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Leistungsbeurteilung

Das Beurteilungsgespräch vorbereiten und durchführen

Entwicklung und Einführung eines Systems zur Leistungsbeurteilung sollten genau geplant werden. Insbesondere müssen die Anforderungen und Interessen des Betriebsrats sowie die Bedenken der Mitarbeiter und Vorgesetzten berücksichtigt werden. Voraussetzung ist, dass ein solches Führungssystem vom Unternehmen und der Geschäftsleitung ernsthaft gewollt wird und die Mitarbeiter über Sinn und Zweck informiert sind (und auch in der Mehrzahl dahinter stehen).

Deshalb sollten Betriebsrat und Mitarbeiter bei der Ausgestaltung einbezogen werden. Zudem bedarf es der fachlichen Unterstützung durch einen Experten. Die einzelnen Schritte und Maßnahmen, wie sie im Rahmen eines Projekts realisiert werden sollten, werden in dieser Lösungshilfe aber nicht erläutert.

An dieser Stelle gehen wir auf das Beurteilungsgespräch als solches ein – und darauf, wie es von der Führungskraft richtig vorbereitet und durchgeführt wird. Wichtig ist: Der Prozess sollte für alle Beteiligten transparent, nachvollziehbar und fair sein. Die Vorgehensweise sollte in einer Vereinbarung mit dem Betriebsrat und den Mitarbeitern festgehalten werden. Daran haben sich dann alle Vorgesetzten und alle Mitarbeiter, die die Gespräche gemeinsam führen, zu halten.

Prüfen Sie, welches System der Leistungsbeurteilung in Ihrem Unternehmen eingesetzt wird. Gibt es dafür eine Betriebsvereinbarung? Was sieht diese vor? Wie beurteilen andere Vorgesetzte ihre Mitarbeiter? Was ist die übliche Praxis? Gibt es besondere Merkmale des Systems (Stärken oder Schwächen)?




Wenn es in Ihrem Unternehmen ein System zur Leistungsbeurteilung gibt, setzen Sie dieses ein, wie es der üblichen Praxis entspricht. Prüfen Sie dabei, welchen Gestaltungsspielraum Sie haben, damit die Interessen des Unternehmens, des Vorgesetzten und des Mitarbeiters gleichermaßen berücksichtigt werden. In jedem Fall sollten Sie das Gespräch zur Leistungsbeurteilung sorgfältig vorbereiten und durchführen. Nutzen Sie dazu die folgende Arbeitsvorlage:

Das sind die einzelnen Schritte:

1. Anforderungen, Erwartungen, Ziele und Standards festlegen

Vor jeder Leistungsbeurteilung müssen Anforderungen, Erwartungen, Ziele und Standards gemeinsam mit dem Mitarbeiter besprochen und in Form von Leistungskriterien festgelegt werden. Dieser muss wissen, woran seine Leistung gemessen wird. Das wird im Rahmen eines Gesprächs zur Zielvereinbarung schriftlich festgehalten.

Klären Sie, was im Einzelnen mit dem Mitarbeiter vereinbart wurde. Klären Sie auch, woran Sie festmachen oder erkennen können, ob die Anforderungen und Erwartungen erfüllt sind, die Ziele erreicht sind und die Standards eingehalten werden.

2. Regelmäßige und situationsbezogene Rückmeldung

Geben Sie allen Ihren Mitarbeitern regelmäßig eine Rückmeldung, wenn diese etwas besonders gut gemacht haben (Lob), oder wenn die Leistung den Erwartungen oder Standards nicht entspricht (konstruktive Kritik). Sprechen Sie dies sofort an und beziehen Sie sich konkret auf das Ereignis, das Ergebnis der Leistung oder ein bestimmtes Verhalten. Achten Sie dabei darauf, dass Sie

  • allen Mitarbeitern eine Rückmeldung geben (auch wer seine Arbeit im üblichen Maße erfüllt, braucht eine Rückmeldung);
  • zeitnah und in konkretem Bezug zum Ereignis eine Rückmeldung geben;
  • nicht in die Bewertungsfallen tappen (insbesondere selektive Wahrnehmung, Verstärkung eines einzelnen Ereignisses, Bevorzugung einzelner Mitarbeiter).

3. Notizen machen zur Leistung von Mitarbeitern

Grundlage für die Beurteilung von Mitarbeitern sind Beobachtungen oder zählbare und messbare Arbeitsergebnisse. Vorgesetzte sollten sich im Vorfeld überlegen, wo und wann sie Beobachtungen durchführen können. Das sollte nicht nur dem Zufall überlassen bleiben (selektive Wahrnehmung), sondern auch geplant werden. Stimmen Sie gegebenenfalls mit dem Mitarbeiter ab, wann und wo sie ihn beobachten.

Machen Sie sich immer wieder Notizen über die Leistung Ihrer Mitarbeiter. Diese sollten in direktem Bezug stehen zu den vereinbarten Leistungskriterien. Prüfen Sie dabei, dass Sie ausgewogen sind und Bewertungsfallen vermeiden. Die Beobachtungen sollten sich über den gesamten Bewertungszeitraum erstrecken – und nicht nur die letzten vier Wochen vor dem Beurteilungsgespräch umfassen.

Hinweis

Achten Sie immer darauf, alle Notizen streng vertraulich zu behandeln. Beachten Sie den Datenschutz und die Persönlichkeitsrechte der Mitarbeiter; persönliche Notizen müssen gut gesichert sein und dürfen von niemandem anderen eingesehen werden.

4. Termin für das Gespräch zur Leistungsbeurteilung mit dem Mitarbeiter vereinbaren

Alle Mitarbeiter sollten wissen, dass es regelmäßig Gespräche zur Leistungsbeurteilung gibt. Diese können jährlich, halbjährlich oder zu bestimmten Anlässen wie Ende der Probezeit, Versetzung oder Übertragung neuer Aufgaben durchgeführt werden. Teilen Sie dem Mitarbeiter mit, worum es bei dem Gespräch geht und geben Sie Hinweise, wie er sich vorbereiten kann und wie das Gespräch ablaufen wird. Beachten Sie dabei auch formale Regelungen, die in Ihrem Unternehmen wichtig sind (Einladungsfristen, Hinweise auf Rechte des Mitarbeiters etc.). Wichtig ist:

  1. Vereinbaren Sie einen verbindlichen Termin.
  2. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für das Gespräch (mindestens eine Stunde pro Mitarbeiter).
  3. Vermeiden Sie Störungen.
  4. Sorgen Sie für eine ruhige und entspannte Atmosphäre.

In manchen Unternehmen schreiben die Mitarbeiter vor dem Gespräch ihre eigene Beurteilung. Diese kann dann beim Beurteilungsgespräch mit der Beurteilung des Vorgesetzten verglichen werden. Weisen Sie den Mitarbeiter gegebenenfalls auf solche Möglichkeiten hin.

5. Vorbereiten der formellen, schriftlichen Beurteilung

Bereiten Sie sich auf das Gespräch mit dem Mitarbeiter zur Leistungsbeurteilung sorgfältig vor. Stellen Sie für sich fest, was Sie mit dem Gespräch erreichen wollen. Stellen Sie alle notwendigen Dokumente für das Gespräch zusammen. Das können sein:

  • Stellenbeschreibungen,
  • Prozessbeschreibungen,
  • Projektdokumente,
  • Normen und Standards,
  • Dokumentation der Zielvereinbarungen,
  • Zahlen, Fakten und Beispiele, die für die Leistungsmessung hilfreich sind.

Überprüfen Sie Ihre Notizen, die Sie in der Vergangenheit gemacht haben. Vergleichen Sie diese mit den vereinbarten Anforderungen, Erwartungen, Zielen und Standards sowie den einzelnen Leistungskriterien und entwickeln Sie so ein Urteil zu den Mitarbeiterleistungen im Einzelnen sowie den Arbeitsergebnissen und dem Verhalten insgesamt. Gehen Sie dabei nach dem Schema vor:

  1. Das ist das relevante Leistungskriterium.
  2. Das konnte ich in der Vergangenheit feststellen.
  3. Dies beurteile ich folgendermaßen (Skala nutzen).

Halten Sie Besonderheiten fest, die eine bestimmte positive oder negative Leistung erklären oder erläutern können. Prüfen Sie, ob es dafür konkrete Gründe gibt. Die Beurteilung sollte eine Übersicht der wichtigsten Ereignisse der vergangenen Arbeitsperiode enthalten.

Gegebenenfalls können Sie als Vorgesetzter auch Gespräche mit anderen Personen (Kollegen, Projektleiter eines Projekts, in dem der Mitarbeiter beteiligt war, andere Vorgesetzte) führen, um sich eine Meinung und ein Urteil zu bilden.

6. Durchführung des Beurteilungsgesprächs mit dem Mitarbeiter

Nehmen Sie sich für das Gespräch selbst ausreichend Zeit und sorgen Sie für eine entspannte Atmosphäre. Beachten Sie, dass das Ergebnis des Gesprächs für alle Beteiligten weitreichende Konsequenzen haben kann. Dem entsprechend kann es sein, dass der Mitarbeiter aufgeregt ist.

Aber: Das Beurteilungsgespräch ist kein dramatischer Höhepunkt, sondern ein logischer Abschluss eines Beurteilungsprozesses. Es zeigt auch, wie gut der Prozess des regelmäßigen und direkten Lobens und Kritisierens (Schritt 2) im Unternehmen funktioniert. Dennoch: Das Gespräch sollte geprägt sein von Ehrlichkeit, Offenheit und der Courage, die eigene Meinung zu sagen und zu vertreten. Ziele des Gesprächs sind:

  • dem Mitarbeiter eine Rückmeldung über seine Leistungen, die Arbeitsergebnisse und sein Verhalten zu geben, damit er sich selbst orientieren kann;
  • Stärken und Schwächen des Mitarbeiters zu identifizieren;
  • sich über die Beurteilung zu verständigen, zu prüfen, ob Mitarbeiter und Vorgesetzter die Leistungen gleich einschätzen und wo und warum es unterschiedliche Meinungen gibt;
  • nächste Schritte zu besprechen und zu vereinbaren, um gegebenenfalls die Leistungen des Mitarbeiters zu verbessern oder Maßnahmen zur Personalentwicklung und Karriereförderung zu besprechen.

Was wenig bringt: Im Gespräch Vergleiche anstellen mit anderen Mitarbeitern, die besser oder schlechter sind. Statt dessen sollten Sie auf folgende Aspekte besonders achten:

  • Interesse und Respekt bezeugen,
  • gut zuhören und beobachten,
  • Körpersprache einbeziehen,
  • Anerkennung aussprechen,
  • den Mitarbeiter mit Namen ansprechen,
  • mit Fragen führen,
  • Gefühle und Bedürfnisse, Wünsche und Anliegen des Mitarbeiters respektieren und eigene formulieren,
  • Mitarbeiter aus der Reserve locken,
  • Ängste und Befürchtungen nehmen,
  • nach dem Wie, nicht nach dem Warum fragen,
  • Ich-Formulierungen wählen (Mein Eindruck ist, …; ich sehe das so, dass …),
  • Vertrauen signalisieren.

Das Beurteilungsgespräch bietet die Möglichkeit, wichtige Dinge des Arbeitslebens zu besprechen, die Leistungen, Kompetenzen und Verhalten des Mitarbeiters sowie seine Rahmenbedingungen betreffen. Nutzen Sie diese Gelegenheit in positivem Sinn. Besprechen Sie dazu mit dem Mitarbeiter, welche Maßnahmen in der nächsten Zukunft umgesetzt werden sollen. Wer soll was tun, damit sich der Mitarbeiter weiterentwickeln kann?

Halten Sie dann die Anforderungen, Erwartungen, Ziele und Standards fest, die für die Zukunft gelten sollen (Wiedereinstieg bei Schritt 1).

7. Gespräch dokumentieren und Umsetzung der Maßnahmen anstoßen

Halten Sie die Ergebnisse des Gesprächs schriftlich fest. Maßgeblich für die Beurteilung ist die Meinung des Vorgesetzten. Aber dokumentieren Sie auch abweichende Meinungen des Mitarbeiters. Der Mitarbeiter hat das Recht, der Beurteilung durch den Vorgesetzten schriftlich zu widersprechen; dieser Widerspruch geht in die Personalakte ein. Die Dokumentation des Beurteilungsgesprächs ist streng vertraulich und darf nur in der Personalakte des Mitarbeiters aufgehoben werden.

Erstellen Sie einen Maßnahmenplan, der beschreibt, was alles getan werden soll, um die Leistungen des Mitarbeiters zu verbessern oder um seine Stärken besser einzusetzen. Halten Sie fest, was der Mitarbeiter selbst tun muss und wo Sie ihn als Vorgesetzter unterstützen müssen.

Machen Sie sich Notizen für die nächste Arbeitsperiode bis zum nächsten Beurteilungsgespräch (Wiedereinstieg bei Schritt 1). Achten Sie darauf, dass die vereinbarten Maßnahmen Wirkung erzielen, dass sie nicht nur pro forma abgearbeitet werden, sondern wirklich zur Leistungsverbesserung beitragen. Dokumentieren Sie diese Verbesserungen für das nächste Gespräch oder halten Sie fest, wenn sich keine Verbesserungen einstellen.

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