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Aufgabendelegation

Bereiten Sie sich auf die Delegation von Aufgaben vor

Wer es bislang nicht gewohnt war, Aufgaben zu delegieren, wird sich wahrscheinlich damit zunächst schwer tun. Zum einen muss die Barriere des „Loslassens“ überwunden werden; zum anderen muss erkannt werden, worauf es beim Prozess der Delegation ankommt. Denn wer schlecht delegiert, bekommt schlechte Ergebnisse und sieht sich dann meist in seinen Vorurteilen bestätigt, dass Delegation nur mehr Arbeit mache.

Beginnen Sie in kleinen Schritten

Gewöhnen Sie sich allmählich ans Delegieren. Beginnen Sie mit einer Aufgabe pro Tag oder pro Woche, die Sie an einen Mitarbeiter delegieren. Das können beispielsweise sein:

  • Routineaufgaben,
  • Spezialistentätigkeiten, die dann von einem Spezialisten gemacht werden soll,
  • gut strukturierte Aufgaben, die beispielsweise anhand einer Checkliste erfüllt werden können,
  • vorbereitende Arbeiten als Grundlage für weitere Aktivitäten (z.B. Zusammenstellen von Daten) und
  • Aufgaben ohne viel Abstimmungsbedarf.

Beachten Sie, dass es Aufgaben gibt, die nicht oder nur unter bestimmten Umständen delegierbar sind. Dazu gehören insbesondere Führungsaufgaben, vertrauliche Angelegenheiten und neuartige und wichtige Aufgaben, in die Sie sich selbst erst eindenken müssen oder die strategische Bedeutung haben.

Betrachten Sie die Delegation nicht als das Abschieben von ungeliebten Tätigkeiten. Das könnte sich auch auf den Mitarbeiter übertragen. Seine Motivation, die Aufgabe gut zu erfüllen, ist dann gering; entsprechend sehen die Ergebnisse aus. Stellen Sie heraus: Sie möchten Aufgaben abgeben, um mehr Zeit für wichtige Aufgaben zu haben. Sie wollen dem Mitarbeiter mehr Befugnisse und Verantwortung übertragen. Sie schätzen ihn als „Experten“ für diese Aufgaben.

Überprüfen Sie aber auch, ob die entsprechende Aufgabe überhaupt (noch) erfüllt werden muss. Nennen Sie Gründe, warum diese Arbeit erledigt werden muss, warum sie gerade jetzt erledigt werden muss, warum sie in einer bestimmten Form erledigt werden muss – und warum sie gerade von Ihnen erledigt werden muss oder von jemandem anderen erledigt werden kann.

Hinweis

Die Aufgabendelegation meint zwar vor allem, dass eine Führungskraft eine Aufgabe an einen untergebenen Mitarbeiter überträgt. Sie kann aber auch weiter gefasst werden. So lassen sich Aufgaben auch an Stabsstellen im Unternehmen, andere Abteilungen oder externe Dienstleister delegieren. Prüfen Sie die Möglichkeiten im Einzelfall.

Schaffen Sie die Voraussetzungen für eine gute Delegation

Die erfolgreiche Delegation steht und fällt mit dem Vertrauen, das Sie mitbringen und in den Mitarbeiter haben, der eine Aufgabe übernehmen soll. Deshalb sollte zunächst ermittelt werden, wo das Vertrauen am besten investiert wird. Im Allgemeinen dürfte bekannt sein, welche Stärken und Schwächen die einzelnen Mitarbeiter haben. Darauf lässt sich bauen. Nutzen Sie die Stärken der Mitarbeiter für die Delegation von Aufgaben. Beurteilen Sie außerdem das Leistungsvermögen (Können) und die Leistungsbereitschaft (Wollen) der Mitarbeiter.

Beispiele

  • Wer strukturiert und diszipliniert arbeitet, kann Routineaufgaben oder Archivierungsaufgaben erledigen.
  • Wer Sprachen gut beherrscht, kann die Korrespondenz mit Kunden und Lieferanten übernehmen.
  • Wer kreativ ist und immer gute Ideen hat, kann Lösungsvorschläge für Verbesserungen entwickeln.

Bevor Aufgaben regelmäßig delegiert werden, sollte dies mit den Mitarbeitern auch im Vorfeld allgemein besprochen werden. Warum werden Aufgaben delegiert? Welche Regeln sollen gelten? Welche Erwartungen haben die Führungskraft als Delegierender und die Mitarbeiter, die Aufgaben delegiert bekommen? Wie sollte der Delegationsprozess ablaufen? Warum kann ein Mitarbeiter auch „Nein“ sagen? Wichtig sind dabei vor allem folgende Regelungsbereiche:

  • Was muss der Mitarbeiter alles wissen und welche Befugnisse und Verantwortung bekommt er übertragen, wenn eine Aufgabe delegiert wird?
  • Was ist bei der Aufgabenerfüllung zu beachten? Rückfragen, Rücksprachen, Zwischenstand?
  • Wer die Aufgabe erfüllt, muss den Freiraum haben, selbst zu entscheiden, wie er das macht. Das muss der Führungskraft und dem Mitarbeiter klar sein.
  • Es muss auch klar sein, wie das Ergebnis überprüft und bewertet wird. Deshalb sollte geklärt sein: Was passiert, wenn das Ergebnis die Erwartungen nicht erfüllt?

Dann wissen alle Bescheid und die Delegation kann im Einzelfall effektiver und effizienter erfolgen. So kann auch die Motivation der Mitarbeiter verbessert werden, Aufgaben zu übernehmen und gemäß den Erwartungen zu erfüllen. Dabei sollten auch die Vorteile sichtbar werden, die sich aus der Delegation ergeben: für die Führungskraft, für den Mitarbeiter, das Team, die Abteilung, das Unternehmen und die Kunden.

Bedenken Sie auch: Anerkennung der Leistungen und Dank für das Übernehmen einer Aufgabe sind von besonders großer Bedeutung!

Prüfen Sie, welche Ihrer Aufgaben sich für die Delegation an einen Mitarbeiter eignen. Stellen Sie sicher, dass die Voraussetzungen gegeben sind.




Vorsicht vor der Rückdelegation

Wenn ein Mitarbeiter eine besonders schwierige Aufgabe übertragen bekommt, wenn er nicht die notwendigen Voraussetzungen mitbringt, die Rahmenbedingungen ungeeignet sind oder zu wenig Zeit zur Verfügung steht, neigen manche zur Rückdelegation. Sie geben die Aufgabe – oder einen Teil davon – unmerklich wieder an die Führungskraft zurück. Diese merkt das nicht sofort, fühlt sich geschmeichelt oder in ihren Vorurteilen bestätigt und übernimmt die Aufgabe wieder. So wird das Prinzip der Aufgabendelegation ausgehöhlt und eventuell ganz beschädigt.

Hinweis

Mehr zur Gefahr der Rückdelegation, dem sogenannten „Monkey Business“ finden Sie in unserem Dossier:

Rückdelegation: Wer macht für wen die Arbeit?

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