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Benchmarking

Benchmarking durchführen

Benchmarking heißt: Lernen von den Besten! Dazu wird ein Benchmarking-Projekt initiiert, das aus vier Phasen besteht. In jeder Phase wird eine Kernfrage bearbeitet. Diese lauten: Worin will sich das Unternehmen verbessern? Von wem kann es dabei am besten lernen? Warum hat das Unternehmen dort Defizite? Was kann es tun, um sich zu verbessern? Hier lesen Sie, wie Sie beim Benchmarking vorgehen.

Benchmarking – sich mit den Besten vergleichen

Benchmarking bedeutet, die eigenen Produkte, Prozesse, Dienstleistungen, Strategien, Strukturen, Aktivitäten oder Verhaltensweisen mit den besten Unternehmen zu vergleichen und von diesen zu lernen, indem „Best Practices“ identifiziert, auf die eigenen Belange angepasst und umgesetzt werden. Eines der wichtigsten Prinzipien hierbei ist es, Benchmarking als einen ständigen Prozess im Unternehmen zu etablieren, um damit langfristig und in allen Bereichen Verbesserungen zu erzielen und sich im Wettbewerb behaupten zu können.

Wenn man an die Spitze will, hat es sich schon immer bewährt, sich am Erfolg anderer zu orientieren. Der oberste Grundsatz von Benchmarking ist daher: Lernen von den Besten!

StichwortBenchmarking

Das Benchmarking ist das Verfahren, das eigene Unternehmen, die Produkte oder Prozesse mit der Benchmark zu vergleichen und Maßnahmen zur Verbesserung abzuleiten. Oft werden dabei nur ausgewählte Prozesse und nicht das gesamte Unternehmen verglichen.

Eine Benchmark ist ein Referenz- oder Vergleichswert (als Unternehmen insgesamt oder als ausgewählter Prozess), mit dem sich Unternehmen, Produkte oder Prozesse vergleichen. Der Referenzwert gilt als der beste in seiner Branche oder im Vergleich mit allen anderen.

Um mit Benchmarking langfristig erfolgreich sein zu können, ist es notwendig, dieses Konzept zu einer permanenten Einrichtung im Unternehmen werden zu lassen. Das bedeutet, dass immer wieder von neuem Benchmarking-Projekte durchgeführt werden müssen.

Die vier Phasen eines Benchmarking-Projektes

Im Folgenden stellen wir die typischen Phasen eines Benchmarking-Projektes vor. Die Dauer der einzelnen Phasen, der Ressourcenbedarf und die Detailplanung variieren von Projekt zu Projekt. Insgesamt zeigt die Erfahrung, dass für den Durchlauf eines kompletten Benchmarking-Zyklusses mit etwa 5 bis 12 Monaten zu rechnen ist. Für jede dieser vier Stufen haben wir für Sie ein eigenes Unterkapitel vorbereitet. So behalten Sie immer die Übersicht, wo im Benchmarking-Phasenplan Sie sich gerade befinden.

Beispiel Rank Xerox

Die amerikanische Firma Rank Xerox gilt als Erfinder des Benchmarking. Nach einem kometenhaften Aufstieg in der Nachkriegszeit wurde das Unternehmen, das sich bis dahin quasi in einer Monopolstellung befand, in den 1970er Jahren vom japanischen Wettbewerb immer stärker bedrängt. Zunächst ignorierte Xerox die Konkurrenz noch, was dazu führte, dass sich sein Weltmarktanteil in nur vier Jahren von 80 auf 30 Prozent reduzierte.

Die Wende kam erst, als das Unternehmen interne Analysen und dann Vergleiche mit seiner japanischen Tochtergesellschaft sowie mit externen Konkurrenten durchführte und Prozesse, Methoden und Strategien radikal verbesserte. Dies sicherte dem Unternehmen nicht nur die Rückkehr an die Weltspitze, sondern brachte ihm auch etliche Qualitätspreise ein. Benchmarking ist seither in der Xerox-Gruppe ein fester Bestandteil der Unternehmenskultur.

Phase 1: Benchmarking-Objekte auswählen

In dieser Phase analysieren Sie das eigene Unternehmen mit dem Ziel, die strategisch richtigen Objekte für das Benchmarking-Projekt auszuwählen. Sie identifizieren also die wichtigsten Problembereiche, die mittels eines Benchmarkings verbessert werden sollen. Das sind meist einzelne Prozesse, die besonders wichtig sind oder Produkte und Services, die verbessert werden sollen.

Die zentrale Frage ist: Was soll gebenchmarkt werden?

Phase 2: Benchmark auswählen

In dieser Phase suchen Sie einen oder mehrere Benchmarking-Partner, mit denen Sie sich vergleichen und von denen Sie lernen können. Sie können:

  • intern einzelne Unternehmensbereiche miteinander vergleichen,
  • sich mit Konkurrenzunternehmen vergleichen oder
  • sich mit anderen Unternehmen vergleichen, die in einem bestimmten Verfahren oder einer bestimmten Methode weltweit als führend gelten.

Die zentrale Frage ist: Mit wem vergleichen wir uns?

Phase 3: Studie durchführen

In dieser Phase kommt es zum Vergleich zwischen den Benchmarkingpartnern. Es müssen die Leistungslücken identifiziert und die Ursachen für diese herausgefunden werden.

Die zentralen Fragen sind: Wo liegen die Leistungslücken? Warum bestehen Leistungslücken?

Phase 4: Ergebnisse umsetzen

In der letzten Phase planen und realisieren Sie die Umsetzung der Maßnahmen, die aus den Ergebnissen der Studie abgeleitet werden. Sie führen also die Best-Practices der Benchmarkingpartner ein und kontrollieren die Ergebnisse. Danach können Sie ein neues Benchmarking-Projekt starten.

Die zentralen Fragen sind: Was ist zu tun? Wie sind die gesteckten Ziele zu erreichen? Wie setzen wir die gewonnenen Erkenntnisse in unserem Unternehmen um?

Praxis

Benchmarking planen und vorbereiten

Wenn Sie ein Benchmarking durchführen wollen, durchlaufen Sie die vier Phasen. Damit sind zahlreiche Aufgaben verbunden, die Sie sorgfältig planen müssen. Benchmarking ist Projektmanagement. In der folgenden Excel-Vorlage finden Sie die Phasen des Benchmarkings und Fragestellungen, die dabei jeweils wichtig sind. Sie können in der Tabelle Ihre jeweiligen Aufgaben für die einzelnen Phasen ergänzen. Damit haben Sie einen übersichtlichen Projektstrukturplan für Ihr Benchmarking.

Aufgaben und Detailplanung Ihres Benchmarking-Projekts

Für die im Folgenden beschriebenen Schritte und Aufgaben des Benchmarkings haben wir eine Reihe von Excel-Vorlagen als Tabellen und Diagramme entwickelt, die Sie für die Dokumentation, Bewertung und Visualisierung nutzen können.

Wählen Sie mögliche Vergleichsunternehmen aus: den Benchmarking-Partner oder einfach Benchmark genannt.

Analysieren Sie die ausgewählten Prozesse, Produkte oder Services des Benchmarks-Partners.

Überprüfen Sie die Prozesse in Ihrem Unternehmen und identifizieren Sie die Verbesserungspotenziale.

Leiten Sie Maßnahmen zur Verbesserung ab und überwachen Sie die Umsetzung und die tatsächliche Verbesserung anhand von Kennzahlen im Zeitverlauf.

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