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Benchmarking

Benchmarking-Partner und Benchmark auswählen

In der zweiten Phase des Benchmarkings muss ein Unternehmen gefunden werden, mit dem sich Ihr Unternehmen vergleichen will. Das setzt voraus, dass das andere Unternehmen zu einem Leistungsvergleich bereit ist. Falls ja, dann müssen die geeigneten Kennzahlen, Daten und Fakten erhoben werden. Damit sie richtig interpretiert werden, sind auch persönliche Gespräche und Workshops notwendig.

In der zweiten Phase des Benchmarking-Prozesses geht es darum, die oder das für einen Vergleich geeignete Unternehmen zu finden. Sie können auch ein internes Benchmarking durchführen und einzelne Bereiche Ihres Unternehmens miteinander vergleichen. Dabei entfallen meist einige der Barrieren, die beim externen Benchmarking, also beim Vergleich mit anderen Unternehmen, oftmals gegeben sind.

Benchmarks in den passenden Branchen finden

Denken Sie immer daran, dass sowohl Konkurrenzunternehmen, als auch branchenfremde Unternehmen sowie Kunden und Lieferanten als potenzielle Benchmarking-Partner in Frage kommen! Beim Benchmarking mit Kunden und Lieferanten sind die Erfolgsaussichten besonders hoch, da bei beiden Gruppen großes Interesse vorhanden sein dürfte, dass Sie sich verbessern und Sie daher davon ausgehen können, korrekte und aufschlussreiche Informationen zu erhalten.

Jede Branche ist gekennzeichnet durch sehr hohe Leistungsniveaus in bestimmten Bereichen. Für den Bereich, den Sie durch Benchmarking verbessern wollen, müssen Sie daher die Branche identifizieren, die als Leistungsführer in diesem Bereich beziehungsweise für die ausgewählten Prozesse (Benchmarking-Objekt) gilt. Sie müssen also die Best Practices für den jeweiligen Prozess finden.

Im Folgenden finden Sie eine Liste, die ausgewählten Benchmarking-Objekten, die passenden Branchen, die in diesem Bereich als führend gelten, zuordnet. Denn für diese Branchen sind die Prozesse, die analysiert werden sollen, Kernprozesse, die dort bereits optimiert wurden. In Ihrem Unternehmen muss das kein Kernprozess sein; es kann sich auch um einen Hilfsprozess oder einen Geschäftsprozess handeln, der in Ihrem Unternehmen nicht perfekt abläuft.

Benchmarking-ObjektBranchen mit „Best Practices“
Werbung und MarkenpolitikKonsumgüterindustrie
KundenserviceFluggesellschaften, gehobene Hotels
LogistikVersandunternehmen, Paketzustelldienste
FakturierungKreditkartenunternehmen
PersonalentwicklungUnternehmensberatungen
InformationstechnologieTelekommunikationsfirmen, Kreditinstitute
Interne WeiterbildungUnternehmensberatungen
TelefonserviceMarktforschungsinstitute
LagerzeitenLebensmittelgroßhandel
InnovationComputerindustrie
Benutzer-/ Bedienerfreundlichkeit (Produkte)Softwarehersteller, Hardwarehersteller

Unterstützung bei der Suche nach einem Benchmarking-Partner

Wenn Sie Benchmarking allein durchführen wollen, müssen Sie den oder die potenziellen Benchmarking-Partner selbst suchen und ansprechen. Verschiedene Stellen können Ihnen bei der Suche nach passenden Unternehmen oder bei der Beschaffung von Benchmarking-Daten helfen. Da besonders der erste Kontakt zu potenziellen Benchmarking-Partnern nicht immer leicht herzustellen ist, sollten Sie sich überlegen, die Unterstützung von Vermittlungs- oder Clearingstellen in Anspruch zu nehmen. Eine Clearingstelle ist eine neutrale Stelle, die

  • auf Grundlage Ihres Benchmarking-Projekts den oder die passenden Partner für Sie sucht,
  • auf Wunsch auch die Analyse für Sie durchführt,
  • Ihnen fertige Konzepte und die entsprechenden Partner oder Daten anbietet.

Verdecktes Benchmarking

Mit Hilfe von solchen Clearingstellen ist auch ein verdecktes Benchmarking möglich, bei dem die Daten durch die Clearingstelle anonymisiert ausgetauscht werden. Dies ist im Prinzip auch der einzige Weg, um mit Konkurrenten ein Benchmarking durchzuführen. Allerdings wissen Sie dann auch nicht, von welchem Unternehmen die Daten stammen, da die Vermittler zum Schweigen verpflichtet sind. Beim verdeckten Benchmarking müssen Sie Ihre Benchmarking-Daten an die Clearingstelle weiterleiten und Sie bekommen dann die anonymisierten Vergleichszahlen, anhand derer Sie Ihre Position im Wettbewerb abschätzen können.

Offenes Benchmarking

Ein offenes Benchmarking kann entweder von Ihnen selbst oder unter Einschaltung von Vermittlungsstellen durchgeführt werden. Beim offenen Benchmarking tauschen Sie Ihre Erfahrungen und Daten offen und direkt mit anderen Unternehmen aus. Das erfordert faire Regeln, die ein ausgewogenes, gegenseitiges Geben und Nehmen garantieren.

Sie sollten daher mit Ihren Benchmarking-Partnern einen Vertrag abschließen, um im Falle eines Fehlverhaltens Ihres Benchmarking-Partners, wie dem Missbrauch Ihrer Daten, ein Sanktionsmittel in der Hand zu haben. Ein Vertrag kann nur ein Hilfsmittel sein und sollte lediglich zur Absicherung dienen. Die eigentliche Grundlage für Ihre Kooperation mit dem Partner muss gegenseitiges Vertrauen sein.

Benchmarking bedeutet Geben und Nehmen

Der Wissensaustausch zwischen Ihnen und Ihrem Benchmarking-Partner kann nur dann funktionieren, wenn beide Seiten profitieren. Daher müssen Sie folgende Fragen beantworten:

  • In welchen Bereichen ist das eigene Unternehmen besonders gut?
  • Welches interne Wissen kann an den Partner weitergegeben werden, ohne dem eigenen Unternehmen zu schaden?
  • Welchen Nutzen hat der Partner von diesen Informationen?
  • Welchen Nutzen hat der Partner von Ihrer eigenen Benchmarking-Studie in seinem Unternehmen?

Ein Benchmarking-Partner wird Ihnen sein internes Wissen nur dann zur Verfügung stellen, wenn der Vergleich ihm selbst auch einen Nutzen bringt. Er erwartet von Ihnen eine entsprechende Gegenleistung. Versuchen Sie, Ihre Möglichkeiten hier realistisch einzuschätzen.

Im nächsten Schritt im Benchmarking-Projekt werden die eigentliche Studie und der Vergleich mit dem Benchmarking-Partner durchgeführt.

Praxis

Benchmarking-Partner auswählen

  • Überprüfen Sie, in welchen Branchen Sie für Ihren Prozess den Referenzprozess finden. Nutzen Sie dazu die folgende Liste mit Prozessen und Vorreiter-Branchen.
  • Identifizieren Sie mögliche Benchmarking-Partner.
  • Legen Sie Kriterien fest, anhand derer Sie prüfen wollen, ob ein Unternehmen ein passender Benchmarking-Partner sein kann. Stellen Sie diese Kriterien in der folgenden Excel-Liste zusammen.
  • Führen Sie eine Bewertung möglicher Benchmarking-Partner durch.

Folgende Fragen können Ihnen helfen zu prüfen, ob der potenzielle Benchmarking-Partner für den Vergleich und eine gemeinsame Benchmarking-Studie geeignet ist:

  • Ist das Benchmarking-Objekt ein kritischer Erfolgsfaktor beziehungsweise eine Kernkompetenz des Benchmarking-Partners?
  • Ist eine objektive Vergleichbarkeit gegeben?
  • Gewichten die Kunden diese Leistung hoch?
  • Sind alle Möglichkeiten, Sekundärdaten zu gewinnen ausgeschöpft? (Datenbanken, öffentliche Informationsquellen, Institute etc.)
  • Haben Sie eine entsprechende Gegenleistung für den Benchmarking-Partner?
  • Haben Sie den direkten Kontakt gut vorbereitet? (Fragenkatalog, Interviews, Besprechungen vor Ort, gemeinsame Workshops etc.)

Beantworten Sie diese Fragen und ermitteln Sie so mögliche Unternehmen (Name, Ansprechpartner).

Erstellen Sie für das Unternehmen, das möglicher Benchmarking-Partner sein kann, ein Benchmarking-Profil.

Oft ist die Ansprache eines Benchmarking-Partners sehr schwierig. Diese sind nicht bereit mitzuwirken; insbesondere dann, wenn das Unternehmen sich im Wettbewerb zu Ihrem Unternehmen sieht. Dann müssen Sie einen Vermittler in Anspruch nehmen.

Prüfen Sie mit der folgenden Vorlage, welcher Vermittler für Sie in Frage kommen kann.

Vereinbarung mit Benchmarking-Partner treffen

Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für ein Vertragsformular. Passen Sie dieses an Ihre Anforderungen an und treffen Sie mit Ihrem Benchmarking-Partner eine entsprechende Vereinbarung.

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