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Benchmarking

Benchmarking-Studie durchführen

In der dritten Phase des Benchmarking-Prozesses geht es um die Messung oder Erhebung der Vergleichswerte, das Vergleichen dieser Werte und die Analyse der Unterschiede und ihrer Ursachen zwischen den beteiligten Unternehmen.

Aufgabe des Benchmarking-Teams ist es, die für das Benchmarking relevanten Kennzahlen zu identifizieren und zu erheben. Dabei müssen strategische und operative Kennzahlen eingesetzt werden.

Strategische und operative Kennzahlen erheben

Sie sollten immer versuchen, sowohl strategische als auch operative Kennzahlen für das Benchmarking zu nutzen und beide Ebenen miteinander zu verknüpfen. Vergleiche nur auf einer der beiden Ebenen durchzuführen, ohne es in den strategischen Gesamtzusammenhang zu stellen, kann zu Fehlentscheidungen führen. Sie sollten deshalb unterscheiden:

  • Strategische Ebene: Kennzahlen messen die Effektivität des Unternehmens und das Erreichen von Zielen. Die zentrale Frage lautet: „Tun wir die richtigen Dinge?“
  • Operative Ebene: Kennzahlen messen die Effizienz von Prozessen. Die zentrale Frage lautet: „Tun wir die Dinge richtig?“

Wie gut Sie Ihre Ziele erreichen und wie gut Ihre Prozesse ablaufen, das ermitteln Sie mithilfe von Kennzahlen. Dafür gibt es folgende Arten von Kennzahlen:

  • Absolute Zahlenwerte: zum Beispiel Kosten, Erlöse, Durchlaufzeiten, Cashflow, Gewinn, Anzahl der Mitarbeiter, Aufwand
  • Verhältniszahlen: Eigenkapitalquote, Fehlerraten, Umschlaghäufigkeit
  • Kennzahlenkombinationen: Hier werden mehrere Ergebnisgrößen wie beim Return on Investment kombiniert
  • Werteskalen für nicht quantitativ-messbare Sachverhalte: zum Beispiel Akzeptanz, soziale Kompetenz, Know-how oder Motivation. Hier können eigene Skalen herangezogen werden, wie zum Beispiel von 1 (überhaupt nicht) bis 7 (voll und ganz)

Mit dem so auf Ihr Benchmarking-Objekt zugeschnittenen Kennzahlen-System aus strategischen und operativen Kennzahlen müssen Sie eine Ist-Aufnahme Ihrer eigenen Leistungsfähigkeit durchführen. Erst danach messen Sie die Leistungsfähigkeit Ihres Benchmarking-Partners.

Hinweis Kennzahlen brauchen qualitative Erläuterungen

Hinterlegen Sie Kennzahlen mit qualitativen Erläuterungen. So können Ausprägungen der Kennzahlen richtig interpretiert und entsprechend berücksichtigt werden. Diese Maßnahme erhöht die Vergleichbarkeit der erhobenen Daten und schützen Sie vor Fehleinschätzungen und damit vor Fehlentscheidungen. Besonders in dieser Phase des Vergleichens müssen die unterschiedlichen Rahmenbedingungen der Benchmarking-Partner beachtet werden.

Sekundärdaten für das Benchmarking nutzen

Bevor Sie die Primärdaten Ihres Benchmarking-Partners im direkten Kontakt erheben, sollten Sie versuchen, Informationen über den Partner aus Sekundärdaten zu gewinnen. Folgende Quellen können Sie heranziehen:

  • Veröffentlichungen in Zeitschriften
  • Verbandsinformationen
  • veröffentlichte Bilanzen
  • Daten von Wirtschaftsinstituten
  • Veröffentlichungen über Auszeichnungen und Preise
  • Referate von Spezialisten
  • Fachkonferenzen und Tagungen
  • Know-how von ausgeschiedenen Fach- und Führungskräften

Berücksichtigen Sie, dass Sekundärdaten wahrscheinlich nicht vollständig sind. Ein Benchmarking allein auf Basis von Sekundärdaten und ohne Auswertung von Primärdaten ist daher nicht ratsam.

Primärdaten für das Benchmarking erheben

Primärdaten bekommen Sie direkt vom Benchmarking-Partner. Sie sind die Grundlage, um die Benchmarking-Kennzahlen für Ihren Benchmarking-Partner zu ermitteln oder zu berechnen. Erheben Sie die Daten mit den folgenden drei Methoden:

  1. Schriftliche Datenerhebung anhand von Fragebögen und Kennzahlen-Formularen.
  2. Mündliche Datenerhebung durch Gespräche mit Beteiligten und Führungskräften vor Ort. Dies ist vor allem wichtig zur Einschätzung und Beurteilung der schriftlich erhobenen Kennzahlen.
  3. Gemeinsame Workshops, die zum besseren Verständnis der Rahmenbedingung des Benchmarking-Partners und damit zur Interpretation der ermittelten Daten beitragen sollen. Hier können auch Kriterien wie Unternehmenskultur oder Führungsprinzipien erhoben werden, damit Sie sich ein umfassendes Bild über Ihren Benchmarking-Partner machen können.

Fehlerquellen bei der Erhebung

Jede Branche und jedes Unternehmen entwickelt im Laufe der Zeit seine eigene Sprache. Je branchenferner Ihr Benchmarking-Partner im Vergleich zu Ihnen ist, desto größer ist die Gefahr von Missverständnissen und Fehlern aufgrund unterschiedlich verwendeter Begriffe. Mögliche Fehlerquellen sind:

  • verschiedene Begriffsdefinitionen
  • verschiedene Datenquellen
  • verschiedene Berichtsperioden
  • verschiedene Verdichtungsebenen
  • verschiedene Zeitreihen

Hinweis Ergebnisse auf Vergleichbarkeit hinterfragen

Das grundsätzliche Problem der Vergleichbarkeit zweier Unternehmen zieht sich wie der berühmte „rote Faden“ durch alle Aspekte eines Benchmarking-Projektes. Dieses Problem immer im Hinterkopf zu behalten und, wann immer es geht, darauf hinzuweisen und nach möglichen Fehlerquellen zu suchen, ist die wichtigste Aufgabe in einem Benchmarking-Projekt. Nur so können falsche Schlussfolgerungen ausgeschlossen und die Gestaltungsempfehlungen später so fundiert wie möglich abgegeben werden.

Bei Bedarf können Sie bei der Erhebung von Primärdaten und bei deren Interpretation und Übertragung auf Ihr Unternehmen auf eine vermittelnde Stelle zurückgreifen. Hier liegen Erfahrungen vor, welche Kennzahlen in welcher Form übertragbar und interpretierbar sind.

Ablauf eines Benchmarking-Projekts

Zeigen Sie Ihrem Benchmarking-Partner, dass Sie gewillt sind, das Projekt mit der nötigen Professionalität durchzuführen. Der Ablauf könnte folgendermaßen aussehen:

  1. Erster telefonischer Kontakt
  2. Erstellen eines Fragenkataloges für die schriftliche Befragung
  3. Auftaktbesuch zum gegenseitigen persönlichen Kennenlernen und zum Austausch der Fragebögen
  4. Gespräche mit Fachleuten und Führungskräften des Partnerunternehmens vor Ort
  5. Durchführen von gemeinsamen Workshops, Besichtigungen etc.
  6. Auswertung und Analyse der erhobenen Daten und Feedback-Treffen mit dem Partner

Hinweis Nutzen eines Benchmarking-Projektes

Der Nutzen eines Benchmarking-Projektes muss nicht im einmaligen Austausch von Daten liegen. Wenn Sie den Kontakt über das Projekt hinaus aufrechterhalten, können Sie später andere gemeinsame Projekte oder sogar eine langfristige Geschäftsbeziehung eingehen. Die Tatsache, dass zwei Unternehmen überhaupt Kontakt miteinander aufgenommen haben, kann im Nachhinein wertvoller sein, als der eigentliche Austausch von Informationen im Benchmarking-Projekt.

Der erste Kontakt mit dem Benchmarking-Partner

Da der Austausch von internen Unternehmensdaten eine sehr sensible Angelegenheit ist, sollte der erste Kontakt immer von der Geschäftsführung beziehungsweise vom Top-Management hergestellt werden. Nur auf dieser Ebene kann entschieden werden, ob ein solches Projekt überhaupt durchgeführt werden kann oder darf. Daher sollten Sie schon so früh wie möglich klären, ob der potenzielle Partner überhaupt gewillt ist, Ihnen die gewünschten Daten zur Verfügung zu stellen. Hier müssen Sie auch wissen, was Sie im Gegenzug dem Partner anbieten können; ohne Anreiz sollten Sie erst gar nicht in Kontakt treten.

Fragenkatalog für die schriftliche Befragung erstellen

Im Rahmen einer schriftlichen Befragung können Sie sowohl offene Fragen, die qualitativ beantwortet werden müssen, als auch Fragen zu bestimmten Kennzahlen stellen, zu denen Sie Antworten in Form von Daten und Zahlen erhalten. Dem Fragebogen sollte eine nachvollziehbare und verständliche Struktur zugrunde liegen. Es muss klar sein, was mit den Fragen gemeint ist, und wie die Fragen zusammenhängen. Beschränken Sie sich dabei auf die wesentlichen Fragen, überfrachten Sie den Fragenkatalog nicht zu sehr. Die Erhebung von Unmengen von Daten führt dazu, dass man den Blick fürs Wesentliche verliert und sich zu stark mit Details beschäftigt.

Gespräche und Workshops durchführen

Das Benchmarking-Team führt gezielte Interviews, informelle Gespräche und gemeinsame Workshops mit Fachleuten und Führungskräften des Partnerunternehmens durch. Ziel dieser Gespräche ist es,die Methoden, das Führungsverhalten, die Unternehmenskultur, die Prozesse und die Einstellungen der Mitarbeiter im Partnerunternehmen zu erfassen, die Einfluss auf das Benchmarking-Objekt haben könnten. Das Benchmarking-Team versucht also herauszufinden, warum der Partner in manchen Bereichen besser ist als man selbst; das Team sucht also nach „Best Practices“. Achten Sie bei diesen Gesprächen auf folgende Punkte:

  • Interviews oder Gespräche sollten Sie immer versuchen, mit einem Diktiergerät aufzunehmen (natürlich nur, wenn der Gesprächspartner dem vorher zustimmt): Es hat sich gezeigt, dass man nach ein paar Tagen ca. 80 Prozent der Informationen eines einstündigen Gesprächs wieder vergessen hat. Üben Sie vorher den Umgang mit diesem Gerät! Selbst wenn eine dritte Person das Gespräch protokolliert, können viele Informationen verloren gehen.
  • Versuchen Sie die Personen zu einem Gespräch zu bewegen, die auch tatsächlich am besten auf Ihre jeweiligen Fragen antworten können.
  • Bereiten Sie sich gut auf das Gespräch und den Gesprächspartner vor. Sie sollten schon vorher genau wissen, welche Informationen Sie sich von diesem Gespräch erwarten.

Daten auswerten und analysieren

Im letzten Schritt des eigentlichen Vergleichs analysieren Sie das vorhandene Datenmaterial und erstellen einen Abschlussbericht oder Report für das Top-Management Ihres Unternehmens. Sie können auch Feedbackgespräche oder Feedback-Workshops mit dem Benchmarking-Partner durchführen. Damit finden Sie heraus, ob sich Ihre Darstellungen und Interpretationen mit denen des Benchmarking-Partners decken, ob es unterschiedliche Sichtweisen gibt und worin diese begründet sind. Inhaltlich soll die Analyse beziehungsweise der Top-Management-Report:

  • die Leistungsunterschiede beschreiben.
  • mögliche Gründe für die Leistungsunterschiede nennen.
  • zukünftige Zielwerte für die erhobenen Leistungsbereiche definieren.
  • konkrete Maßnahmen vorschlagen, die basierend auf den Best-Practices der Benchmarking-Partner beschreiben, wie und wann diese Ziele erreicht werden können.

Der letzte Schritt im Benchmarking-Projekt beinhaltet die Planung und Umsetzung von Maßnahmen, basierend auf der durchgeführten Analyse.

Praxis

Benchmarking-Kennzahlen festlegen und erheben

Mit dem auf Ihr Benchmarking-Objekt zugeschnittenen Kennzahlen-System müssen Sie eine Ist-Aufnahme Ihrer eigenen Leistungsfähigkeit durchführen. Erst danach messen Sie die Leistungsfähigkeit Ihres Benchmarking-Partners. Nehmen Sie dazu folgendes Formular zu Hilfe:

  • Erheben Sie die für Ihr Unternehmen relevanten Kennzahlen.
  • Sammeln Sie die notwendigen Daten und Zahlen beim Benchmarking-Partner.
  • Prüfen Sie die Vergleichbarkeit und Übertragbarkeit Ihrer erhobenen Kennzahlen und ergänzen Sie die Tabelle im Formular.

Informationen erheben mit einem Fragebogen

Beachten Sie folgende Aspekte, wenn Sie einen Fragebogen erstellen:

  • Sind die Ziele des Fragenkataloges klar?
  • Sind die Begrifflichkeiten klar?
  • Spiegeln die Messkriterien und Fragen auch die kritischen Erfolgsfaktoren wider?
  • Zielen sie auf die zu vergleichenden Inhalte?
  • Sind die Messkriterien eindeutig definiert?
  • Sind alle Kennzahlen logisch, nachvollziehbar, vergleichbar und quantifiziert?
  • Wurde der Katalog auf überflüssige Fragen/ Messgrößen hin untersucht?
  • Sind die Fragen verständlich?
  • Sind die Fragen eindeutig zu beantworten?
  • Verstehen die Partner unter den Fragen dasselbe?
  • Haben die Partner auch die richtigen Ansprechpartner zur Beantwortung der Fragen?

Benchmarking-Partner analysieren

Analysieren Sie die ausgewählten Prozesse, Produkte oder Services des Benchmarks-Partners mithilfe der folgenden Excel-Vorlagen:

Leistungsvergleich mit dem eigenen Unternehmen anstellen

Überprüfen Sie die Prozesse in Ihrem Unternehmen und identifizieren Sie die Verbesserungspotenziale.

Hintergründe in Gesprächen und Workshops ermitteln

  • Planen Sie mit Ihrem Benchmarking-Partner Gespräche mit Experten und Workshops mit Mitarbeitern aus den Fachbereichen, die für Ihr Benchmarking-Objekt relevant sind.
  • Besprechen Sie die Aspekte, die sichtbar machen, wie und warum der Benchmarking-Partner seine guten Leistungen und Kennzahlen erreicht.

Folgende Arbeitsvorlage hilft bei der Erhebung und anschießenden Analyse der Informationen:

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