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Controlling mit Excel

Controlling-Werkzeuge für die Ressourcenplanung

Beim optimalen Einsatz knapper Ressourcen helfen ABC-Analyse, Soll-Ist-Vergleich, Zielanalyse und Portfolio-Analyse. Mit Hilfe von Excel-Vorlagen lassen sich die relevanten Daten leicht erfassen und in Diagrammen einfach darstellen.

Um Entscheidungen zu treffen, müssen Manager erkennen, was wichtig ist, wo Problemfelder liegen, worauf sie sich fokussieren sollten, was eine untergeordnete Bedeutung hat. Denn sie wollen knappe Ressourcen wie Geld, Zeit oder Aufmerksamkeit dorthin lenken, wo sie eine große Wirkung im Sinne von Umsatz, Gewinn, Qualität, Kundenzufriedenheit, Mitarbeiterengagement oder Kosteneinsparung haben.

Spezielle Controlling-Werkzeuge sollen bei der Ressourcenplanung und bei der operativen Verteilung knapper Mittel helfen. Mit diesen Werkzeugen werden Kennzahlen geschätzt, gemessen oder berechnet, die sichtbar machen, was wichtig ist, wo Ressourcen verschwendet werden und ob Ziele erreicht werden. Beispiele dafür sind:

  • ABC-Analyse, mit der Kunden, Produkte oder Materialien nach ihrer Bedeutung in die drei Klassen A, B und C eingeteilt werden
  • Abweichungsanalyse mit deren Hilfe Soll-Vorgaben oder Plan-Werte mit den Ist-Werten verglichen werden und damit die Zielerreichung überprüft wird; Varianten dazu sind die Kostentrendanalyse und die Meilensteintrendanalyse
  • Zielanalyse, die sichtbar macht, welche Bedeutung einzelne Ziele im Vergleich miteinander haben (Zielgewichtung), welche Präferenzen sich daraus ableiten lassen (Prioritäten) und wo es Zielkonflikte geben kann
  • Portfolioanalyse, die sichtbar macht, welche strategische Bedeutung einzelne Objekte wie Produkte, Kunden oder Projekte im Vergleich untereinander haben

Praxis

Nutzen Sie die folgenden Excel-Vorlagen für die Planung und Steuerung Ihrer Ressourcen.

Mit der ABC-Analyse die wichtigen Ressourcen, Kunden, Produkte und Materialien sichtbar machen

Mit der ABC-Analyse erkennen Sie, welche Produkte Ihre wichtigsten Umsatzträger sind. Sie können diese Kategorisierung auch für andere Güter oder Faktoren in Ihrem Unternehmen übertragen.

Planung und Steuerung von Ressourcen mit der Abweichungsanalyse überwachen

Mit einer einfachen Form der Abweichungsanalyse erkennen Sie, wenn Plan- und Ist-Werte für Ihre Aktivitäten voneinander abweichen. Sie können dann rechtzeitig entgegensteuern. In dieser Vorlage sind spezifische Abweichungseffekte dargestellt.

Einsatz knapper Geldmittel mit dem Wasserfalldiagramm überwachen

Mit einem Wasserfalldiagramm können Sie sehr übersichtlich Zahlungsströme abbilden und die kumulierten Effekte erkennen.

Knappe Projektressourcen mit der Meilensteintrendanalyse und Kostentrendanalyse überwachen

Die Meilensteintrendanalyse ist das zentrale Werkzeug des Projektmanagements, um zu erkennen, ob die Arbeiten noch im Zeitplan liegen. Hier erhalten Sie eine Vorausschau und eine klare Übersicht, welche Teilaufgaben innerhalb der geplanten Zeit erledigt sind und wo Verspätungen drohen.

Mit der Kostentrendanalyse haben Sie im Überblick, wie sich die Kosten für Ihr Projekt entwickeln, welche Arbeitspakete noch im Plan liegen und welche davon abweichen.

Ressourcen nach Präferenzen und Wichtigkeit einsetzen

Mit dieser Vorlage können Sie die Präferenzen ermitteln, wenn Sie mehrere Ziele gleichzeitig verfolgen. Sie bringen mit der Präferenzmatrix Ihre Ziele in eine Rangfolge, indem Sie diese jeweils paarweise vergleichen.

Manche Ziele passen nicht zueinander. Dann gilt es abzuwägen. Der direkte Zielvergleich in Bezug auf: „stehen im Konflikt“, „unterstützen sich“ oder „sind neutral“ bringt den Aufschluss. Dabei hilft Ihnen die folgende Zielbeziehungsmatrix.

Mit Portfolio-Zuordnung Ressourceneinsatz steuern

Eine einfache und strategische Bewertung von Produkten oder Projekten können Sie mit Hilfe von Portfolios durchführen. Im Folgenden finden Sie Vorlagen, um einfach und schnell ein Marktwachstums-Marktanteils-Portfolio oder ein Marktattraktivitäts-Wettbewerbs-Portfolio aufzustellen und in einem Diagramm abzubilden.

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