen ebenfalls zur Liquidität des Unternehmens. Die Liquidität ist zwingende Voraussetzung, damit das Unternehmen allen Zahlungsverpflichtungen termingerecht und betragsgenau nachkommen kann.

Mahnwesen ist gesetzlich geregelt

Damit die Liquidität und die Zahlungsfähigkeit gesichert sind, sollte jedes Unternehmen sein Mahnwesen angemessen organisieren und ein systematisches Debitorenmanagement betreiben. Dazu gehören insbesondere Zahlungserinnerungen und Mahnungen. Was dabei zu beachten ist, ergibt sich in Deutschland aus den rechtlichen Grundlagen des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB). In der Schweiz sind das Obligationenrecht (OR) und in Österreich das Allgemeine Bürgerliche Gesetzbuch (ABGB) und das Unternehmensgesetzbuch (UGB) maßgeblich.

In Deutschland finden Sie die einzelnen Regelungen in den BGB-Bestimmungen zum:

StichwortMahnung

Die Mahnung ist eine schriftliche Aufforderung eines Unternehmens (Gläubiger) an einen Kunden (Schuldner), die geschuldete Leistung zu erbringen, in diesem Fall die Ware oder Dienstleistung zu bezahlen. Im Allgemeinen wird eine Mahnung oder Zahlungserinnerung versendet, wenn der Kunde in Schuldnerverzug beziehungsweise Zahlungsverzug ist. Das ist dann der Fall, wenn er die Rechnung bis zu einem vereinbarten oder vorgegebenen Termin nicht bezahlt hat.

Mahnwesen als Teil des Debitorenmanagements

Damit das Unternehmen rechtzeitig erkennt, wenn Kunden im Zahlungsverzug sind und dann aktiv wird, muss es sein Mahnwesen entsprechend organisieren. Das Mahnwesen ist deshalb Teil des Debitorenmanagements und kann an unterschiedlichen Stellen ansetzen. Wenn die Rechnung versendet wurde und der Kunde die Zahlungsfrist hat verstreichen lassen, dann ist es oft schon zu spät. Mahnwesen und Debitorenmanagement sind immer auch vorbeugend. Folgende Phasen für Maßnahmen lassen sich unterscheiden:

  • vorbeugende Maßnahmen
  • Maßnahmen während der Auftragsbearbeitung
  • Mahnwesen mit Rechnungsstellung

StichwortDebitorenmanagement

Das Debitorenmanagement umfasst alle Aufgaben und Tätigkeiten, die mit Forderungen (offene Rechnungen) gegenüber Debitoren (Kunden) verbunden sind. Ziel ist, den Bestand an Forderungen und das Risiko des Forderungsausfalls zu minimieren. Deshalb werden im Rahmen des Debitorenmanagements die Zahlungsfähigkeit der Kunden geprüft, Zahlungsziele festgelegt, Zahlungseingänge beschleunigt, das Mahnwesen organisert und Zahlungen buchhalterisch verarbeitet.

Zahlungseingang und Kundenzufriedenheit als Ziel

Ziel sollte immer sein, die Ihrem Unternehmen zustehenden Zahlungen rechtzeitig zu erhalten, sodass Sie Ihre Liquidität angemessen planen können. Gleichzeitig muss beachtet werden, welche Beziehung Sie zu Ihren Kunden haben und wie Sie mit Ihren Kunden grundsätzlich umgehen wollen – im Sinne der Kundenzufriedenheit und der Kundenbindung. Grundsätzlich sollte immer gelten, dass der Kunde für Ihre Leistung auch angemessen und zum vereinbarten Zeitpunkt bezahlt.

Im Folgenden werden die wichtigen Bausteine des Mahnwesens vorgestellt und erläutert. Insbesondere werden die einzelnen Schritte erläutert, die nach dem Zahlungsverzug durch den Kunden notwendig sind, damit Sie Ihre Forderungen im Zweifel auch mit einem gerichtlichen Mahnbescheid durchsetzen können. Nutzen Sie die Schritt-für-Schritt-Anleitung, um Ihr bisheriges System zu überprüfen und um Schwachstellen zu beseitigen.

Praxis

Bestandsaufnahme Mahnwesen

Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme und klären Sie, wo es Defizite in ihrem Mahnwesen und Debitorenmanagement gibt und wo Sie handeln müssen, damit alle Ihre Rechnungen bezahlt werden. Dabei helfen folgende Fragen:

  • Wie funktionieren Mahnwesen und Debitorenmanagement in Ihrem Unternehmen?
  • Erkennen Sie einfach und zuverlässig, wenn ein Kunde die Rechnungen (noch) nicht bezahlt hat?
  • Wie gehen Sie bislang vor, wenn das Zahlungsziel beziehungsweise der Fälligkeitstermin der Rechnung erreicht ist?
  • Was funktioniert bei der Rechnungsstellung, Zahlungserinnerung, Mahnung und Zahlung durch die Kunden gut? Was funktioniert nicht gut?
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