Premium
Protokollführung

Das sollten Sie bei der Protokollführung beachten

Schon während der Besprechung sollten Sie darauf achten, dass das Protokoll richtig geführt und entsprechend mitgeschrieben wird. Das setzt voraus, dass die Technik funktioniert und dass die Gespräche sachlich und korrekt verfolgt und verstanden werden. Hier erläutern wir zahlreiche Tipps, wie Sie während der Besprechung optimal mitschreiben.

Als Leiter der Besprechung

Unmittelbar vor Beginn der Besprechung sollten sich der Leiter und der Protokollführer auf das Erstellen des Protokolls einstellen und die notwendigen Vorbereitungen treffen. Als Leiter sollten Sie mit dem Protokollführer vereinbaren, wie Sie während der Besprechung miteinander kommunizieren, falls der Protokollführer Fragen hat oder etwas unklar ist. Sie übergeben ihm die aktuelle Tagesordnung und die Liste der eingeladenen Teilnehmer. Alle Schriftstücke, die Ihnen bereits vorliegen, händigen Sie in Kopie dem Protokollführer aus; er braucht sie spätestens nach der Veranstaltung.

Mit Beginn der Besprechung weisen Sie als Leiter der Besprechung darauf hin, dass ein Protokoll erstellt wird. Sie stellen den Protokollführer vor. Im Einzelfall können Sie erst jetzt mit den Teilnehmern abstimmen, welche Form das Protokoll haben soll, ob es den Teilnehmern zur Korrektur vorgelegt wird, bis wann es verfügbar ist und wer es erhalten soll; in diesem Fall ist die Flexibilität des Protokollführers gefordert.

Hilfreich ist, wenn Sie während der Besprechung wichtige Punkte, Ergebnisse, Entscheidungen oder durchzuführende Aktivitäten noch einmal explizit – „fürs Protokoll“ – gemeinsam mit den Teilnehmern festhalten. Das erleichtert dem Protokollführer die exakte Formulierung, auf die es an dieser Stelle ankommen kann.

Als Protokollführer

Als Protokollführer achten Sie ergänzend zu den Punkten, die auch für den Leiter der Besprechung wichtig sind, auf folgende Aspekte:

  • Sie legen die Teilnehmerliste aus und bitten alle, sich einzutragen und gegebenenfalls zu unterschreiben.
  • Sie stellen sicher, dass Sie von Ihrem Platz aus alles sehen und alle gut verstehen können.
  • Sie haben die Technik (Papier, Stifte, Laptop, Aufnahmegerät) vorbereitet und auf Funktionsfähigkeit überprüft.

Bei Tonaufnahmen beachten

Wenn Sie die Besprechung und alle Beiträge mit einem Aufnahmegerät festhalten wollen, müssen Sie die Teilnehmer vorab um ihr Einverständnis bitten.

Tipps fürs Protokollieren während der Besprechung

Wenn Sie geübt sind, nutzen Sie für die Erstellung des Protokolls Ihren Laptop und eine passende Vorlage wie Sie sie im Praxisteil finden. Sie müssen dann nur die einzelnen Beiträge und Ergebnisse in die Vorlage einpflegen. Machen Sie sich auf einer gesonderten Seite Notizen, wenn etwas unklar ist und wenn Sie dies während der Besprechung oder danach noch klären müssen.

Wenn Sie die Besprechung zunächst handschriftlich festhalten, achten Sie auf folgende Aspekte:

  • Nummerieren Sie Ihre Seiten akkurat durch, sodass die Reihenfolge nicht durcheinanderkommt.
  • Beginnen Sie mit jedem Thema eine neue Seite. Lassen Sie zwischen den Notizen und am Rand ausreichend Platz für Ergänzungen oder Korrekturen. Beschriften Sie die Seiten nur auf der Vorderseite.
  • Schreiben Sie Ihre Fragen oder Unklarheiten auf ein gesondertes, andersfarbiges Blatt, damit Sie dieses jederzeit schnell zur Hand haben und die Fragen zu geeigneter Zeit klären können (während der Besprechung mit allen Teilnehmern, in der Pause oder nach der Besprechung mit dem Leiter).
  • Prüfen Sie in jeder Pause und am Ende der Besprechung, ob Ihre Notizen vollständig sind und Sie kein Blatt verloren oder verlegt haben.

Wenn Sie ein Aufnahmegerät nutzen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie im Nachhinein die einzelnen Beiträge den richtigen Personen zuordnen können. Wenn Sie diese nicht an der Stimme erkennen können, lassen Sie diese ihre Namen sagen oder machen Sie sich Notizen.

Was soll fürs Protokoll notiert werden?

Wenn Sie keine Aufnahme machen, müssen Sie überlegen, welche Beiträge Sie festhalten. Hier sollten Sie beachten:

  • Überlegen Sie bei jedem Wortbeitrag: Spielt er nach der Besprechung, in zwei Tagen, in zwei Wochen oder in zwei Monaten noch eine Rolle? Wenn nein, ist er unwichtig.
  • Anträge müssen Sie immer wortgetreu aufschreiben, wie sie der Antragsteller formuliert hat.
  • Geben Sie keine Emotionen der Teilnehmer wieder. Beschränken Sie sich auf die sachlichen Inhalte.
  • Notieren Sie Stichworte, keine vollständigen Sätze zu den Beiträgen. Ergänzen Sie die Stichworte dann, wenn es auf Details ankommt oder wenn es zu Missverständnissen kommen kann. Wichtig ist, dass Sie nach der Besprechung alle Beiträge von ihrem sachlichen Inhalt her erinnern können.
  • Hilfreich kann sein, wenn Sie in zwei Spalten die Stichworte einerseits und notwendige Ergänzungen dazu andererseits festhalten.
  • Für wichtige und häufig benutzte Fachbegriffe können Sie Abkürzungen verwenden, die Sie im Nachhinein wieder rekonstruieren müssen.
  • Hören Sie konzentriert und genau zu. Wenn Sie etwas nicht verstanden oder mitbekommen haben, fragen Sie nach, oder klären Sie es später mit dem Leiter der Besprechung.
  • Überprüfen Sie den Ablauf der Besprechung und vergleichen Sie, ob Sie der vorgegebenen Tagesordnung folgen. Ordnen Sie alle Beiträge den entsprechenden Tagesordnungspunkten (TOPs) zu.
  • Wenn zu einem Thema mehrere Redner der Reihe nach sprechen, halten Sie in einer Punktaufzählung in der Wortreihenfolge fest: Wer sagt was?
  • Nutzen Sie Kürzel für die Teilnehmer, die Sie später eindeutig zuordnen können. In manchen Fällen kann es dabei hilfreich sein, einen Sitzplan anzufertigen, in dem vermerkt ist, wer wo saß.

In einzelnen Fällen kann es notwendig sein, dass Sie ein Protokoll vollständig aus dem Gedächtnis erstellen müssen. Beispielsweise dann, wenn der Protokollführer kurzfristig ausgefallen ist, oder wenn sie die Ergebnisse eines bilateralen Gesprächs mit einem Mitarbeiter oder einem Kunden niederschreiben wollen. Hier gilt umso mehr: Protokoll direkt nach dem Gespräch erstellen! Zudem können Sie sich bereits während des Gesprächs einige Notizen machen, die Ihnen beim Erinnern helfen. Hilfreich ist, wenn Sie diese direkt in Ihre Tagesordnung oder einen vorbereiteten Besprechungsleitfaden schreiben.

Bei einer Besprechung mit mehreren Teilnehmern können Sie die wichtigen Ergebnisse mit diesen zusammen protokollieren. Etwa in der Form, dass Sie alle Vereinbarungen an einem Flipchart oder einer Pinnwand festhalten, oder dass Sie gemeinsam am Laptop alle wichtigen Punkte zusammentragen.

Praxis

Arbeiten Sie an Ihrem Protokollstil. Reflektieren Sie nach jeder Erstellung eines Protokolls:

  • Was hätte ich während der Besprechung besser machen können?
  • Was hat sich als nützlich erweisen?

Passen Sie die folgende Vorlage so an Ihre Fälle des Protokolle-Schreibens an, dass Sie die Vorlage jederzeit einfach einsetzen können und nichts vergessen wird. Optimieren Sie damit Ihre Protokollführung.

Premium
schließen
Weiterlesen und alle Vorlagen nutzen.
Premium-Mitgliedschaft

Als Premium-Mitglied haben Sie Zugriff auf das komplette Management-Handbuch:

  • über 150 Kapitel: von ABC-Analyse bis Zeitmanagement
  • über 1.800 Vorlagen, Checklisten, Excel-Tabellen zum Download
  • nur 57 EUR pro Jahr*
  • Ermäßigung für Studierende
Zur Anmeldung
Kapitel kaufen
Kaufen Sie das komplette Kapitel "Protokollführung" mit allen Vorlagen zum Preis von nur 9,80 EUR*.
Zum Shop

* Preis gültig in Deutschland. In anderen Ländern kann der Preis höher oder niedriger liegen.

Downloads
  • Excel-Vorlagen
    Vorlagen für Controlling, Kennzahlenmanagement, Berichtswesen und Projektmanagement
  • Key Account Management
    32 Seiten E-Book, 10 Excel-Tabellen, 6 Checklisten und 18 Vorlagen